سیستم تلفنی برای کسب و کارها اهمیت زیادی دارد، به‌ویژه کسب و کارهایی که در آن فروش، پشتیبانی یا سایر ارتباطات با تلفن انجام می‌شود. تلفن ثابت و تلفن سانترال دو انتخاب برای کسب و کارها هستند تا تماس دریافت کنند و با دیگران تماس بگیرند.
تلفن ثابت در کاربردهای خانگی، کاملا پاسخ‌گوی نیازهای افراد است اما آیا استفاده از تلفن ثابت برای همه کسب و کارها هم کافی و راه‌حل است؟ اگر شما هم صاحب کسب و کار باشید احتمالا جواب خیر به این سوال می‌دهید. پس آیا راه حل راه‌اندازی تلفن سانترال با تمامی هزینه‌های سنگین نگهداری آن است؟
عجله نکنید، همراه باشید تا هم با تفاوت تلفن ثابت و سانترال آشنا شویم و هم راهکاری به صرفه برای مدیریت تماس‌های تلفنی پیدا کنیم.
تلفن ثابت چیست؟
منظور از تلفن ثابت، همان دستگاه تلفن و خط تلفنی است که از طریق خطوط مخابراتی سنتی (PSTN) به شبکه مخابرات متصل می‌شود و شرایط برقراری تماس‌های صوتی را فراهم می‌سازد. این نوع تلفن اغلب در خانه‌ها، شرکت‌های کوچک یا کسب‌وکارهایی با نیازهای ارتباطی کم استفاده می‌شود. تلفن ثابت به‌صورت مستقیم به خطوط تلفن شهری متصل است و خرید و سیم‌کشی آن توسط مخابرات انجام می‌شود.
به طور کلی سیستم تلفن ثابت، در یک زمان، امکان دریافت تماس ورودی یا برقراری تماس خروجی را دارد و نمی‌توان همزمان با آن تماس ورودی و خروجی داشت حتی اگر دو دستگاه تلفن به خط ثابت وصل باشد. مواردی مانند انتقال تماس در تلفن ثابت نیاز به درخواست به مخابرات یا اجرای تنظیماتی دارد و همچنین اغلب با پرداخت هزینه همراه است.
پیشنهاد مطالعه: با انواع خط تلفن ثابت در ایران آشنا شوید
شماره اختصاصی تلفن ثابت، به شهر محل سکونت و منطقه بستگی دارد و انتخاب زیادی مشترک ندارد. علاوه بر هزینه خط تلفن، هزینه سیم‌کشی و فعال‌سازی خط، آبونمان ماهانه و هزینه دقایق مکالمه نیز باید پرداخت شود.
متقاضیان خرید خط تلفن ثابت مخابرات اغلب کاربران خانگی، مغازه‌داران کوچک و شرکت‌های کوچکی هستند که ترافیک تماس تلفنی بسیار کمی دارند و مشتریان آنها ارتباط تلفنی با آنها ندارد.
با این وجود، تلفن ثابت محدودیت‌هایی مثل عدم امکان مدیریت چندین خط یا انتقال تماس به داخلی‌های مختلف دارند و برای سازمان‌های بزرگ یا تیم‌هایی با نیازهای پیچیده پاسخ‌گو نیستند.
تلفن سانترال چیست؟
تلفن سانترال به قسمتی از سیستم تلفنی مرکزی (PBX یا Private Branch Exchange) گفته می‌شود که برای مدیریت خطوط متعدد تلفن در یک شرکت طراحی و اجرا شده است. یعنی تلفن سانترال یک سیستم است که هر شرکتی متناسب با نیاز خود و با کمک متخصص فنی آن را طراحی و نگهداری می‌کند.
سیستم تلفن سانترال شامل دستگاه سانترال و دستگاه تلفن‌های مخصوصی است که به دستگاه سانترال متصل شده‌اند، دستگاه سانترال در واقع نقطه اتصال دستگاه‌های تلفن به یکدیگر است. سانترال شرایط مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی، داخلی‌ها و ارتباطات سازمانی را به‌صورت یکپارچه فراهم می‌سازد.
پیشنهاد مطالعه: بهترین دستگاه سانترال موجود در ایران چیست؟
امکانات و کاربردهای تلفن سانترال
با توضیحاتی که در مورد چگونگی سیستم سانترال دادیم، مشخص است این سیستم در شرکت‌های متوسط و بزرگ کاربرد بیشتری دارد. یعنی مراکزی که با حجم بالایی از تماس‌های ورودی و خروجی روبرو هستند و به داخلی‌های متعدد نیاز دارند به سمت طراحی سیستم سانترال می‌روند. مراکز تجاری، ادارات دولتی، سازمان‌های بزرگ و کسب و کارهای در حال رشد با میزان ترافیک تماس بالا از متقاضیان راه اندازی سانترال هستند.
اما با توجه به هزینه‌ای که راه‌اندازی و نگهداری سانترال نیاز دارد، کسب و کارهای کوچک، تیم‌های دورکار، استارتاپ‌ها و بسیاری از فعالان بازار، توجیه اقتصادی برای استفاده از تلفن سانترال ندارند.
تلفن سانترال امکانات زیر را در اختیار کسب و کار قرار می‌دهد:
- مدیریت خطوط متعدد تلفن؛
- ساخت داخلی متعدد و ارتباطات درون سازمانی؛
- ارتباطات داخلی رایگان؛
- انتقال تماس بین داخلی‌ها؛
- منشی تلفنی خودکار و هدایت تماس‌گیرندگان؛
- ضبط مکالمات؛
- محدودسازی تماس خروجی تلفن‌ها.
پیشنهاد مطالعه: راهنمای گام به گام انتقال و جابجایی خط تلفن ثابت
تفاوت تلفن ثابت و سانترال
تفاوت تلفن ثابت و تلفن سانترال بسیار متعدد است و به همین دلیل است که هر کدام کاربرد و متقاضی متفاوتی دارند.
نحوه عملکرد در مدیریت ارتباطات
تلفن ثابت جوابگوی تماس‌های ساده و مستقیم است، اما تلفن سانترال شرایط مدیریت متمرکز خطوط متعدد را فراهم می‌سازد.
تفاوت قیمت تلفن ثابت و سانترال
تلفن ثابت هزینه کمتری نسبت به تلفن سانترال دارد، زیرا مراحل خرید تلفن و فعال‌سازی در هر دو یکسان است اما پس از آن، لازم است تجهیزات سانترال مانند خرید سانترال پاناسونیک تهیه شود و تنظیمات لازم انجام شود به همین دلیل هزینه تلفن سانترال بیشتر است. البته راه اندازی سانترال مجازی گاهی از تلفن ثابت نیز ارزان‌تر تمام می‌شود.
امکانات جانبی
تلفن ثابت امکانات ویژه‌ای جز دایورت تماس ندارد اما سانترال امکاناتی مانند تنظیم پیام آغازین، ضبط مکالمه، کنفرانس تلفنی و تعریف داخلی دارد. حتی برخی از انواع جدید سانترال‌ها امکانات بسیار گسترده‌تری دارند.
کیفیت تماس در تلفن ثابت و سانترال
سیستم‌های سانترال‌های مدرن از جمله سانترال مجازی، چون از فناوری VoIP استفاده می‌کنند، نسبت به تلفن ثابت آنالوگ کیفیت صدا و پایداری ارتباط بیشتری دارند.
در جدول زیر تفاوت تلفن ثابت و سانترال را بیان کرده‌ایم.
معرفی انواع تلفن سانترال
امروزه تلفن سانترال تنها یک نوع سانترال آنالوگ ندارد و با استفاده از تکنولوژی‌های انتقال داده مانند اینترنت، اینترنت ابری و پروتکل‌های مرتبط، انواع مختلفی تلفن سانترال طراحی و استفاده می‌شود. برخی موارد را در ادامه معرفی می‌کنیم.
تلفن سانترال آنالوگ
این نوع سانترال قدیمی‌ترین نوع سانترال است و از سیگنال‌های آنالوگ برای انتقال اطلاعات صوتی استفاده می‌کند. این سیستم برای شرکت‌های کوچک با نیازهای ساده مناسب است، البته راه اندازی آن نیاز به خرید دستگاه سانترال دارد.
سانترال تحت شبکه (IP PBX)
در این سیستم سانترال، از پروتکل VoIP برای انتقال صدا بر بستر اینترنت استفاده می‌شود. سانترال تحت شبکه این سال‌ها رشد زیادی کرده است و بسیاری از شرکت‌های متوسط به بالا از آن استفاده می‌کنند.
سانترال بی‌سیم (DECT)
نوعی سانترال وجود دارد که در آن تلفن‌های بی‌سیم به دستگاه سانترال متصل می‌شوند و ارتباطات داخلی و مدیریت تماس با این دستگاه انجام می‌شود.این سیستم برای محیط‌هایی با نیاز به تحرک بالا گزینه خوبی است.
سانترال مجازی
سانترال مجازی نیاز به سخت افزار را از سیستم سانترال حذف کرده است و تمامی فرایند راه اندازی و مدیریت سانترال به صورت اینترنتی انجام می‌شود.
چرا سانترال مجازی راهکار حرفه‌ای است؟
فناوری تلفن ویپ VoIP و اینترنت پرسرعت در دو دهه گذشته به سرعت رشد کردند و سانترال مجازی را بسیاری از سازمان‌های بزرگ و کوچک راه‌حلی مدرن و اقتصادی برای مدیریت ارتباطات تلفنی می‌دانند. پیش از این سانترال‌های سنتی نیازمند سخت‌افزار، نصب و نگهداری توسط متخصص بودند اما حالا سانترال مجازی نصب و تجهیزات ندارد و هر فردی با دانش اولیه از اینترنت، می‌تواند تلفن سانترال مجازی را راه‌اندازی کند و بهره‌مند شود.
سانترال مجازی چه مزیت‌هایی دارد؟
اگر شما صاحب کسب و کاری در دهه 1380 باشید، احتمالا بهترین ویژگی سانترال مجازی را، عدم نیاز به فضای فیزیکی می‌دانید. چرا که سرورها، دستگاه سانترال، کابل و دستگاه‌های تلفن فضای زیادی از محیط‌های کار را به خود اختصاص می‌دادند تا یک سیستم تلفن گویا فعال شود و حتی محدودیت حرکتی برای کارمندان ایجاد می‌کردند. اگر بخواهیم به طور کلی مزایای سانترال مجازی را بگوییم، موارد زیر از مهم‌ترین آنهاست:
- کاهش هزینه راه‌اندازی سیستم تلفنی؛
- افزایش انعطاف‌پذیری سازمان و اعضای تیم؛
- عدم وابستگی به فضای فیزیکی و سیم‌کشی؛
- نصب سریع و ساده بدون نیاز به تخصص؛
- بهره‌مندی از امکانات بیشتر مانند: فکس اینترنتی و گزارش‌های آنلاین تماس؛
- توسعه‌پذیری سریع‌تر سازمان؛
- قابل استفاده برای هر کسب و کار در هر مقیاسی؛
- مدیریت و نظارت آنلاین بر تماس‌ها.
«دفتر شما» نیز به عنوان شرکت پیشرو در ارائه سرویس‌های ارتباطات تلفنی، سیستم تلفن ابری را با امکاناتی جدید و حتی با بهره‌گیری از هوش مصنوعی، در اختیار کسب و کارهای کوچک و متوسط قرار می‌دهد. این سرویس در بسته‌های مختلف ارائه می‌شود تا هر فرد حقیقی یا حقوقی با توجه به میزان مصرف، از آن بهره‌مند شود و تنها به میزان مصرف، هزینه بپردازد.
علاوه‌بر امکانات کلی سانترال مجازی که در بخش قبل گفتیم، سانترال مجازی دفتر شما امکانات زیر را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهد:
- تعریف نامحدود داخلی و همکار؛
- انتقال تماس رایگان به خط ثابت و همراه؛
- نظرسنجی از تماس‌گیرندگان در پایان مکالمه؛
- سنجش و نظارت بر عملکرد همکاران؛
- تعریف صف و اولویت‌بندی پاسخ‌گویی؛
- صندوق صوتی و فکس اینترنتی؛
- شخصی‌سازی صندوق صوتی و پیام آغازین هر داخلی؛
- تماس خروجی نامحدود؛
- اپلیکیشن اختصاصی دفترشما؛
- گزارش جامع تماس‌ها و مکالمات ضبط شده.
سانترال مجازی برای کسب‌وکارهای کوچک، استارتاپ‌ها و تیم‌های دورکار که به دنبال راه‌حلی به‌روز و کم‌هزینه هستند، مناسب است.
پیشنهاد مطالعه: مزایا و تفاوت ویپ نسبت به تلفن سانترال سنتی چیست؟
تلفن ثابت برای کاربردهای ساده و خانگی گزینه مناسبی است، اما سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی که به مدیریت پیشرفته تماس‌ها نیاز دارند، تلفن سانترال انتخاب بهتری است. انواع متعددی سانترال وجود دارد و سانترال مجازی به دلیل انعطاف‌پذیری، هزینه پایین و امکانات زیادی که دارد،راه‌حلی ایده‌آل برای مدیریت ارتباطات تلفنی به حساب می‌آید.
