ارتباطات هسته ی مرکزی یک کسب و کار را تشکیل می دهند، تعامل درست و بدون مشکل با مشتریان یا کارکنان می تواند جاده ی موفقیت یک کسب و کار را هموار تر سازد. در این مقاله با بررسی چیستی تلفن سانترال و عملکرد کلی آن سعی داریم از مزیت های این تکنولوژی و دستگاه کارگشا برای کسب و کارهای صحبت کنیم، علاوه بر این از نحوه ی نصب و نوع سیم کشی این نوع تلفن نیز اطلاع پیدا خواهیم کرد.
شاید برای شما سوال پیش آمده که تلفن سانترال چیست، چه کاربردهایی دارد؟ بهترین برند در بازار چیست و چرا سانترال مجازی بهتر است؟ ما در این مقاله شما را با خدمات تلفن سانترال مجازی آشنا می‌کنیم و به سوالات شما جواب می دهیم.
امروزه به هر کجا که نگاه کنید، انقلاب دیجیتال از فناوری های ارتباطی قدیمی پیشی گرفته است و شبکه های اجتماعی و برنامه های تلفن های هوشمند همه مطبوعات و اخبار را به خود جلب می کنند و فناوری های جدید جایگزین روش های سنتی می شود.
اما فناوری که تجارت شما از آن برای برقراری ارتباط استفاده می کند، نقش مهمی در نحوه فعالیت کسب و کار و نحوه تعامل مشتریان با شما دارد.
مشاغلی که هنوز از سیستم سانترال سنتی استفاده می کنند ممکن است از محدودیت هایی که سخت افزار برای آنها ایجاد می کند آگاه نباشند. آنها ممکن است صرفه جویی در هزینه بالقوه ای را که می توانند با انتقال به سانترال تلفنی مجازی ایجاد کنند، درک نکنند.
با ظهور شبکه های اینترنت پرسرعت و خط VoIP (پروتکل انتقال صدا از طریق اینترنت)، اکنون مشاغل دارای طیف وسیع تر و قدرتمندتری برای انتخاب سیستم های تلفنی خود هستند.
به سیستم سانترال مجازی، مرکز تلفن ابری نیز می گویند، یک ارائه دهنده سانترال مجازی میزبان کلیه سخت افزارها، نرم افزارها در یک مرکز داده امن است و شما را از نصب هر گونه سخت افزار و نرم افزار بی نیاز می کند.
بیشتر بخوانید: راه اندازی سیستم سانترال مجازی در کمتر از ۵ دقیقه!
معنی سانترال
آیا به دنبال یک سیستم تلفن یا خط تلفن ثابت برای کسب‌وکار خود هستید و می‌خواهید بدانید که بهترین سیستم تلفنی برای شرکت شما چیست؟ در این صورت ممکن است نام سانترال به گوش شما خورده باشد. معنی سانترال یا تلفن سانترال که به PBX (Private Branch Exchange به معنی تبادل خط خصوصی) هم معروف است، دستگاهی است که هر سازمانی برای داشتن یک سیستم تلفنی داخلی به آن نیاز دارد. تلفن هایی که جلوی منشی ها در شرکت ها قرار می گیرد و با زدن یک دکمه افراد مختلف را بهم وصل می کند هما تلفن سانترال است.
یک سیستم تلفنی استاندارد برای یک سازمان، باید دارای ویژگی‌های مهمی باشند که هر کسب‌وکاری برای انجام کارهای خود به آنها نیاز دارد. بعضی از این ویژگی‌های مهم عبارتند از امکان کنفرانس تلفنی، شماره‌گیری گروهی، تنظیم ساعات اداری برای دریافت تماس‌های تلفنی در خارج از ساعات اداری، قابلیت استفاده از موزیک انتظار و صف انتظار تماس مشتریان باشد.
انواع بسیار مختلفی تلفن سانترال وجود دارد و شرکت‌های متعددی، خدمات تلفن سانترال را ارائه می‌دهند. اغلب سانترال‌های امروزی دیجیتالی هستند و از اینترنت استفاده می‌کنند. دفتر شما نیز این خدمات را برای کسب و کارها فراهم آورده است.
تلفن سانترال از دیروز تا امروز
تلفن سانترال از دیروز تا امروزسیستم قدیمی تلفن سانترال آنالوگ
استفاده از سیستم‌های قدیمی تلفن سانترال آنالوگ سابقه‌ای طولانی دارند و به شبکه تلفن مخابرات متصل هستند و از خطوط تلفن مسی قدیمی در آنها استفاده می‌شود. تماس‌های تلفنی ورودی از طریق این سانترال‌ها هدایت می‌شوند. پیش از عصر اینترنت، یک دستگاه سانترال آنالوگ، خطوط تلفن داخلی (سیم‌های مسی) را به هم دیگر متصل می‌کرد. سیستم‌های آنالوگ، نمی‌توانند قابلیت‌های مدرنی مثل تبدیل تماس صوتی به ایمیل و منشی مجازی را فرآهم آورند. اما با پیشرفت تکنولوژی با استفاده از یک سانترال می توانید تمام امکانات یاد شده را در اختیار داشته باشید.
بیشتر بخوانید: همه چیز درباره نرم افزار سانترال
سانترال VoIP یا سانترال IP
امروزه، محبوب‌ترین سیستم‌های سانترال مورد استفاده در کسب‌وکارها، سیستم‌های سانترال اینترنتی یا IP (Internet Protocol) هستند. در این سیستم‌ها، خطوط اینترنتی جایگزین خطوط مسی شده‌اند. در حالی که شما هنوز هم می‌توانید یک سیستم سانترال آنالوگ خریداری کنید، ما این کار را به شما توصیه نمی‌کنیم زیرا در صورت توسعه‌ی کسب‌وکار شما، این سیستم‌ها قابل توسعه نیستند و ویژگی‌های پیشرفته‌ی سیستم‌های IP را برای شما فرآهم نمی‌آورند و برای کار کردن با یک سیستم VoIP (Voice Over Internet Protocol) یا دیگر سخت‌افزارهای دیجیتالی، نیاز به دستگاه‌های رابط دارید.
اگر سیستم PBX تماس‌های تلفنی را از طریق اینترنت منتقل کند، VoIP نامیده می‌شود. یک سیستم PBX از نوع On-premise دارای یک هاست اینترنتی است و یک نوع سیستم تلفنی VoIP است. در این نوع سانترال، به جای اتصال از طریق سیم‌های مسی، اتصال بین تلفن‌های مختلف درون سازمانی از طریق یک سیستم LAN انجام می‌شود و معمولا همان شبکه‌ی اینترنتی است که کامپیوترهای سازمان به آن متصل هستند. یک سیستم IP PBX با استفاده از اینترنت، صدا را با کیفیت بسیار بالایی منتقل می‌کند و ویژگی‌های پیشرفته‌ای شامل قوانین ساعت کاری انعطاف‌پذیر، صف تماس، یکپارچه‌سازی اپلیکیشن، منشی مجازی و … را فرآهم می‌آورد.
هزینه‌ی راه‌اندازی یک سیستم سانترال IP شامل هزینه‌ی خرید تلفن و هزینه‌ی تجهیزات PBX است. به علاوه، شما باید از شرکت فروشنده بخواهید تا سیستم را برای شما راه‌اندازی کند که ممکن است هزینه‌ای جداگانه داشته باشد.
کاربرد و خدمات تلفن سانترال
یکی برای همه
یکی برای همهبا کمک سانترال دیگر نیاز نیست از چندین خط تلفن استفاده کنید و می‌توانید داخلی‌های متعدد تعریف کنید.
منشی خودکار دارید
اگر فردی تماس گرفت و خط اشغال بود، منشی خودکار این امکان را به او می‌دهد که پشت خط منتظر بماند.
نظم دهنده به کار
وقتی هر شخصی در شرکت داخلی مورد نظر خود را داشته باشد از بی نظمی و شلوغی جلوگیری می‌شود.
ارتباط داخلی رایگان
ارتباطات داخلی در شرکت رایگان است و افراد واحدهای مختلف می‌توانند به راحتی با یکدیگر تلفنی صحبت کنند.
ایجاد محدودیت تماس
شما می‌توانید بر روی تلفن های خود امکان محدودیت تماس قرار بدهید.
شنود نمی‌شود!
تلفن‌های سانترال به دلیل این که دارای امنیت بالایی هستند مورد توجه زیادی قرار دارند. سانترال این قابلیت را دارد تا هیچ کسی نتواند خارج از محیط کار، تلفن‌ها را شنود کند و اطلاعات را برباید.
تلفن سانترال هاستی یا ابری
تلفن سانترال هاستی یا ابرییک سیستم سانترال ابری یا هاستی، سیستمی است که دارای یک سانترال مجازی است که توسط یک سرور به مشتریان ارائه می‌شود. این سیستم توسط شرکت تأمین‌کننده‌ی خدمات مرکز تماس نگهداری می‌شود و از طریق اینترنت به سازمان خریداری کننده‌ی این خدمات متصل است.
شرکت فروشنده‌ی این خدمات نرم‌افزارهای PBX را به روز‌رسانی می‌کند و دیگر نیاز به نگهداری از یک سانترال فیزیکی در محل سازمان خود ندارید و این برای کسب و کارهای استارتاپی بسیار مناسب خواهد بود.
مزایای سیستم سانترال ابری
همانطور که گفتیم تلفن سانترال ابری نیازی به نگهداری توسط استفاده کننده ندارد و هاست باید توسط ارائه‌دهنده‌ی سرویس، نگهداری شود. به علاوه، این سیستم برای سازمان‌هایی که دارای ساختمان‌هایی مجزا در مکان‌های مختلف هستند، مناسب می‌باشند. به عنوان مثال اگر شرکت شما دارای نمایندگی‌هایی در سرتاسر کشور باشد، می‌توان با استفاده از یک سیستم سانترال ابری، همه‌ی آنها را به یک تلفن داخلی وصل کرد. به علاوه، این سیستم‌ها در مقایسه با سیستم‌های PBX آنالوگ، بسیار ارزان‌تر هستند. مزیت دیگر آنها این است که امکان دورکاری را برای پرسنل کسب‌وکار شما فرآهم می‌آورند به آنها اجازه می‌دهند با یک تلفن اینترنتی، یک گوشی هوشمند، یک تبلت یا یک لپ‌تاپ، در هر مکانی که به اینترنت دسترسی دارند، به تلفن داخلی شرکت وصل شوند این موضوع در ایام کرونا بسیار مورد توجه شرکت های داخلی و خارجی بوده است همچنین افرادی که به صورت تیمی در حال فعالیت هستند و به صورت متمرکز در یک محل مستقر نیستند از این مزیت می توانند بهره ی بسیاری ببرند.
همچنین شما می‌توانید از قابلیت‌های بیشمار این سیستم‌های سانترال مثل منشی مجازی استفاده کنید. لازم به ذکر است، امنیت این سیستم‌های تلفنی، بیشتر از تلفن‌های معمولی است و برخلاف سانترال های آنالوگ به راحتی قابل شنود نیستند. البته برای استفاده از یک سیستم سانترال ابری باید دارای یک اتصال اینترنت پر سرعت و با پهنای باند خوب باشید.
بیشتر بخوانید: راه اندازی سیستم سانترال مجازی در کمتر از ۵ دقیقه!
روش نصب سانترال
انتخاب مکان مناسب برای نصب سانترال
برای قرارگیری دستگاه سانترال بر روی دیوار باید جایگاه مناسبی را اتخاذ نمود، این جایگاه باید امنیت بالایی داشته و از گرد و غبار و رطوبت نیز در امان باشد.
بررسی و تعیین نقشه مخابراتی
مثل هر سیستم دیگری باید با نقشه ای مدون و هدفمند سانترال را نصب نمود، به دلیل همبستگی خطوط مخابراتی و تلفن سانترال باید مسیر حرکت خطوط را دریابید. بعد از شناسایی مسیر باید نقشه ای کامل از رنگ‌بندی خطوط مخابراتی، شماره خط و رنگ‌بندی کابل‌های داخلی را تهیه کنید. درج کردن نقاط اتصالی مانند ترمینال، پست و … از موارد مهمی است که باید به آن توجه کنید.
سیم بندی داخلی و آرایش پست
مسیر خطوط از مرکز تا پریز تلفن کاربر باید توسط کارشناسان مربوطه بررسی شود تا دارای آرایشی مناسب عملکرد تلفن سانترال باشد.
تنظیمات سانترال
تنظیمات سانترالبرای تنظیم تلفن سانترال می توان از دو روش برنامه ریزی تلفنی و یا کامپیوتری استفاده کرد. مثل تمام وسایل ارتباط جمعی دیگر در ابتدا کار با تنظیم کردن تاریخ و ساعت آغاز می شود، سپس شماره و نام های داخلی وارد خواهند شد. سپس خطوط شهری روی سیستم، طبق نیاز کارفرما دسته بندی خواهند شد.
بیشتر بخوانید: سانترال مجازی: جایگزین کم هزینه و پیشرفته خرید دستگاه سانترال
نحوه سیم کشی تلفن سانترال
بعد از اینکه دستگاه سانترال را با موفقیت و در محل تعیین شده، نصب کردید، نوبت به کابل کشی‌های مورد نیاز خواهد رسید. برای شروع، باید خطوط شهری مخابرات به دستگاه سانترال وصل شوند؛ این کار توسط کابل‌های مخصوص مخابرات انجام می‌شود که در ادامه بیشتر با آنها آشنا خواهیم شد؛ کابل مخابرات، وظیفه انتقال اطلاعات و دیتای آنالوگ را بر عهده دارد و در دو نوع کابل مسی و فیبر نوری تولید می‌شود. نوع قدیمی آن یعنی کابل‌های مسی، در این مقاله بیشتر مورد بحث قرار می‌گیرند. کابل مسی در دو نوع زمینی و هوایی طراحی می‌شود: نوع هوایی آن برای مسافت‌های طولانی و بین شهری مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ در حالی که از نوع زمینی آن، برای سیم‌کشی داخل منازل استفاده می‌شود.
نحوه کابل کشی خطوط داخلی سانترال
اگر بخواهیم دسته بندی دقیقی از خطوط سانترال داشته باشیم باید بگوییم این خطوط به سه دسته ی : خطوط داخلی دیجیتال؛ خطوط داخلی آنالوگ؛ خطوط داخلی هایبرید تقسیم می شوند. کابل کشی جهت خطوط دیجیتال که برای راه اندازی خطوط داخلی سانترال از آن استفاده می شود باید ۲ زوجی باشد بنابراین ۴ سیم لازم داریم. برای راه اندازی فکس و تلفن های معمولی می توان از خطوط آنالوگ استفاده کرد که دارای ۲ سیم هستند و اما برای استفاده از تلفن های هایبرید می توان از خطوط هایبریدی دارای ۲ سیم بهره برد.
خرید سانترال ؛ بهترین برند چیست؟
ممکن است این سوال مواجه می شوید که برای خرید سانترال بهترین برند چیست؟ به طور مثال ژاپن یکی از کشورهایی است که در چند دهه اخیر توانسته است در زمینه تکنولوژی جزء ابر قدرت‌های جهان محسوب شود. پاناسونیک شرکت ژاپنی است که در سال ۱۹۱۸ شروع به کار کرد و توانست پس از آزمون و خطاهای بسیار در سال ۲۰۱۲ میلادی به عنوان چهارمین تولید کننده برتر تلویزیون در جهان شناخته شود.
با این حال خرید سانترال و برندهای ژاپنی را فراموش کنید. ما برای شما پیشنهاد بهتری داریم: سانترال مجازی. بدون نیاز به سخت افزار، نرم افزار و سیم کشی!
بیشتر بخوانید: چرا دیگر به خرید سانترال پاناسونیک نیاز نداریم؟
سانترال مجازی چیست؟
سیستم سانترال مجازی به مشاغل این امکان را می دهند تا علاوه بر ارائه خدمات پاسخگویی خودکار، تماس های دریافتی را انتقال داده و آنها را به شخص مناسب هدایت کنند. تماس ها ممکن است به تلفن های همراه یا تلفن ثابت شما منتقل شوند.
مردم حتی می توانند از تلفن های نرم افزاری کم هزینه با سانترال مجازی استفاده کنند. این سیستم ها همچنین ممکن است گزینه هایی داشته باشد که امکان انتقال پیشرفته پیام را فراهم کند.
بیشتر بخوانید: متن تلفن گویا چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
چرا سانترال مجازی بهتر است؟
چرا سانترال مجازی بهتر است؟
- سانترال مجازی از نظر هزینه پایین بسیار مناسب برای استارتاپ ها و کسب و کارها هستند و در صورت لزوم می توانند به سرعت مقیاس بندی شوند. افزودن و حذف خطوط سریع و ساده است. محدودیت مکانی ندارند و شما در هر کجا که باشید دیگر تماس های خود را از دست نمی دهید.
- اگر کسب و کار شما یک مرکز تماس دارد یا قصد ایجاد آن را دارد، یک سانترال مجازی نسبت به سانترال سنتی بسیار سریع تر و ارزان تر است.
- مشاغل مختلف با استفاده از سانترال مجازی پول زیادی پس انداز می کنند و با اجتناب از سرمایه گذاری عظیم برای تجهیزات و سخت افزار که برای یک سانترال سنتی لازم است، می توان از این پول برای رشد کسب و کار و توسعه کسب و کار استفاده کرد.
- کارمندانی که در زمان دورکاری از راه دور مجبور به برقراری ارتباط با همکاران هستند با استفاده از یک تلفن سانترال مجازی (سیستم تلفن ابری)، می توانند شماره تلفن voip خود را به همه بدهید و این طوری همیشه با مشتریان و همکاران خود در تعامل هستند.
- یکی از نکات جالب در مورد سانترال مجازی این است که به راحتی قابل آزمایش است. اگر مشاغل شما در حال حاضر با سیستم سانترال سنتی در حال اجرا است، اما شما کنجکاو هستید که ببینید آیا یک سیستم مجازی تجربه برابر یا بهتری را ارائه می دهد، می توانید تعداد کمی از خط ها را با هزینه نسبتاً کم و در بعضی سرویس ها مثل دفتر شما رایگان آزمایش کنید تا عملکرد آن را ببینید.
- با ادامه تکامل و پیشرفت فناوری ارتباطات ویپ، بسیاری از مشاغل در حال خداحافظی از سیستم های تلفنی قدیمی خود هستند و از فناوری دیجیتال استقبال می کنند. اتخاذ این تصمیم مستلزم برنامه ریزی دقیق است، اما صرف هزینه های کمتر، افزایش انعطاف پذیری و سادگی سیستم سانترال مجازی، نادیده گرفتن آنها را دشوار می کند.
بیشتر بخوانید: سانترال مجازی: جایگزین کم هزینه و پیشرفته خرید دستگاه سانترال
تلفن سانترال مجازی دفتر کار مجازی چیست و چه امکاناتی دارد؟
تلفن سانترال مجازی دفتر کار مجازی چیست و چه امکاناتی دارد؟
تلفن گویای دفترشما یک نرم افزار تحت وب سانترال است. شما با خرید تلفن گویا، علاوه بر خط تلفن ثابت اینترنتی تهران، تمام امکانات یک سانترال حرفه‌ای با قابلیت تنظیمات آنلاین را صاحب می شوید. امکاناتی نظیر پخش پیام خوش‌آمدگویی برای ساعات مختلف روز، تعریف بدون محدودیت منو و داخلی و شماره‌هایی که مایلید تماس‌ها به آنها دایورت شود.
از مزایای این سرویس تلفن گویا، امکان ایجاد اولویت تماس بصورت نامحدود می باشد و در صورت عدم پاسخگویی شما، تماس ها به اشخاص دیگری که خود شما درقسمت الویت ها تعریف کرده اید منتقل می شود.
امکان دریافت فکس اینترنتی و گرفتن پیام از طریق صندوق صوتی نیز همراه در نرم افزار سانترال وجود دارد. بلافاصله پس از هر تماس گزارش تماس در قالب پیامک برای شما ارسال می‌شود. همچنین گزارش کامل تماس‌ها و دقایق مصرفی به‌صورت آنلاین از طریق پورتال دفتر مجازی دفتر شما در دسترس است که می‌توان از لیست تماس‌ها خروجی در قالب اکسل نیز گرفت.
هزینه بسته‌های تلفن گویا از ۵۹ هزار تومان در ماه شروع می‌شود و مشترکین براساس میزان تماس می‌توانند بسته مناسب خود را انتخاب و فعال کنند، جالب است که بدانید در این سرویس هزینه دایورت برای مشترکین رایگان است.
