پیشرفت‌های تکنولوژی مثل ظهور اینترنت و پس از آن فضای ابری (Cloud)، مانند بسیاری از حوزه‌ها ارتباطات تلفنی را هم متحول کرد. خرید تلفن اینترنتی یکی از همین تکنولوژی‌های چند سال اخیر است که به کسب و کارها فرصت رشد و توسعه سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر را داده است.
زمانی که مشتریان و مخاطبان تماس می‌گیرند، انتظار دارند به سرعت پاسخشان را بگیرند و ترجیح می‌دهند با صدای یک انسان روبرو شوند. به عنوان یک کارآفرین پر مشغله نیاز است که همیشه در دسترس و انعطاف پذیر باشید و به ابزارهای درست به عنوان پشتیبان نیاز پیدا خواهید کرد.
در حالی که ابزارهای دیجیتالی، کانال‌های ارتباطی متنوعی مانند گفتگوی آنلاین، حضور در شبکه‌های اجتماعی و ارسال ایمیل را برای کسب و کارها ساده‌تر می‌کنند ولی نباید آن قدر در آنان غرق شد که ارتباط انسانی به فراموشی سپرده شود. ارتباطی که سیستم تلفن ابری آن را حفظ می‌کند و می‌تواند دلیل خوبی باشد که چرا باید به تلفن اینترنتی روی آورد. در واقع با تلفن اینترنتی شما ظاهر ارتباط خود با مشتری را تغییر نداده‌اید بلکه از تکنولوژی برای تسریع و مدیریت حرفه‌ای تماس‌ها استفاده کرده‌اید.
تلفن اینترنتی چیست؟
قبل از اینکه هر کسی تلفن همراه داشته باشد، وجود یک خط تلفن ثابت در هر خانه و دفتر کار بسیار رایج بود. سیستم‌های تلفن با نام‌های زیادی اعم از شبکه عمومی تلفن (PTSN)، سرویس تلفن قدیمی POTS یا خط تلفن ثابت شناخته می‌شوند.
این نوع از سیستم‌ها امواج صوتی را به سیگنال‌های الکتریکی تبدیل می‌کند و آنها را از طریق کابل به ایستگاه نهایی می‌فرستد. سیگنال‌ها از میان ایستگاه‌های مختلف، دفاتر کار و کابل‌های فیبر نوری به شکل حرکت نوری (جریان الکتریکی) جابجا می‌کند. زمانی که تماس به مقصد می‌رسد، قبل از اینکه به امواج صوتی بازگردد امواج به سیگنال‌های الکتریکی تغییر شکل می‌دهد که همین موضوع به دریافت کننده‌ی تماس اجازه می‌دهد صدای شما را بشنود. خطوط تلفن ثابت از سال 1800 میلادی رکن اساسی اجتماع ما بوده و هنوز بعضی از دفاتر از آن استفاده می‌کنند، اما در دهه‌ی گذشته استفاده از آن کاهش داشته است.
سیستم تلفن اینترنتی، که همچنین به عنوان تلفن تحت شبکه یا تلفن ویپ (VoIP) نامیده می‌شود، بسیار متفاوت کار می‌کند. در اصل، یک سیستم تلفن ابری سیستمی است که صدای شما و داده‌ها را از طریق اینترنت انتقال می‌دهد و در یک فضای ابری اختصاصی شما نگهداری و مدیریت می‌کند. اطلاعات را در فضای ابری میزبانی می‌کند که کاربران می‌توانند از طریق دستگاه‌های مختلفی به آن دسترسی داشته باشند.
منظورمان از دستگاه‌های مختلف چیست؟ یک سیستم ابری می‌تواند به تلفن‌های همراه هوشمند، کامپیوترها، تبلت‌ها و حتی خط تلفن ثابت سنتی دفتر متصل شود. به طور کلی‌تر یعنی از هر دستگاهی که به اینترنت متصل شود، امکان مدیریت خط تلفن ابری هم وجود دارد.
در مفهومی کاربردی‌تر یعنی به شما این انعطاف پذیری را می‌دهد که در هر زمان و مکانی کار کنید، خواه پشت میز کار خود با کامپیوتر و تلفن ننشسته‌ایدیا در یک جنگل سرسبز با تلفن همراه به اینترنت متصل می‌شوید.
پیشنهاد مطالعه: راهنمای انتخاب بهترین تلفن ابری
تلفن اینترنتی چگونه کار می‌کند؟
برخلاف سیستم تلفن قدیمی که صدای شما را از شبکه و کابل‌ها منتقل می‌کند، سیستم تلفن ابری صدای شما را به بسته‌های کوچک دیجیتالی تجزیه می‌کند و از طریق اینترنت آن را به شخص دیگری ارسال می‌کند.
سپس روندی که به عنوان سیپ ترانک و سیستم حامل شناخته می‌شود را به کار می‌گیرد. برای اتصال به شبکه‌ی تلفن سنتی تماس‌ها در سیستم تلفنی بر پایه‌ی فضای ابری برقرار و دریافت می‌شوند که توسط دستگاه‌های متصل به اینترنت قابل دسترس است.
نرم افزارهای سیستم تلفن اینترنتی به کاربران اجازه می‌دهد تماس را از طریق اینترنت برقرار کنند. ممکن است با برنامه‌هایی مثل Skype، Google Voice یا Apple FaceTime آشنا باشید. سیستم تلفن ابری یا اینترنتی، تا حد زیادی به روش همین پلتفرم‌ها کار می‌کند، اما با شماره تلفن‌های واقعی در دسترس است و می‌تواند به شبکه‌ی تلفن سنتی به خوبی دیگر سیستم‌های تلفن ابری متصل شود. این تکنولوژی یک محیط کاری انعطاف پذیرتری نسبت به منابع سنتی مورد استفاده توسط کسب و کارها ایجاد می‌کند.
چرا باید از سیستم تلفن اینترنتی استفاده کنیم؟
یک سیستم تلفن بر پایه‌ی فضای ابری ویژگی‌ها و بهره وری بیشتری نسبت به سیستم تلفن قدیمی به شما می‌دهد. وقتی شما این را با ظرفیت‌های دورکاری ترکیب کنید، خرید تلفن اینترنتی می‌تواند کار شما را بسیار آسان‌تر کند.
وقتی به‌روزرسانی‌ها در دسترس هستند، هیچ نیازی به خرید تجهیزات جدید یا بازسازی کامل سیستم تلفن نیست. نرم افزارها به راحتی و با یک دانلود ساده به‌روزرسانی می‌شوند.
یکپارچگی ارتباطات در سازمان
تلفن اینترنتی فرایندهای ارتباطی شما را به طور کامل یکپارچه می‌کند چون می‌توانید آن را با موارد زیر تلفیق کنید:
– صندوق ورودی ایمیل؛
– اتوماسیون فروش؛
– وب اپلیکیشن؛
– نرم افزارهای پشتیبانی؛
– پلتفرم‌های تجارت الکترونیک؛
– نظرسنجی‌های آنلاین؛
– ابزارهای گفتگوی آنلاین؛
– ابزارهای تضمین کیفیت و به اضافه‌ی ابزارهای دیگر زیادی که وجود دارد.
به طور کلی، هر ابزار ابری می‌تواند با ابزار دیگری تلفیق شود. ممکن است ده‌ها تلفیق محبوب وجود داشته باشد، اما با کمی توسعه‌ی کار با استفاده از API، هر تلفیقی امکان پذیر است. «دفترشما» برای اتصال ابزارها به پرتال دفترشما، از وب هوک استفاده می‌کند، وب‌هوکها نسبت به APIها انعطاف بیشتری دارند و کار با آنها برای اغلب افراد ساده‌تر است.
ویژگی‌های موجود در سیستم تلفن اینترنتی
دلیل مهمی که استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک و متوسط سیستم تلفن ابری را نسبت به راهکارهای سنتی انتخاب می‌کنند ویژگی‌های در دسترس آن است. با خط تلفن ثابت، PBX یا هر سیستم دیگری ویژگی‌ها به سختی قابل تنظیم هستند و حتی در برخی موارد هزینه‌ی اضافی محسوب می‌شود. سیستم تلفن اینترنتی در رابطه با این ویژگی‌ها بسیار انعطاف پذیر است چون می‌توانند درخواست شوند و در نهایت با چند کلیک ساده بدون نیاز به دانش خاصی پیاده سازی آنها صورت بگیرد.
بر فرض مثال، می‌توانید تلفن اینترنتی خود را تنظیم کنید که بر دستگاه‌های مختلفی به صورت همزمان زنگ بخورد که به طور قابل توجهی تعداد تماس‌های دریافتی از دست رفته‌ی کسب و کارتان را کم خواهد کرد.
همچنین، اگر کسب و کارتان بین المللی است، هزینه‌ی تماس‌های ورودی و خروجی بین المللی را پرداخت نخواهید کرد چون بیشتر پکیج‌های تلفن ابری این قابلیت را بدون پرداخت هزینه‌ی اضافه‌تری دارند. علاوه بر این، شماره‌های محلی می‌توانند در هر کشوری ساخته شوند.
پیشنهاد مطالعه: مقایسه امکانات و مزایای تلفن اینترنتی و تلفن مجازی
مزایا و معایب تلفن اینترنتی
پیش از اینکه بخواهید ارتباطات تلفنی را به سیستم تلفن دیگری منتقل کنید، می‌خواهید مزایا و معایب سرمایه‌گذاری در تکنولوژی بر پایه‌ی فضای ابری را برای نیازهای ارتباطی خود بدانید. در ادامه مواردی که باید در نظر بگیرید ذکر شده است:
- راه اندازی آسان و سریع؛
- ساده و قابل فهم، به طوری که کاربران با یک نگاه کلی به داشبورد می‌دانند باید چه کنند؛
- ارتباطات تلفنی شما با سایر ابزارهای سازمانی قابل یکپارچه‌سازی (integration) است؛
- در هر جایی و بدون حضور فیزیکی در دفترکار در دسترس شما است؛
- کیفیت بالای تماس؛
- تیم‌ها می‌توانند در حساب‌های مختلف با یکدیگر مشارکت داشته باشند؛
- مدیریت ارتباطات با تلفن همراه یا تبلت؛
- نگهداری و به‌روزرسانی آسان توسط خود شرکت ارائه‌دهنده؛
- عدم نیاز به خرید سخت افزار و نرم افزار یا هزینه نگهداری؛
- کاهش هزینه‌های تماس‌های تلفنی؛
- مدیریت حرفه‌ای و یکپارچه ارتباطات سازمانی.
اما استفاده از تلفن اینترنتی می‌تواند معایبی هم به همراه داشته باشد:
- نیاز به اینترنتی پایدار و قابل اطمینان دارد که این به ارائه دهنده‌ی اینترنت شما وابسته است؛
- در معرض مشکلات امنیتی مثل هک کردن و بدافزارها قرار دارد، البته با اقدامات امنیتی اضافه‌تری قابل کاهش است.
البته این دو اشکال که به تلفن اینترنتی وارد شده است، توسط بعضی ارائه‌دهندگان حل شده است. به عنوان مثال، تلفن ابری یا تلفن اینترنتی شرکت «دفترشما» به اینترنت و کیفیت آن وابسته نیست و حتی زمانی که اینترنت ضعیف یا قطع است، تماس‌های تلفنی برقرار و با کیفیت است.
همچنین، با رعایت اصول امنیتی و حفظ اطلاعات حساب کاربری، احتمال مورد حمله قرار گرفتن توسط بدافزارها بسیار کم است.
پیشنهاد مطالعه: هوش مصنوعی چگونه تلفن اینترنتی را متحول می‌کند؟
چگونه سیستم تلفن اینترنتی را ارزیابی کنیم؟
هر چه بیشتر راجع به سیستم تلفن اینترنتی بدانید، مزایای آن برایتان مشهودتر است. از آنجایی که ایجاد تغییر در سیستم تلفن ابری نیازمند سرمایه گذاری زمانی و پولی است، احتمالا قصد دارید اطمینان پیدا کنید که سرمایه گذاری درستی انجام داده‌اید یا خیر. در ادامه عوامل تاثیرگذاری که باید برای ارزیابی ارائه دهندگان سیستم تلفن ابری در نظر بگیرید آورده‌ام.
کاربردها و ویژگی‌های سیستم
آیا سیستمشان شامل تمام ویژگی‌هایی و کاربردهایی که کاربران شما نیاز دارند برای بهره وری بهتر داشته باشند می‌شود؟ سیستم به اندازه‌ی کافی برای نیازهای کاربران مختلف انعطار پذیر است؟ مثلا نیازهای مدیران، ارائه دهندگان خدمات و تیم فروش را دربر می‌گیرد؟
یکپارچگی و اتصال به سایر ابزارها
آیا سیستم به همه‌ی اپلیکیشن‌ها، پلتفرم‌ها و سرویس‌هایی که شما برای یک سیستم ارتباطی همه جانبه نیاز دارید به کار بگیرید متصل می‌شود؟
انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری تلفن اینترنتی
آیا سیستم تلفن با گسترش تیم، به آسانی توسعه پیدا می‌کند یا محدودیت دارد؟
سیستم می‌تواند به راحتی خود را با تکنولوژی‌های جدیدتر و پیشرفته‌تر پیش رو وفق دهد؟
امنیت سرویس چگونه است و آیا از نیازهای حداقلی امنیت فراتر می‌رود؟
پایش سیستم و عملکرد
آیا راهی برای عیب یابی و آینده نگری مشکلات برای جلوگیری از اختلالات کاربران وجود دارد؟
ارائه‌دهنده تلفن اینترنتی از چه زیرساختی استفاده می‌کند؟
بهترین راه برای حفظ کیفیت عملکرد چیست؟
آیا ارائه دهنده برنامه‌ی پایداری برای قطعی ناگهانی سرویس دارد؟
در پایان می‌توان گفت
سیستم تلفن اینترنتی راهی مدرن برای داشتن سیستم ارتباط با مشتری حرفه‌ای، کارآمد و به صرفه برای کسب و کارها است. از همین رو دفتر شما به عنوان یکی از شرکت‌های پیشگام در تلفن ابری، خط تلفن ثابت با سیستم تلفن اینترنتی، برای بهبود روند ارتباط با مشتری در اختیار کسب و کارهای ایرانی قرار داده است. با پرتال آنلاین و اختصاصی شما به سادگی می‌توانید تنظیمات دلخواه خود را با چند کلیک اعمال کنید و با هزینه‌ی کمتر و کارایی بالاتری نسبت به سیستم‌های تلفن قدیمی هم ارتباط انسانی با مشتری را حفظ کنید و هم به بهترین نحو و در سریع‌ترین زمان مشکلات مشتریان را حل کنید.
