قرار است با هم مواردی از قبیل اینکه شماره مجازی چیست؟ چه انواعی دارد؟ چگونه کار می‌کند و چه کاربردی برای کسب و کارها دارد را مرور کنیم.

بازار محصولات ابری بیش از 6.3 درصد در سال 2020 رشد داشته است. به خصوص در پاندمی کرونا، کسب و کارها به سرعت به فضای ابری، دیجیتال و تکنولوژی‌های هوش مصنوعی روی آوردند. اما برای تعامل با مشتریان چه راهکارهایی را پیش رو گرفتند؟

اگر هنوز از سیستم قدیمی تلفن ثابت و دستگاه سانترال برای مرکز ارتباط با مشتریان کسب و کارتان استفاده می‌کنید، پتانسیل‌های زیاد خطوط مجازی را از دست داده‌اید.

خطوط مدرن بر پایه‌ی اینترنت جایگزین‌های خوبی برای سیستم PBX هستند که می‌توانند کسب و کارتان را با بالا بردن سرعت، چابکی و کنترل توانمندتر کنند.

شماره مجازی چیست؟

شماره مجازی شماره تلفنی است که به هیچ شبکه‌ی فیزیکی متصل نیست و ظرفیت کنترل تماس‌های همزمان نامحدود را دارد. تماس‌هایی که بر روی شماره مجازی برقرار می‌شوند برای عملکرد بهتر می‌توانند آنالیز شوند.

هیچ احتیاجی به خط تلفن ثابت فیزیکی در دفتر برای ارتباط نیست. با استفاده از شماره‌ی مجازی می‌توانید امکانات بیشتری از خطوط معمولی برای ایجاد و دریافت تماس در اختیار داشته باشید. اعضای تیم و کارمندان دورکار می‌توانند از شماره‌ای مشابه برای ارتباط با مشتریان و مخاطبان استفاده کنند.

 

شماره مجازی چگونه کار می‌کند؟

شماره‌های مجازی به سیستم EPABX، سیم کارت یا شبکه‌های سیمی وابسته نیستند. بلکه بر یک پلتفرم ابری میزبانی می‌شوند، که تماس‌ها را میان دو شخص یا بیشتر با تنظیمات از پیش تعیین شده هدایت می‌کند.

مثلا در تماس‌های ورودی، مشتری می‌تواند با شماره مجازی تماس بگیرد که این شامل شماره‌های رایگان مجازی هم می‌شود. می‌توانند بر اساس موقعیت مکانی، زمان تماس و … به صورت اتوماتیک هدایت شوند یا به تلفن گویا منتقل شوند، که تماس را بر اساس عبارت‌های از پیش تعریف شده کنترل می‌کند.

برای تماس‌های خروجی هم، کارکنان بخش پشتیبانی و فروش می‌توانند به آسانی با مشتری تماس بگیرند.

برخی از مزایای شماره‌های مجازی:

  • کارمندان می‌توانند با استفاده از دستگاه‌های الکترونیکی مثل لپ تاپ و تلفن همراه از هر جایی که هستند تماس‌ برقرار کنند.
  • می‌توانید تنظیمات مورد نیاز کسب و کارتان در پلتفرم را اعمال کنید.
  • کنفرانس صوتی، ضبط تماس را فعال کنید و تماس‌ها را مدیریت کنید.
  CRM چیست و آیا مناسب کسب و کار شما است؟

 

تفاوت‌های خط مجازی با خط معمولی چیست؟

یک خط معمولی به تلفن ثابت یا سیم کارت وابسته است که از اپراتورهای محلی و ملی تهیه می‌شوند. برای کسب و کار به این معنی است که باید خط‌های تلفن ثابت در سر تا سر ساختمان برای ارتباط با هر تلفن نصب شود، این کار علاوه بر هزینه‌ی زیاد به تعمیر و نگهداری مداوم احتیاج دارد.

از سوی دیگر، زمانی که شماره‌ی مجازی می‌گیرید، به شما اجازه می‌دهد از دستگاه‌ها و موقعیت‌های مختلف دسترسی داشته باشید. زیرساخت مورد نیاز برای شماره‌ی مجازی، مثل پشتیبان گیری از داده‌ها و نرم افزار، معمولا توسط ارائه دهندگان سرویس میزبانی می‌شود که شما را از تعمیر و نگهداری برای همیشه رها می‌کند.

 

انواع شماره‌های مجازی کدامند؟

در ابتدا نیاز است شماره‌های مجازی رایگانی که توسط کاربران فضای مجازی برای ساخت حساب‌های شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌شود و خطوط مجازی مورد استفاده توسط کسب و کارها تمایز قائل شویم.

به یقین شما هم در گروه‌های مختلف تلگرامی به افرادی برخورد کرده‌اید که با هزینه‌ی بسیار کم برای شما شماره‌ی مجازی ایجاد می‌کنند.

این کاربران بدون هیچ هزینه‌ای و با استفاده از اپلیکیشن‌های رایجی مثل NextPlus و TalkU این شماره‌ها را می‌سازند و به کاربران می‌فروشند. در حالی که ساخت شماره مجازی بسیار آسان است و شما هم با یک جستجوی ساده در اینترنت می‌توانید این کار را انجام دهید و برای خود یک شماره‌ی مجازی ایجاد کنید که معمولا هم با پیش شماره‌ی آمریکا یا کانادا ارائه می‌شوند.

هیچ تضمینی برای وصل بودن دائمی خطوط مجازی رایگان وجود ندارد و به هر دلیلی شرکت مربوطه ممکن است خط را قطع کند بنابر این این شماره‌های رایگان برای استفاده موقت توسط اشخاص مناسب هستند و برای کسب و کارها کاربردی ندارند.

خب وقت آن رسیده که انواع شماره‌های مجازی برای کسب و کارها را بررسی کنیم.

3 نوع خطوط مجازی در دسترس است که شامل خطوط موبایل، خطوط ثابت، خطوط رایگان می‌شوند.

1. خطوط مجازی موبایل

شماره موبایل مجازی شماره‌ای ده رقمی درست مثل خطوط موبایل استاندارد هستند. کارکنان می‌توانند در حالی که به راحتی بین تماس‌های شخصی و کاری تمایز قائل شوند از آن با تلفن‌ همراه خود تماس بگیرند.

بر پایه‌ی فضای ابری هستند و به تلفن همراه یا سیم کارت کارمند هم وابسته نیستند. خطوط مجازی موبایل نیاز دارند به CRM یا برنامه‌ای مشابه تلفیق شوند که کار کنند و برخی از آنان ممکن است اس ام اس را پشتیبانی نکنند.

  بهترین ایده های راه اندازی کسب و کار و درآمدزایی بر اساس شخصیت

2. شماره‌های ثابت

خطوط ثابت مجازی

شماره‌های ثابت مجازی آن‌هایی هستند که به شکل شماره ثابت هستند، معمولا با پیش شماره‌ی شهر و کشور شروع می‌شوند و 8 رقمی هستند. این خطوط به خصوص برای ارتباطات درون سازمانی و هدایت تماس‌ها به دستگاه‌های دیگر برای اطمینان از پیوستگی ارتباط میان کارمندان در دورکاری مفید هستند. بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهای نوپا ترجیح می‌دهند از خطوط مجازی ثابت به عنوان خط دفتر کارشان استفاده کنند.

3. خطوط رایگان

خطوط رایگان معمولا برای تماس گیرندگان رایگان هستند، هزینه‌ی تماس برای کسب و کارها محسوب می‌شود. سازمان‌ها شماره‌های رایگان در دسترس را برای وضعیتی که نیاز دارند مشتریان با آن‌ها تماس بگیرند ایجاد می‌کنند. مثلا خطوط فروش برخی شرکت‌ها رایگان است.

یک شماره‌ی رایگان مجازی می‌تواند به تلفن‌های همراه کارمندان مختلف متصل باشد که اولین کارمند در دسترس تماس را بدون انتظار مشتری در صف پاسخ دهد.

استفاده از شماره‌ی مجازی بین المللی نسبت به خطوط رایگان با پیش شماره‌ی کشورها برای ارتباط با مشتریان در سراسر دنیا مناسبت‌تر هستند و اعتماد بیشتری ایجاد می‌کنند.

همچنین، خطوط مجازی قابل تغییر هستند و می‌توانند بر اساس کانال ارتباطی و بر اساس هدف کسب و کار برای افزایش تعامل موثر با مشتریان شخصی سازی شوند.

 

خطوط مجازی چه کاربردی برای کسب و کارها دارد؟

اکثر کسب و کارها از خطوط مجازی صرفا برای تماس ورودی و خروجی استفاده می‌کنند. در حالی که از امکانات آ‌ن‌ها غافل می‌شوند. برخی از کاربردهای موجود شماره‌های مجازی برای کسب و کارها عبارتند از:

1. دورکاری

اخیرا، بیشتر کسب و کارها و کارآفرینان از شماره‌های مجازی برای دورکاری استفاده می‌کنند. با شماره‌ی مجازی، کارمندان دورکار می‌توانند به سیستم ارتباط با مشتری کسب و کارشان دقیقا مثل زمانی که در دفترکار حضور دارند دسترسی داشته باشند.

در واقع، مسیریابی هوشمند تماس با شماره‌های مجازی می‌تواند ارتباط اعضای تیم‌های مختلف شرکت را به طور مداوم برقرار کند و تماس‌ها را به درستی به افراد منتقل کند. مشتری برای ارتباط با بخش دیگر نیازی نیست تماس را قطع کند و با شماره تلفن دیگری مجدد تماس بگیرد، بلکه می‌توان تماس موجود را به کارمند دورکار دایورت کرد.

2. تبدیل لید (سرنخ)

شماره‌های مجازی نه تنها به تشخیص منبع لید کمک می‌کنند بلکه به تبدیل آنان با استفاده از مدیریت تماس مناسب کمک می‌کنند. حتی می‌توان بر اساس امتیاز لیدها اولویت گذاری کرد و اعلان‌هایی برای اطمینان از اینکه اپراتورها لیدها را دنبال می‌کنند ایجاد کنید.

  محدودیت ها و مزیت‌ های اینستاگرام و فیسبوک برای کسب و کارها

3. محاسبه‌ی تاثیرگذاری بازاریابی آفلاین

می‌توان شماره‌های مجازی متفاوتی برای هر کمپین و کانال تبلیغاتی ایجاد کرد.  در این صورت لیدهایی که از هر شماره تبدیل می‌شوند را محاسبه می‌کنید. همچنین برای محاسبه‌ی ROI (نرخ بازگشت سرمایه) کمپین‌های بازاریابی آفلاین بسیار کمک کننده است.

4. حل مشکلات مشتری

استفاده از شماره مجازی در یک پلتفرم ابری که به صورت اتوماتیک همه‌ی تماس‌های ورودی و خروجی را ضبط می‌کند می‌تواند به حل مشکلات رایج مشتریان کمک کند. با پیگیری مشکلات رایج و ایجاد تغییرات متناسب با آن در کسب و کارها از آنان جلوگیری می‌شود و در نتیجه رضایت‌ مشتری بالاتر خواهد رفت.

5. آموزش کارمندان

اگر فروش و تعامل با مشتری کسب و کارتان با استفاده از سیستم تلفن قدیمی انجام می‌شود می‌توانید از سیستم شماره‌ی مجازی به عنوان منبعی برای آموزش و تمرین کارکنان استفاده کنید!

می‌توان از آنالیز تماس‌ها برای اندازه گیری KPI ها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) و تشخیص خلاهای موجود استفاده کرد. همچنین با بهره گیری از ضبط تماس‌های اپراتورهای حرفه‌ای خود به بهتر کردن عملکرد اپراتورهای تازه کار کمک کنید.

 

شماره‌ی مجازی مناسب چه کسب و کارهایی است؟

یک تصور رایج غلطی وجود دارد که شماره‌های مجازی فقط مناسب شرکت‌های بزرگ است. اما این درست نیست. برای شرکت‌های بزرگ بین المللی که در کشورهای مختلف فعالیت می‌کنند، سازمان‌های دولتی که از شماره‌های مجازی برای خدمات استفاده می‌کنند، استارتاپ‌هایی که به دنبال راه‌ حل‌های خلاقانه می‌گردند و کسب و کارهای کوچکی که از خطوط ثابت قدیمی استفاده می‌کنند به کارگیری خطوط مجازی به سرعت تعامل آن‌ها با مخاطب را افزایش می‌دهد.

در واقع، شماره‌های مجازی برای استارتاپ‌ها، کسب و کارهای کوچک و کارآفرینانی که به دنبال هزینه‌ی پایین‌تر و استفاده‌ی راحت‌تری هستند بسیار مفید باشد.

 

چگونه یک شماره‌ی مجازی برای کسب و کارم ایجاد کنم؟

خوشبختانه و به لطف پیشرفت تکنولوژی راه اندازی خطوط مجازی دردسرهای خطوط قدیمی ثابت را ندارد و صرفا با ثبت نام در پرتال دفترشما می‌توانید شماره‌ی مجازی مناسب کسب و کارتان را با سرشماره‌های 2،7 و 9 تهیه کنید. در واقع در عرض 5 دقیقه صاحب یک شماره‌ی مجازی خواهید شد. برای آشنایی با خدمات و امکانات ما، 15 روز به صورت رایگان می‌توانید از خطوط مجازی استفاده کنید.

کسب و کارهایی که به خطوط رند نیاز دارند می‌توانند از شماره‌های 6 رقمی استفاده کنند. لازم به ذکر است امکان نصب تلفن گویا، صندوق صوتی و فکس اینترنتی بر روی تمامی خطوط مجازی وجود دارد.

 

با وجود مزایای زیاد شماره‌های مجازی هنوز ترجیح می‌دهید از شماره‌های ثابت قدیمی استفاده کنید؟ چرا؟