ارتباط مؤثر و سریع با مشتریان و همکاران یکی از نیاز‌های اصلی رشد کسب و کار است. یکی از فناوری‌های مدرنی که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا سیستم تلفنی کارآمد داشته باشند، سانترال ابری است یا آنچه به اسم Hosted PBX شناخته شده است. این سیستم تلفنی، جایگزینی نوین و منعطف تلفن سانترال سنتی است، این سیستم تلفنی بر اساس فناوری VoIP (Voice over Internet Protocol) کار می‌کند.
در این بلاگ پست، به بررسی دقیق و تعریف Hosted PBX می‌پردازیم و نحوه عملکرد، مزایا، ویژگی‌های این سیستم ارتباطات تلفنی را با تلفن سانترال‌های سنتی مقایسه می‌کنیم. اگر به دنبال یک انتخاب جدید و مناسب برای سیستم تلفن سازمانی خود هستید، پیش از هر اقدامی بهتر است با سانترال ابری بیشتر آشنا شوید.
Hosted PBX چیست؟
Hosted PBX، که به آن PBX ابری یا سانترال ابری نیز می‌گویند، یک پلتفرم تلفنی آنلاین است که توسط ارائه‌دهنده سرویس‌های اتباطات ابری ارائه می‌شود. برخلاف تلفن سانترال سنتی که نیاز به تجهیزات فیزیکی و دفتر کار دارد که در آنجا سانترال راه‌اندازی شود و داخلی‌ها سیم‌کشی و مشخص شوند؛ سیستم تلفن Hosted PBX تمام ارتباطات تلفنی را از راه دور و بر بستر اینترنت ابری مدیریت می‌کند و از اینترنت برای انتقال صدا استفاده می‌کند.
در واقع، این سیستم، شبکه تلفن خصوصی (Private Branch Exchange) است اما تمامی فرایندهای ارتباطی روی یک سرویس ابری ارائه شده است، و کاربران بدون نگرانی از زیرساخت‌های فیزیکی و هزینه بالا، از امکانات پیشرفته این شبکه‌های تلفنی استفاده می‌کنند.
به عبارت ساده‌تر، Hosted PBX مثل یک سانترال مجازی است که در سرورهای امنِ ارائه‌دهنده‌ی سرویس، قرار گرفته و به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا خطوط تلفنی، تبادل تماس‌ها و امکانات جانبی تلفن سانترال را بدون سرمایه‌گذاری سنگین برای تجهیزات، راه‌اندازی و استفاده کنند. این فناوری به ویژه برای شرکت‌های کوچک و متوسط، سرویسی ایده‌آل برای مدیریت ارتباطات تلفنی است، چرا که انعطاف‌پذیری بالایی را برای شرکت می‌آورد و مانع و هزینه‌ای برای رشد کسب و کار به حساب نمی‌آید.
پیشنهاد مطالعه: بهترین DNS برای اینترنت مخابرات: افزایش سرعت اینترنت
Hosted PBX چگونه کار می‌کند؟
عملکرد Hosted PBX بر اساس فناوری ویپ (VoIP) طراحی شده است، که صدا را به داده دیجیتال تبدیل می‌کند و از طریق اینترنت انتقال می‌دهد. عملکرد Hosted PBX به این صورت است:
در ابتدا نیاز است که کاربران با استفاده از تلفن‌های مبتنی بر IP، نرم‌افزارهای سافت فون (softphone) روی کامپیوتر یا موبایل، یا حتی اپلیکیشن‌های اختصاصی به سیستم تلفنی متصل شوند. برای این اتصال تنها نیاز به اینترنت پایدار دارند.
در مرحله بعد، وقتی تماس تلفنی برقرار می‌شود، صدا توسط کدک‌های ویپ به داده‌های دیجیتال تبدیل می‌شود و به سرورهای ابری مربوط به ارائه‌دهنده سرویس ارسال می‌شود. سرور PBX تماس را مدیریت می‌کند، مسیریابی ارتباط انجام می‌شود و تنظیماتی مانند صف انتظار تماس یا انتقال تماس را هم اعمال می‌کند.
سپس، بسته‌های داده‌های صوتی از طریق شبکه IP به گیرنده انتقال داده می‌شود. اگر گیرنده از خط ثابت یا خط تلفن همراه استفاده می‌کند، درگاه‌های ابری (gateway) تماس را به شبکه PSTN (شبکه تلفن عمومی) تبدیل و منتقل می‌کنند.
سیستم تلفن سانترال ابری با نرخ نمونه‌برداری بالا (حدود ۵۰ بار در ثانیه) و تأخیر کم (کمتر از ۱۵۰ میلی‌ثانیه) کار می‌کند تا حفظ کیفیت صدای HD را تضمین کند. کاربران تلفن سانترال ابری از طریق پنل‌های مدیریتی که توسط ارائه دهنده سرویس ابری، طراحی شده است، تنظیمات تلفن را انجام می‌دهند و مدیریت می‌کنند.
مزایای Hosted PBX چیست؟
انتخاب Hosted PBX می‌تواند تحول بزرگی مدیریت ارتباطات تلفنی کسب‌وکارها ایجاد کند. مهم‌ترین مزایایی که سیستم تلفن سانترال ابری برای شرکت‌ها به ارمغان آورده است، به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
کاهش هزینه‌های ارتباطات تلفنی
همان‌طور که پیش از این گفتیم، بدون نیاز به خرید تجهیزات گران‌قیمت تلفن سانترال، نصب و نگهداری سرورها در شرکت، هزینه‌های اولیه و جاری برای مدیریت ارتباطات تلفنی به حداقل می‌رسد. در واقع تمام هزینه‌های ارتباطات تلفنی در پرداخت هزینه اشتراک ماهانه خلاصه می‌شود.
انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری آسان سیستم تلفنی
افزودن یا کاهش خطوط تلفن، داخلی و همکار به سیستم تلفنی، در سیستم تلفن سانترال با سیم‌کشی دوباره و ارتقا تجهیزات و درخواست کمک از متخصص شبکه تلفن‌های داخلی همراه است. اما در سانترال ابری یا Hosted PBX افزودن خط تلفن، تعریف یا حذف همکار و داخلی، همه بدون تجهیزات و دانش خاصی و تنها با چند کلیک انجام می‌شود.
این مقیاس‌پذیری در کنار انعطاف‌پذیری Hosted PBX، باعث شده است تغییرات شرکت، رشد و حتی دورکاری مشکلی برای شرکت نباشند و همه امکان‌پذیر و آسان باشند. کارمندان از هر جایی که هستند با تلفن همراه یا ثابت می‌توانند تماس دریافت کنند و پاسخ دهند یا حتی تماس را به همکار دیگر انتقال دهند.
امنیت و پایداری بالا ارتباطات تلفنی
اطلاعات در سیستم تلفنی Hosted PBX امنیت بالایی دارد و همچنین ارتباطات تلفنی نیازمند اینترنت قوی نیستند و کیفیت نسبتا خوبی دارند. البته در کشور ما که سرعت اینترنت و قطعی آن مسئله و چالش اغلب شرکت‌ها است، «دفترشما» زیرساختی در سرویس‌های ارتباطات ابری استفاده کرده است که حتی در زمان قطعی اینترنت، ارتباطات تلفنی بدون اختلال برقرار باشند.
استفاده از ویژگی‌ها و امکانات پیشرفته
مهم‌ترین دلیلی که شرکت‌ها به دنبال راه‌اندازی تلفن سانترال هستند، امکانات مدیریتی ویژه‌ای است که این سیستم در اختیار می‌گذارد، مانند: تعریف داخلی، پیام خوش‌آمدگویی، انتقال یا دایورت تماس، صندوق صوتی و بسیاری امکانات دیگر.
این امکانات در سیستم تلفنی Hosted PBX نه تنها وجود دارد بلکه به دلیل ویژگی‌هایی که این سیستم دارد، امکانات بیشتری مانند ادغام با سایر ابزارها یا گزارش‌های آنلاین هم دارد.
پیشنهاد مطالعه: بهترین تلفن ابری برای کسب‌وکار کدام است؟
ویژگی‌های کلیدی Hosted PBX
در بخش قبلی گفتیم که Hosted PBX به دلیل آنلاین بودن، امکانات و ویژگی‌های متعددی می‌تواند داشته باشد. در این بخش برخی از مهم‌ترین و رایج‌ترین امکانات این سیستم تلفنی را بیان می‌کنیم.
مدیریت پیشرفته‌ی ارتباطات تلفنی
سیستم تلفنی Hosted PBX ویژگی‌هایی دارد که به واسطه آنها قابلیت افزودن امکانات متناسب با نیاز سازمان‌ها را دارد و هر روز با فناوری‌های جدیدی مانند هوش مصنوعی ترکیب می‌شود امکاناتی مانند پاسخ‌گویی خودکار یا حتی تبدیل فایل صوتی تماس‌ها به متن را ممکن می‌سازد. از مهم‌ترین امکانات Hosted PBX به مواردی چون: مسیریابی بدون خطای تماس‌ها، صف انتظار، انتقال تماس و سیستم تلفن گویا IVR برای هدایت مشتریان به داخلی‌های مختلف می‌توان اشاره کرد.
پیام‌رسانی و ارتباط چندکاناله با مشتریان
سیستم تلفنی Hosted PBX به راحتی با پنل‌های ارسال پیامک یا ایمیل متصل می‌شود و امکان ارتباط از طریق چند کانال با مشتری را فراهم می‌کند. این ویژگی به بهبود و تسریع فرایندهای پشتیبانی، فروش و ارتباط با مشتریان بسیار کمک می‌کند.
ادغام Hosted PBX با سایر ابزارهای سازمانی
اتصال تلفن ابری به CRM و سایر ابزارهای سازمانی، این ویژگی را به شما می‌دهد که فرایندهای اتوماسیون مختلفی را تعریف کنید و مدیریت ارتباط با مشتریان را به سطح پیشرفته برسانید و در عین حال هزینه‌ها را کاهش دهید.
مدیریت داده‌محور و حرفه‌ای تماس‌ها
در Hosted PBX اغلب یک سیستم جمع‌آوری داده و ارائه گزارش توسط شرکت ارائه دهنده سرویس ابری، قرار داده شده است که گزارش‌های جامع و دقیقی از وضعیت تماس‌های تلفنی و عملکرد همکاران ارائه می‌دهد. همچنین مکالمات ضبط می‌شود و برای بهبود عملکرد همکاران، می‌توان فایل مکالمات را شنید و تحلیل کرد.
همچنین در داشبورد مدیریتی Hosted PBX، از دستیارهای AI برای تبدیل تماس‌ها به متن، خلاصه‌سازی پیام‌های صوتیِ صندوق صوتی استفاده می‌شود.
تمامی این ویژگی‌ها و توسعه‌پذیری آنها، Hosted PBX را به ابزاری همه‌کاره برای مدیریت ارتباطات در کسب و کارهای مدرن تبدیل کرده است.
پیشنهاد مطالعه: راهنمای جامع انتخاب بهترین تلفن اینترنتی برای کسب و کارها
مقایسه Hosted PBX و سانترال سنتی: کدام برای کسب و کار شما مناسب است؟
برای انتخاب سیستم تلفنی مناسب هر کسب و کار، مقایسه Hosted PBX با سانترال سنتی لازم است. سانترال سنتی بر پایه سخت‌افزارهای فیزیکی و خطوط تلفن آنالوگ، سیم‌کشی خطوط داخلی و دستگاه سانترال کار می‌کند، در حالی که Hosted PBX بدون تجهیزات و نیاز به فضای فیزیکی، به طور کامل ابری و دیجیتال است. جدول زیر تفاوت‌های کلیدی را نشان می‌دهد:
کدام از این دو سیستم تلفن سانترال مناسب کسب و کار شماست؟
اگر کسب‌وکارتان کوچک و متوسط است، یک استارتاپ هستید، تیم دورکار دارید یا به رشد سریع نیاز دارید، مطمئن باشید که Hosted PBX گزینه بهتری برای شما است؛ زیرا انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و صرفه‌جویی در هزینه را به همراه دارد.
اما برای شرکت‌های بزرگ مانند سازمان‌های دولتی با نیاز به کنترل کامل IT و حساسیت‌های امنیتی بسیار بالا و عدم وجود محدودیت در بودجه، سانترال سنتی ممکن است ترجیح داده شود، اگر چه هزینه‌های بالایی را به سازمان تحمیل می‌کند.
پیشنهاد مطالعه: بهترین اینترنت خانگی در ایران: راهنمای جامع سال ۱۴۰۴
در پایان، Hosted PBX به عنوان یک راهکار ابری، نه تنها جایگزینی عالی برای تلفن سانترال سنتی است، بلکه با کاهش هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری و امکانات پیشرفته مانند صندوق صوتی، فکس آنلاین و ادغام با ابزارهای سازمانی، بهره‌وری ارتباطات کسب‌وکارها را ارتقا می‌دهد. اگر شرکت شما در حال رشد است یا به دنبال تشکیل تیم دورکاری هستید، این سیستم ابزار موردنیاز شما است و با تمرکز بر مقیاس‌پذیر، مدیریتی حرفه‌ای برای تعاملات تلفنی‌تان داشته باشید.
