احتمالا شما ویژگی کالر آیدی (Caller ID) به عنوان راهکار نمایش شماره یا نام فرد تماس‌گیرنده می‌شناسید. یعنی همین ویژگی که وقتی تلفن همراه یا ثابت شما زنگ می‌خورد، شماره یا نام فرد را روی صفحه نمایش می‌بینید.
آشنایی با ویژگی کالرآیدی
بنابراین وظیفه اصلی کالر آیدی نمایش اطلاعات تماس گیرنده با هدف شناخت مخاطب پیش از پاسخ دادن به تماس و همچنین پیشگیری از مزاحمت تلفنی است. اما کالر آیدی در مدیریت تماس‌های تلفنی کسب و کارها اهمیت بیشتری هم دارد. با مشخص شدن اطلاعات تماس‌گیرنده، اپراتور متناسب با مخاطب، پاسخ‌هایش را شخصی‌سازی می‌کند.
این ویژگی باعث می‌شود به محض دریافت تماس، اطلاعات تماس گیرنده نمایش داده شود و اگر سیستم تلفن به ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) وصل باشد، فوری تاریخچه تماس‌ها و ارتباطات قبلی فرد با برند شما نمایش داده می‌شود و تماس کاملا شخصی‌سازی می‌شود.
این ویژگی نه تنها امروزه در دستگاه تلفن‌های ثابت، بلکه در گوشی‌های همراه و سیستم‌های تلفن ویپ VoIP (تلفن اینترنتی و ابری) نیز کاربرد دارد. برای کسب‌وکارها، تنظیم درست ویژگی کالر آیدی نیازی ضروری است، زیرا باعث می‌شود با ارتباط شخصی‌سازی شده با هر مشتری، تصویری حرفه‌ای از برند به مشتریان ارائه دهید.
به عبارت ساده، کالر آیدی مانند یک کارت ویزیت دیجیتال است که هویت تماس‌گیرنده را مشخص می‌کند و به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید چگونه گفتگو را با مخاطب پیش ببرد.
پیشنهاد مطالعه: معرفی بهترین کتاب‌های فروش تلفنی
کاربردهای کالر آیدی در کسب‌وکار
کالر آیدی فقط یک دستگاه نشان‌دهنده اطلاعات تماس گیرنده نیست، بلکه امروزه اغلب یک ویژگی تلفن‌های سازمانی است تا بهتر ارتباط با مشتریان را مدیریت کنند. در کسب و کارها، کالر آیدی یا اعلام اطلاعات تماس‌گیرنده فراتر از یک ویژگی ساده است و در سناریوهای متنوعی به کار می‌رود:
غربالگری تماس‌ها و اولویت‌بندی آن‌ها
در شرکت‌های شلوغ و با حجم بالای تماس تلفنی، مدیران می‌توانند تماس‌های مهم از مشتریان وفادار را اولویت‌بندی کنند و تماس‌های اسپم را نادیده بگیرند. یا پاسخ‌گویی مشتریان را براساس سطح اهمیت و وفاداری مشتری، به اپراتورهای مختلف واگذار کنند تا ارتباطات شخصی‌سازی‌شده و قوی‌تری بسازند.
بهبود ارتباط با مشتریان
در زمان ورود تماس، اپراتورهای پشتیبانی یا کارشناسان فروش به کمک ویژگی کالرآیدی، اطلاعات و تاریخچه تماس‌گیرنده را می‌بینند و متناسب با آن پاسخ مشتریان را می‌دهند. این ویژگی علاوه بر افزایش سرعت پاسخ‌گویی، احساس صمیمیت در مشتری به وجود می‌آورد.
ادغام با سیستم‌های ویپ (VoIP)
در تلفن‌های ابری، کالر آیدی با ابزارهایی مانند IVR (سیستم پاسخگوی خودکار) ترکیب می‌شود تا فرآیندهای داخلی را کارآمدتر شود. به عنوان مثال، در زمان انتقال تماس به همکار، اطلاعات تماس گیرنده برای همکار ارسال شود تا او بداند با چه کسی و چرا صحبت خواهد کرد.
اعلان اطلاعات تماس گیرنده در زمان انتقال تماس با کالرآیدی
تلفن ابری دفترشما، ویژگی کالر آیدی را حتی در ارتباطات داخلی هم برآورده می‌کند تا مدریت تماس‌های ورودی و انتقالی همه با یک کیفیت انجام شود. این سرویس با ویژگی پیشرفته کالر آیدی، نه تنها اطلاعات تماس‌گیرنده را نمایش می‌دهد، بلکه در زمان انتقال تماس به همکار، جزئیات کلیدی (مانند نام، نام خانوادگی تماس گیرنده، منوی ورودی و داخلی) را به صورت پیامک یا اعلان صوتی برای همکار ارسال می‌کند.
این قابلیت در تنظیمات اعلان‌های تلفن گویا قابل فعال‌سازی است و به تیم شما کمک می‌کند بدون از دست دادن اطلاعات، تماس را به طور روان انتقال دهند. تصور کنید همکارتان قبل از پاسخ دادن، از پیش‌زمینه تماس آگاه باشد و این به معنی پاسخ‌گویی سریع‌تر و رضایت مشتری بالاتر است.
با فعال‌سازی هر کدام از اعلان‌ها، در زمان انتقال تماس به همکار، یک پیامک با متن زیر برای همکار شما ارسال می‌شود:
«{نام و نام خانوادگی تماس گیرنده} منوی {نام منو} داخلی{شماره داخلی}/ کلید {شماره کلید} شماره {شماره تماس گیرنده} تماس جدید به شما منتقل شد.»
یا اعلان صوتی با محتوای زیر برای ایشان پخش خواهد شد:
«تماس از {نام و نام خانوادگی تماس گیرنده} منوی {نام منو} داخلی{شماره داخلی}/ کلید {شماره کلید} شماره {شماره تماس گیرنده}»
کالر آیدی بیش از یک ویژگی فنی است؛ ابزاری است که ارتباطات را شخصی، امن و کارآمد می‌سازد. تماس‌ها را از فیلترهایی رد می‌کند تا روابط مشتری قوی‌تر، مزایایش غیرقابل انکار است. اگر کسب‌وکارتان هنوز از این ویژگی بهره نبرده، زمان آن رسیده که با در پنل دفترشما، تنظیمات تلفن ابری را تکمیل کنید.
