منشی تصویری از برندتان است که با لحن و کلام خود می‌تواند اعتماد مشتریان را جلب کند یا با بی‌تفاوتی، آنها را از خود دور کند؛ بنابراین این شخص به‌گونه‌ای رابطی میان شما و مشتریان است که عملکردش اهمیت بالایی در رشد سازمان دارد. امروزه با پیشرفت تکنولوژی بسیاری از مدیران کسب‌وکارها ترجیح می‌دهند به‌جای به‌کارگیری منشی حضوری به‌سراغ استخدام منشی تلفنی یا آنچه به آن منشی دورکار می‌گویند، بروند. اگر شما هم به فکر استخدام پاسخگوی تلفنی هستید، اما با این سرویس آشنایی چندانی ندارید، تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
منشی دورکار کیست؟
منشی دورکار یک کارمند دورکار است که بدون حضور در دفتر کار، بخشی از کارها را از راه دور سروسامان می‌دهد. او بر اساس دستورالعمل‌های سازمانی، با مشتریان ارتباط برقرار می‌کند و پاسخ تماس‌ها را می‌دهد.
با استخدام منشی تلفنی شما می‌توانید از توانایی‌های یک شخص منشی واقعی به‌صورت دورکاری استفاده کنید. این فرد آموزش‌دیده در ساعت کاری تعیین‌شده تماس‌های تلفنی را مدیریت می‌کند و با مشتریان صحبت می‌کند یا به پیشنهاد و انتقاد آنها پاسخ می‌دهد.
وظایف منشی دورکار چیست؟
با استخدام منشی دورکار، این شخص توانمند قسمتی از کارها را به‌عهده می‌گیرد و در زمینه‌های مختلف به شما کمک می‌کند. برخی از وظایف منشی دورکار عبارت است از:
- پاسخگویی به تماس‌ها و راهنمایی مشتریان بر اساس دستورالعمل‌های سازمان در ساعات مشخص؛
- ارسال اسناد و مدارک برای کاربران از طریق فکس؛
- برنامه‌ریزی و تنظیم قرارهای ملاقات؛
- ثبت سفارش مشتریان؛
- ارتباط با کارفرما به‌صورت مستقیم در صورت نیاز؛
- گزارش‌دهی امور انجام‌شده؛
- انتقال تماس‌ها.
استخدام منشی دورکار چه مزایایی دارد؟
در بسیاری از موارد صدای منشی دورکار نخستین صدایی است که از برند شما به گوش مشتریان می‌رسد. به همین دلیل وجود او بدون حضورش در دفتر، بر وجهه کسب و کارتان اثر می‌گذارد. اما مزایای این سرویس نسبت به استخدام منشی حضوری چیست؟ چه دلیلی سبب می‌شود که مدیران استخدام منشی دورکار را به حضور افراد در سازمان ترجیح می‌دهند؟ در ادامه با بیان برخی از مزایای به‌کارگیری منشی دورکار به این سؤالات پاسخ داده‌ایم.
- استخدام منشی دورکار به پرداخت حق بیمه و مزایا نیاز ندارد و به‌این‌ترتیب منجر به کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود.
- بدون اجارۀ دفتر واقعی و خرید تجهیزات اداری نیز می‌توان از سرویس منشی دورکار استفاده کرد.
- مهم نیست کجای ایران و جهان باشید؛ زیرا منشی مجازی یا دورکار در ساعت کاری پاسخ مشتریان را می‌دهد و تماس‌ها را مدیریت می‌کند.
- با استفاده از سرویس منشی دورکار دیگر نیاز نیست نگران مرخصی، بیماری یا وقت‌شناس بودن یا نبودن منشی خود باشید؛ زیرا همواره یک منشی حرفه‌ای دارید که وظایف خود را به‌درستی انجام می‌دهد.
- با استخدام منشی تلفنی شما می‌توانید فرایند پیچیده استخدام را دور بزنید و در کمترین زمان یک منشی دورکار ماهر استخدام کنید.
پیشنهاد مطالعه: چرا منشی دورکار دفترشما، قابل اعتماد و رازدارند؟
استخدام منشی دورکار به چه کسب و کارهایی توصیه می‌شود؟
منشی دورکار نمایندۀ برند و قلب تپندۀ دفاتر کار کسب و کارهاست که با توانایی‌های خود می‌تواند به بهبود تصویر برند کمک کند. او با مهارت‌های ارتباطی و دانش فنی خود می‌تواند سبب افزایش بهره‌وری شود و برند کارفرمایی سازمان را ارتقا دهد. استخدام منشی تلفنی به کسب و کارهای زیر پیشنهاد می‌شود:
منشی دورکار برای شرکت‌های خدماتی فعال در زمینۀ برنامه‌نویسی، طراحی سایت و…
هسته اصلی این شرکت‌ها، تیم فنی آنها است و با توجه به اینکه امروزه بیشتر شرکت‌های کوچک و متوسط فعال در این حوزه، یک تیم کاملا دورکار هستند؛ به همین دلیل چنین شرکت‌هایی تمایل زیادی به استخدام منشی دورکار دارند.
منشی دورکار در کسب و کارهای ارائه‌دهنده خدمات سلامت و زیبایی
این کسب و کارها مانند مطب پزشکان، کلینیک‌ها و دفاتر روانشناسی و مشاوره یا سایر خدمات حوزه زیبایی و سلامت، پاسخگویی مداوم به تماس‌های تلفنی بسیار اهمیت دارد و منشی لازم است مواردی مانند نوبت‌دهی یا اطلاع‌رسانی را نیز انجام دهد. سرویس منشی دورکار اجازه‌ی اجرای تمام این وظایف با کیفیت بیشتر و در مدت زمان بیشتری از شبانه‌روز را در اختیار قرار می‌دهد و در کنار آن هزینه‌ها به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد. این شرکت‌ها با استفاده از تلفن ابری دفترشما در کنار منشی مجازی، هیچ تماسی را از دست نخواهند داد.
استخدام منشی دورکار در فروشگاه‌های اینترنتی
پاسخگویی تلفنی در فروشگاه‌های اینترنتی و آنلاین‌شاپ‌ها، راهی برای جلب اعتماد مشتریان است ولی این کسب و کارهای کوچک اینترنتی توانایی پرداخت هزینه‌های یک منشی تمام وقت را ندارند. استخدام منشی دورکار در فروشگاه اینترنتی در مدیریت کارها و ایجاد اعتماد بیشتر کمک می‌کند.
استخدام منشی دورکار در مراکز تولیدی و صنعتی
بسیاری از مراکز تولیدی و صنعتی، کارگاه‌هایی با شرایط پیچیده و گاه نامناسب برای حضور منشی هستند. به همین دلیل است که در سال‌های اخیر بیشتر مدیران کارگاه‌های تولیدی و صنعتی، به جای راه‌اندازی دفتر مجزا برای منشی، از سرویس منشی دورکار استفاده می‌کنند.
استخدام منشی دورکار در خرده‌فروشی‌ها و کسب و کارهای کوچک
به‌طورکلی استخدام کارمند دورکار برای کسب و کارهای کوچک یا متوسطی که به هر دلیلی امکان حضور منشی در محل شرکت وجود ندارد، ایده‌ای مناسب است. سازمان‌هایی که فضای کافی ندارند یا به فکر صرفه‌جویی در زمان و هزینۀ خود هستند نیز می‌توانند به‌راحتی از سرویس منشی دورکار استفاده کنند.
پیشنهاد مطالعه: آموزش کار در منزل و دورکاری در ایران
استخدام منشی دورکار یا حضوری؟ کدام‌یک بازدهی بیشتری دارد؟
ظهور اینترنت بر تمام جنبه‌های زندگی تأثیرات خوب یا بدی داشته که یکی از آنها روی کار آمدن پدیدۀ استخدام کارمند دورکاری است. این فرد بدون حضور فیزیکی در شرکت وظیفه دارد بخشی از کارها را بسته به تخصص خود انجام دهد و از راه دور با تیم همکاری کند.
منشی دورکار نیز فردی تعلیم‌دیده است که به‌صورت دورکار وظایف یک منشی را انجام می‌دهد و به‌نوعی در پشت پرده، کارها را راست‌وریست کند. او با تنظیم برنامه‌های روزانه و جلسات، پاسخگویی به مشتریان، تهیۀ گزارش‌ها و انجام کارهای اداری در پیشبرد کارها به شما کمک می‌کند.
استخدام منشی دورکار نسبت به حضوری مزایا و معایبی دارد که در ادامه آنها را بیان می‌کنیم؛ بیان این نکات به شما کمک می‌کند تا باتوجه‌به موقعیت خود تصمیم بگیرید حضور منشی در شرکت برایتان به‌صرفه‌تر است یا استخدام منشی تلفنی.
- برای منشی حضوری امکان نظارت مستقیم بر جلسات وجود دارد؛ درحالیکه منشی مجازی باید خارج از فضای کاری برای برگزاری جلسات برنامه‌ریزی کند.
- منشی حضوری می‌تواند با پرسنل تعامل داشته باشد و در انجام کارها از آنها مشورت بگیرد.
- منشی حضوری می‌تواند فیس‌توفیس با مدیریت و سایر پرسنل برای هماهنگی کارهای روزانه تعامل برقرار کند، اما منشی دورکار این امکان را ندارد.
- منشی حضوری به‌دلیل حضور در فضای کاری، جزئیات بیشتری دربارۀ سازمان دارد و بهتر می‌تواند پاسخ سؤالات مشتریان را بدهد.
- فرایند استخدام منشی حضوری به زمان و هزینه بیشتری نیاز دارد، درحالیکه استخدام منشی دورکار در زمان کوتاهی صورت می‌گیرد و خرج کمتری روی دستتان می‌گذارد.
- منشی حضوری محدودیت زمانی و مکانی دارد. او باید در ساعاتی خاص در مکانی مشخص باشد، اما منشی دورکار می‌تواند در هر زمانی از راه دور در خدمت سازمان باشد.
- برای منشی حضوری باید حق بیمه، عیدی و سنوات در نظر گرفته شود، اما استخدام منشی دورکار نیازی به پرداخت این مزایا ندارد و هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد. در واقع، پرداخت حقوق و مزایای منشی‌های دورکار برعهده «دفتر شما» است.
- منشی حضوری به کامپیوتر، میز، لوازم‌تحریر و لوازمی ازاین‌دست نیاز دارد، درحالیکه با استخدام پاسخگوی تلفنی به خرید این تجهیزات نیازی نیست.
- شلوغی محیط کار و مراجعه مکرر پرسنل به منشی حضوری ممکن است بازدهی او را کاهش دهد، اما منشی دورکار یا مجازی تنها روی انجام وظایف خود متمرکز است و درگیر حواشی نمی‌شود.
با این تفاسیر نمی‌توان برای تمام کسب و کارها یک نسخۀ واحد پیچید. شما باید خودتان موقعیت و شرایط سازمانتان را ارزیابی کنید و بسنجید که استخدام منشی مجازی برایتان بازدهی بیشتر دارد یا منشی حضوری.
سخن پایانی
در این مطلب به‌سراغ یکی از مشاغل امروزی رفتیم و تعریفی از منشی دورکار ارائه دادیم. منشی مجازی فردی واقعی است که به کمک کسب و کارها می‌آید و با مهارت‌های خود وظایف یک منشی را بدون حضور در شرکت انجام می‌دهد.
استخدام منشی دور کار برای کسب و کارهای کوچک و متوسط مزایای متعددی دارد که مهم‌ترین آن، کاهش چشم‌گیر هزینه‌هاست. اگر فکر می‌کنید استخدام پاسخگوی تلفنی به شما در انجام کارها کمک می‌کند، پیشنهاد ما به شما استفاده از سرویس منشی دورکار دفتر شماست.
با استفاده از سرویس منشی دورکار دفتر شما، یک خط تلفن ثابت تهران اختصاصی و یک تیم اپراتوری حرفه‌ای در اختیارتان قرار می‌دهد. همچنین با تهیه سرویس تلفن ابری پاسخگویی همزمان به تماس‌های ورودی و خروجی، انتقال تماس، گزارش تماس‌ها، تنظیم آنلاین دستورالعمل منشی و پرداخت منصفانه به‌ازای میزان مصرف برخی از ویژگی‌های سرویس منشی مجازی دفتر شما به شمار می‌رود. برای خرید این سرویس یا کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در تماس باشید.
ممنون از شما و مطالب خوبتون
با سلام و تشکر ازمطالب خوبتان – دقیقا همانطور که اشاره کردید هر کدام در پوزیشن شغلی مربوطه بسیار کارآمد هستند.
منشی دورکار دو زبانه درخپاست نداشتید؟
بله، عزیزانی که مایل به استخدام منشی دو زبانه هستند، می‌تونند درخواست‌شون رو ثبت کنند تا در اختیارشون قرار بگیره.
ممنون مطلب کاربردی بود