کتابفروشی بیدگل، از کتابفروشی های قدیمی راسته انقلاب است که چند سالی است به طور تخصصی فعالیت خود را در زمینه چاپ و نشر کتاب نیز شروع کرده است. نشر بیدگل که تقریباً نشر نوپایی است ۴ سال است که از خدمات دفتر کار مجازی «دفتر شما» استفاده می کند. کتابهای این انتشارات به طور تخصصی در زمینه تئاتر است و به تازگی نیز وارد حوزه ادبیات و رمان شده است.
پیش از آشنایی با دفتر کار مجازی «دفتر شما»
در شروع فعالیت نشر کتاب، مجموعۀ کوچکی بودیم. که هزینۀ اجاره دفتر کار و پرداخت هزینه‌های جاری مثل هر مجموعۀ تازه تاسیسی برایمان سنگین بود و اطلاعی نداشتیم که دفتر کار مجازی چیست ؟ اما تصورمان این بود که از همان ابتدا باید دفتر کار اجاره کنیم، چون برای همکاری با نویسندگان، مؤلفان و ویراستاران نیاز به مکانی ثابت داریم. به همین دلیل از ابتدای راه اندازی نشر بیدگل، دفتر کاری اجاره کردیم و به دنبالش زیر بار هزینه های دیگری مانند خرید سیستم های کامپیوتر، تجهیزات و مبلمان اداری و هزینه های جاری رفتیم.
متاسفانه هزینه های زیادی که هنگام شروع فعالیت صرف اجاره دفتر کار کردیم، باعث شده بود که نتوانیم به سرعت کار خود را رشد دهیم. به قول معروف دو دو تا چهارتا که کردیم دیدیم داشتن دفتر کار مانع از رشد کسب و کارمان می شود و تصمیم گرفتیم دفتر را ببندیم.
خدمات دفتر کار مجازی به آقای شاطریان و پسرشان، آقا عماد، در مدیریت این کسب و کار خانوادگی و نظم بخشیدن و تفکیک فعالیتهای نشر و کتابفروشی کمک بسیاری کرده است.
با بستن دفترمان ناگزیر بودیم تمام تماسهای تلفنی‌مان را در فروشگاه جواب بدهیم، که بسیار پردردسر بود. تمرکز کافی برای پاسخگویی به دوستانی که مایل به همکاری با ما بودند را نداشتیم. زمان زیادی صرف پاسخ دادن به سؤالات معمول دوستانی می‌شد که مایل بودند دربارۀ شرایط کار از ما بپرسند. ضمناً مشغول پاسخگویی به مشتریان کتابفروشی هم بودیم. بنابراین کیفیت پاسخگویی مان به تماسها خیلی پایین آمده بود و بسیاری نیز از اینکه تماسشان بی پاسخ مانده بود گله مند بودند.
با «دفتر شما» آشنا شدیم
تا این که به معرفی یکی از دوستانمان، با خدمات دفتر کاری مجازی «دفتر شما» آشنا شدیم. در مرحله اول، یک خط تلفن اختصاصی و یک خط فکس اختصاصی از «دفتر شما» خریداری کردیم. این نخستین باری نبود که اقدام به خرید خط تلفن ثابت می کردیم. اما این بار بی نهایت راحت و بی دردسر این کار برایمان انجام شد.
آن زمان اطلاعاتی درمورد فنآوری خط تلفن مجازی و تفاوتش با خط تلفن ثابت معمولی نداشتیم. فقط در این حد می دانستیم که چون مبتنی بر اینترنت است، می توانیم امکاناتی مانند تلفن گویا (تلفن سانترال)، فکس اینترنتی و منشی مجازی نیز بر روی آن دریافت کنید.
با استفاده از سرویس منشی مجازی «دفتر شما» بسیاری از این مسائل حل شد و تماسهای کسب و کارمان بسیار سروسامان گرفت. جالب این که «دفتر شما» خدماتی به ما ارائه کردند که پیش از آن تصور نمی‌کردیم به آنها نیاز داریم.
با خرید خط تلفن از «دفتر شما» توانستیم یک منشی مشخص داشته باشیم که همیشه با حوصله به تماسها جواب می‌داد. متنی را برای سؤالات مختلف در نظر گرفتیم که به فراخور موضوع برای کسانی که سؤالی داشتند روشن کننده بود. اگر مورد خاصی اتفاق می‌افتاد همان موقع با ما تماس می‌گرفتند و سؤال می‌پرسیدند که آیا مایلیم خودمان صحبت کنیم یا جوابی برای آن موضوع خاص داریم؟
از هر تماسی که دریافت می‌کردیم برایمان گزارشی می‌فرستادند به همراه اطلاعات و شمارۀ تلفن تماس‌گیرنده که در صورت لزوم همیشه به آن دسترسی داریم. اگر لازم بود ایمیل یا فکس دریافت کنیم، خودمان درگیر دریافتش نمی‌شدیم، دفتر شما فکس‌ها را برایمان از طریق ایمیل می‌فرستاد.
استفاده از خدمات دفتر کار مجازی فواید بسیاری برایمان داشته است. علاوه بر این که در زمان و انرژی‌مان صرفه‌جویی می شود، همیشه خیالمان راحت است که یک منشی مؤدب و خوش‌خلق به تماسهایمان پاسخ می‌دهد. صرفه جویی در زمان، هزینه و انرژی سبب شد کسب و کارمان رشد خوبی داشته باشد و اکنون حدود ۱۲۰ عنوان کتاب در بازار منتشر کرده ایم که هر هفته به تعدادشان افزوده می شود.
این خدمات به قدری برایمان کاربردی بود که بعد از اجارۀ دفتر کار نیز مشتری سرویس های دفتر کار مجازی «دفتر شما» هستیم چون هزینه سرویس منشی مجازی برایمان بسیار به صرفه‌تر و آسان تر از استخدام منشی است.
در ۵ دقیقه صاحب دفترکار شو
در نهایت امیدواریم فعالیتهای «دفتر شما» روز به روز گسترده‌تر شود، و این فرصت برای کسب و کارهای کوچک وجود داشته باشد که با استفاده از خدمات دفتر کار مجازی در هزینه های خود در سالهای نخست صرفه جویی کنند و جان بگیرند.
