وکلای حقوقی پس از گرفتن پروانه وکالت باید اقدام به راه اندازی دفتر وکالت کنند. بعضی از وکلا همان ابتدا دفتر کار اجاره می‌کنند. بعضی از وکلا نیز در شهرستان دفتر دارند ولی می‌خواهند در تهران نیز فعالیت کنند، اما اجازه راه اندازی دفتر در تهران را ندارند. دسته دیگری از وکلا نیز هستند که ساکن تهران هستند اما توانایی راه اندازی دفتر در تهران را ندارند.
وجه مشترک تمامی این وکلا، چه دفتر کار داشته باشند و چه نداشته باشند، این است که برای جذب مراجع و نوبت دهی و مدیریت تماسهای مراجعان حداقل به یک خط تلفن ثابت نیاز دارند.
بعضی از وکلا شماره تلفن همراه خود را در اختیار مراجعان قرار می‌دهند که راهکار خوبی برای مدیریت حرفه‌ای قرارهای ملاقات نیست و وجهه کاری وکیل را نزد مراجعان به شدت خدشه‌دار می‌کند.
از طرف دیگر بسیاری از وکلا نیز تمایل دارند منشی شخصی داشته باشند و پاسخگویی به تماسهای مراجعان خود را به منشی بسپارند، به خصوص تا ساعت ۲ بعدازظهر که به دلیل حضور در دادگاه قادر به پاسخگویی به تماسهای خود نیستند.
اما استخدام منشی دردسرها و هزینه‌های زیادی دارد و به خصوص در ابتدای راه اندازی دفتر حقوقی ممکن است صرفه اقتصادی نداشته باشد.
به نظر می‌رسد هنوز برخی از وکلا اطلاعی ندارند که دفتر کار مجازی چیست و چه خدماتی برای آنها دارد؟
در هر دو حالت دفترشما برای وکلا راهکارهای حرفه‌ای و مقرون به صرفه‌ای دارد. «دفترشما» دو سرویس تلفن گویا و منشی مجازی را برای حل مشکلات ارتباطی وکلای حقوقی ارائه می‌کند.
سرویس تلفن گویا برای وکلا
با وجود سرویس‌های «دفترشما» برای وکلای حقوقی این که برای داشتن خط تلفن ثابت تهران دیگر نیازی به اجاره دفتر کار ندارید. شما می‌توانید تنها در ۵ دقیقه یک خط تلفن ثابت تهران به همراه سرویس تلفن گویا (سانترال مجازی) دریافت کنید. برای استفاده از این سرویس، شما نیاز به هیچ گونه تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری ندارید. فقط کافی است بسته تلفن گویا دلخواه خود را انتخاب کنید و در ۵ دقیقه تمام مراحل خرید را انجام دهید.
یکی از مزایای اصلی این سرویس این است که شما در هر نقطه از ایران می‌توانید از خط تلفن و سرویس خود استفاده کنید و این بهترین راهکار برای وکلا است که یک دفتر کار مجازی داشته باشند.
مزایای سرویس تلفن گویا برای وکیلان حقوقی
استفاده از سرویس تلفن گویا دفترشما، به وکلا این امکان را می‌دهد در ساعات مختلف شبانه‌روز و روزهای تعطیل تماسهای ورودی را مدیریت کنند، به همکار، منشی یا مسئول دفتر خود برای پاسخگویی انتقال دهند یا آن را به صندوق صوتی هدایت کنند و در زمان مناسب با آنها تماس بگیرند. علاوه بر وجهه حرفه‌ای که خدمات وکیل به خود می‌گیرد، مزایای زیر را هم به همراه دارد:
- خط تلفن ثابت تهران اختصاصی (انواع معمولی، رند، ۸ رقمی، ۶ رقمی و ۵ رقمی)
- مدیریت آنلاین تماسها
- راه اندازی تلفن گویا در ۵ دقیقه
- امکان شخصی‌سازی سرویس با ضبط و بارگذاری پیام آغازین اختصاصی و پیام صندوق صوتی
- تعریف داخلی و منوی متعدد
- انتقال و دایورت تماس رایگان
- زمانبندی پاسخگویی تلفن براساس تقویم شمسی و ساعات اداری و غیراداری
- امکان جابجایی به سرتاسر ایران
- سانترال پیشرفته
- فکس مجازی
- صندوق صوتی
- انتخاب شماره تلفن از بین هزاران گزینه
انواع خطوط تلفن «دفترشما»
خطوط تلفن «دفترشما» با پیش شماره‌های 2 و7 و9 تهران هستند که پیش شماره 2 از محبوبیت زیادی بین کسب و کارها برخوردار است. هنگام انتخاب شماره تلفن شما گزینه‌های متعددی دارید:
- ۸ رقمی معمولی
- ۸ رقمی رند
- ۸ رقمی رند ویژه و طلایی
- ۶ رقمی
- ۶ رقمی رند
- ۶ رقمی رند ویژه و طلایی
- ۵ رقمی
سرویس منشی مجازی برای وکلا
وکلای حقوقی چه دفتر کار داشته باشند و چه بدون دفتر کار فعالیت کنند، اگر پاسخگویی به تماسهای مراجعان خود را به یک منشی باتجربه بسپارند، وجهه حرفه‌ای خیلی بهتری نزد مراجعان‌شان خواهند داشت. البته این برون‌سپاری به تمرکز بیشتر و عملکرد بهتر وکلا هم کمک می‌کند.
هزینه استخدام منشی، به‌ویژه در زمان آغاز فعالیت وکلا و همچنین پایین بودن میزان تماس، چندان به‌صرفه نیست. به ویژه اینکه استخدام منشی دفتر وکالت، نیازمند اجاره دفتر وکالت، خرید تجهیزات اداری و دکوراسیون است.
اما شما قرار نیست منشی استخدام کنید. سرویس منشی مجازی «دفترشما» با هزینه‌ای بسیار به‌صرفه، تمامی خدمات ارتباطی یک منشی حرفه‌ای در دفتر کار را از راه دور به شما عرضه می‌کند و در واقع یک منشی دورکار در اختیار شما می‌گذارد که تماسهای شما را پاسخ دهد.
سرویس منشی مجازی چه امکاناتی دارد؟
منشی مجازی دورکار برخلاف نامش اصلاً مجازی نیست. بلکه یک منشی باتجربه و حرفه‌ای است که به تماسهای شما پاسخ می‌دهد. علت اینکه آن را منشی مجازی می‌نامیم این است که نیازی به حضور در دفتر حقوقی شما ندارد و در مرکز تماس «دفترشما» مستفر است، اما دقیقا مانند یک منشی که استخدام کرده‌اید، تمامی تماسهای شما را مدیریت می‌کند.
منشی‌های دورکار مطابق با دستورالعمل و فایل‌هایی که در پرتال دفترشما ثبت کرده‌اید تماسها را پاسخ می‌دهند، گزارش آن را در پرتال ثبت می‌کنند و در صورت نیاز به شما یا همکارانی که تعریف کرده‌اید، تماس را انتقال می‌دهند.
با خرید سرویس منشی مجازی «دفترشما»، از خرید خط تلفن نیز بی‌نیاز می‌شوید. حتی اگر شماره تلفن ثابت داشته باشید، مزیت اصلی خطوط «دفترشما» این است که بر بستر اینترنت است. بنابراین هر زمان که خواستید دفتر حقوقی خود را جابجا کنید، شماره تلفن شما تغییری نمی‌کند که مزیت بزرگی برای حفظ اعتبار و مراجعان شما است.
مقایسه منشی مجازی و استخدام منشی
احتمالا تا به اینجا متوجه شده‌اید چرا سرویس منشی مجازی بهتر از استخدام منشی در دفتر وکالت است. اگر بخواهیم ویژگی‌های هر یک از این دو تصمیم را لیست کنیم، عبارت است از:
استخدام منشی
- هزینه بالای حقوق، بیمه و مزایا
- فرآیند سخت و طولانی آگهی، مصاحبه و استخدام
- مرخصی و غیبت منشی
- نیاز به دفتر کار و تجهیزات اداری
منشی مجازی
- هزینه بسیار پایین
- راه‌اندازی سرویس در ۵ دقیقه
- بدون نیاز به دفتر کار
- بدون نیاز به استخدام منشی
- بدون نیاز پرداخت حقوق، بیمه و مزایا
- بدون مرخصی
- دارای خط تلفن ثابت (انواع معمولی، رند، ۸ رقمی، ۶ رقمی و ۵ رقمی)
آموزش خرید و تنظیمات سرویس‌های دفتر کار مجازی برای وکلا
خرید و انجام تنظیمات سرویس‌های منشی مجازی و تلفن گویا سخت و پیچیده نیست و هر فردی در چند دقیقه میتواند انجام دهد.
۱. خرید سرویس تلفن گویا
نخست به صفحه خرید تلفن گویا مراجعه کنید و بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. به محض انتخاب یکی از بسته های تلفن گویا، به پرتال «دفتر شما» هدایت می شوید و تمامی مراحل انتخاب شماره تلفن ثابت دلخواه و خرید و فعال‌سازی آن به صورت آنلاین انجام می‌شود.
در ویدیوی زیر مراحل خرید سرویس‌ها مرحله به مرحله شرح داده شده است:
۲. تنظیمات تلفن گویا از سرویس های دفتر کار مجازی برای وکلا
با کلیک روی تنظیمات سرویس تلفن گویا، می‌توانید تنظیمات لازم را انجام دهید. از جمله مواردی که می‌توانید شخصی‌سازی کنید، زمانبندی سرویس و تعریف پیام آغازین است. در پرتال «دفتر شما» این امکان برای کاربران مهیا شده که هم پیام آغازین و هم منوهای داخلی‌ها را برای زمان‌های گوناگون به صورت مجزا و متفاوت تعریف کرد.
مثلاً شنبه تا چهارشنبه در ساعات ۸ تا ۱۶ پیام این باشد:
سلام. شما با دفتر حقوقی… تماس گرفته اید. برای ارتباط با واحد مشاوره عدد ۱، برای ارسال مدارک عدد ۲ و برای ارتباط با اپراتور عدد ۳ را شماره گیری کنید.
و از ساعت ۱۶ تا ۸ صبح:
سلام. شما در ساعات غیراداری با دفتر حقوقی… تماس گرفته اید. برای گذاشتن پیغام عدد ۱ را شماره گیری کنید.
نحوه اجرای پیام آغازین را می‌توانید از میان سه گزینه متن خوان کامپیوتری، فایل صوتی و ضبط توسط گوینده (توسط اپراتورهای دفتر شما در اتاق مخصوص ضبط صدا) انتخاب کنید.
اکنون نوبت به تعریف و اولویت‌بندی شماره‌هایی است که می‌خواهید داخلی‌ها به آنها دایورت شوند. امکان دایورت هم به شماره ثابت و هم شماره همراه وجود دارد.
۲. خرید سرویس منشی مجازی
نخست به صفحه منشی مجازی مراجعه کنید و بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. به محض انتخاب یکی از بسته های منشی مجازی، به پرتال «دفتر شما» هدایت می شوید و تمامی مراحل انتخاب شماره تلفن ثابت دلخواه و خرید آن مانند مراحل سرویس تلفن گویا است.
تنظیمات سرویس منشی مجازی
با مراجعه به صفحه سرویس منشی مجازی، بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. پس از انتخاب شماره و خرید سرویس نوبت به شخصی‌سازی می‌رسد. نخست، پیامد خوشامدگویی دلخواه خود را در پرتال تعریف می‌کنید. مثلاً:
«سلام، شما با دفتر وکالت … تماس گرفته اید. چه طور می تونم کمکتون کنم؟»
بنابراین، منشی تمامی تماسهای شما را با همین الگو پاسخ خواهد داد.
سپس نوبت ثبت اطلاعاتی که می خواهید منشی از تماس گیرنده دریافت کند، است. این اطلاعات شامل: نام و نام خانوادگی، شماره تلفن ثابت، همراه، فکس است و هر اطلاعاتی که تمایل دارید از تماس گیرندگان در اختیار داشته باشید. بنابراین منشی شما تمامی این اطلاعات را از تمامی تماس گیرندگان دریافت می‌کند.
در مرحله بعد شما می‌توانید پرسش‌های متداول به همراه پاسخ‌هایشان را با دسته‌بندی‌های منظم مشخص کنید تا منشی بر اساس این اطلاعات پاسخ تماس‌گیرندگان را بدهد.
اگر بخواهید با شماره تلفن ثابت که خریداری کرده‌اید با فردی تماس بگیرید، منشی این کار را برایتان انجام می‌دهد و تماس را به شما وصل می‌کند و به این سرویس «تماس خروجی» گفته می‌شود.
بنابراین منشی تمامی تماسهای شما را طبق دستورالعملتان پاسخ می‌دهد، تماسها را به افراد و شماره‌های تعریف شده توسط خود شما وصل می‌کند، فکس‌ها را هم ارسال و هم دریافت و برایتان ایمیل می‌کند، با مشتریانتان تماس می‌گیرد و پیگیری‌های لازم را انجام می‌دهد و مخلص کلام این که شما یک منشی تمام وقت و حرفه‌ای دارید و دیگر هیچ نگرانی بابت مدیریت تماسهایتان نخواهید داشت.
ویدیوی زیر مراحل کار با پنل سرویس منشی مجازی را دقیق شرح می‌دهد:
برای آشنایی بیشتر با تنظیمات سرویس منشی مجازی در پرتال، راهنمای منشی مجازی «دفتر شما» را دانلود کنید یا برای اطلاعات بیشتر به سایت «دفتر شما» مراجعه کنید.
اگر از سرویس‌های دفتر کار مجازی برای وکلا استفاده کردید، نظرات و پیشنهادات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
سلام وقت بخیر
داخل این مقاله که برای سال 98 هست گفته شده سرویس منشی از ماهی 109 هزار تومن شروع میشه ، در حالی که قیمت ها الان از ماهی 590 هزار تومن شروع میشه
لطفا مقاله رو آپدیت کنید
سلام مجید جان بله حتما
با سلام . مطالب ابتدایی نیاز به ویرایش دارد . هروکیلی این مرقومه را مطالعه کند همان ابتدا توی ذوقش میخورد و اصلا کار به سفارش و خرید خدمت نمیرسد ، توضیح آنکه وکالت کسب و کار نیست و به علت جنبه عمومی و سوگند مقدسی که لازمه آن است بسیار برای وکلا حائز اهمیت است . لذا تقلیل این شغل به یک کسب و کار به مثابه یک فروشگاه مواد غذایی، میتواند برخی مشتریان بالاقوه وکیل شما را دلسرد نماید .