هنگامی که با شماره تلفن کسب و کارها تماس می گیرید، معمولا اول یک پیام خوش آمدگویی تلفنی خودکار پخش می‌شود که شما را برای ارتباط با بخش‌های مختلف راهنمایی می‌کند.

این پیام صوتی خوش آمد گویی باعث می‌شود تجارت کوچک شما حرفه ای به نظر برسد و می تواند به افزایش فروش و همچنین افزایش رضایت مشتری کمک فراوانی بکند.

در این مقاله، ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه یک متن خوش آمد گویی برای کسب و کار خود تنظیم کنید. ما همچنین چند نمونه‌ پیام خوش آمدگویی تلفنی و نحوه تنظیم پیام خود در تلفن گویا را بررسی خواهیم کرد.

برای بسیاری از مشاغل کوچک، امکان پاسخگویی فوری به همه تماس ها وجود ندارد. بعضی اوقات ممکن است مشتری ها بعد از ساعت کاری تماس بگیرند، و شما ممکن است مشغول باشید یا در آن زمان پرسنلی در دسترس نداشته باشید. اینجاست که پیغام خوش آمدگویی تلفنی شما اهمیت مضاعفی پیدا می‌کندو

برای بسیاری از مشتریان، این اولین تماس آن ها با تجارت شما خواهد بود. کارآفرینان می‌دانند که تنظیم نکردن پیغام خوش آمدگویی تلفنی  و یا حتی پیام نامناسب می‌تواند باعث از دست دادن مشتری شود. از طرف دیگر، پیگیری نکردن پیام صوتی مشتریان نیز به کسب و کار شما آسیب می زند.

بهترین راه برای تنظیم پیغام خوش آمدگویی تلفنی

بهترین راه برای تنظیم پیغام خوش آمدگویی تلفنی

به طور معمول، صاحبان مشاغل کوچک از شماره تلفن ثابت معمولی یا تلفن همراه برای مدیریت تماس استفاده می‌کنند. اما بدون استفاده از تلفن گویا شما امکان مدیریت صحیح تماس های تجاری یا تنظیم یک پیام صوتی خودکار را نخواهید داشت.

بهترین راه برای مدیریت تماس های تجاری استفاده از خدمات تلفن گویا است. بسیاری از مشاغل کوچک از شماره تلفن دفتر کار مجازی استفاده می کنند، زیرا به آن ها امکان می دهد بدون اینکه حریم خصوصی خود را از بین ببرند، به طور موثر تماس های تجاری خود را مدیریت کنند.

استفاده از سرویس تلفن گویا دارای مزایای زیر نسبت به تلفن ثابت و تلفن همراه است.

  • شما می توانید ساعات کاری خود را تنظیم کرده وپیام‌های صوتی مختلفی را ضبط کنید که براساس زمان روز پخش شوند.
  • می توانید سرویس دهنده خودکار تنظیم کنید، برنامه های افزودنی را برای مسیریابی تماس ها اضافه کنید، به کاربران اجازه دهید پیام صوتی بگذارند و موارد دیگر.
  • چندین کاربر می توانند بدون توجه به موقعیت مکانی خود از شماره تلفن یکسانی استفاده کنند.
  • بدون تماس با اپراتور یا خرید تجهیزات جدید می توانید به راحتی به کارمندان جدید دسترسی پیدا کنید.

قوانین اساسی برای متن خوش آمد گویی به مشتریان

  • متن پیام خوش آمد گویی به مشتریان یک سری قوانین مهم دارد که در زیر به آن اشاره می کنیم:
  • از کلیشه هایی مانند «تماس شما برای ما مهم است» اجتناب کنید، آن ها بیش از حد استفاده می شوند و دیگر احساس صمیمیت نمی کنند.
  • اطمینان حاصل کنید که ضبط پست صوتی شما دوستانه و شخصی به نظر می رسد.
  • سعی کنید به نظر نرسد که از روی یک فیلمنامه می خوانید.
  • اگر می توانید، یک صدابردار استخدام کنید تا به شما در ضبط سلام پیام پست صوتی کمک کند.
  • اطمینان حاصل کنید که پست صوتی شما اطلاعات مهمی را در اختیار شما قرار می دهد.

بیشتر بخوانید: چگونه روی شماره ثابت دفترشما واتساپ داشته باشیم

مثال های برای پیام خوش آمد گویی به مشتریان برای ساعت های غیر اداری

پیغام خوش آمدگویی تلفنی

این تبریک پیام صوتی هنگامی پخش می شود که مشتریان بعد از ساعت کاری یا آخر هفته با شما تماس بگیرند. اطمینان حاصل کنید که این تبریک پیام صوتی به کاربران در مورد ساعات اداری، راه های جایگزین دسترسی به خدمات مشتری یا مکان فروشگاه اطلاع می دهد.

مثال:

سلام، شما با نام تجاری فلان تماس گرفته اید. ما از ۸ صبح تا ۱۸ بعد از ظهر پنج شنبه تا جمعه از طریق تلفن در دسترس هستیم. همچنین می توانید از فرم تماس در وب سایت ما، [www.example.com] برای ارسال پیام برای ما استفاده کنید و از طریق ایمیل به شما پاسخ خواهیم داد. اگر می خواهید ما با شما تماس بگیریم، لطفا نام و شماره خود را همراه با یک پیام کوتاه بگذارید، و تیم ما در اسرع وقت به شما پاسخ می دهد.

 

 مثال:

سلام، شما با نام تجاری فلان تماس گرفته اید. در حال حاضر قادر به پاسخگویی به تماس با شما نیستیم. ساعات اداری ما از شنبه تا چهارشنبه است. فروشگاه ما در [مکان فروشگاه] در آخر هفته ها برای مشتریان باز است. همچنین می توانید از طریق چت زنده در وب سایت ما [www.example.com] در ساعت در روز و ۷ روز هفته با ما تماس بگیرید. اگر شما پیغام فوری ندارید لطفا بعد از بوق، نام و شماره خود را بگذارید تا ما با شما تماس بگیریم.

همانطور که مشاهده می کنید این نمونه ها اطلاعات مهمی را ارائه می دهند و به مشتریان روش های جایگزین تماس را ارائه می دهند.

مثال هایی برای پیام صوتی خوش آمد گویی تلفنی در تعطیلات

مثال:

تعطیلات نوروز مبارک. تیم ما در [نام تجاری] تا [تاریخ] تعطیل است. اگر مشتری فعلی هستید، همچنان می توانید تیکت پشتیبانی را در وب سایت ما باز کنید، ما سعی می کنیم ظرف ۲۴ ساعت آینده به شما پاسخ دهیم. همچنین می توانید از طریق چت زنده یا فرم تماس در وب سایت ما با ما تماس بگیرید [www.example.com]. اگر پیغام فوری ندارید، پس از بوق می توانید نام و شماره خود را برای ما بگذارید تا ما با شما را در اسرع وقت تماس بگیریم.

مثال:

سلام، شما با [نام شرکت] تماس گرفتید. ما برای (نام تعطیلات) تعطیل هستیم و در [تاریخ و زمان] به کار خواهیم پرداخت. در صورت نیاز به پاسخ فوری می توانید از طریق (email_address) برای ما ایمیل ارسال کنید و سعی می کنیم در عرض ۲۴ ساعت به همه ایمیل ها پاسخ دهیم. همچنین می توانید برای ما پیام بگذارید و ما بعد از تعطیلات (سال نو / تعطیلات مبارک) به شما پاسخ خواهیم داد.
همانطور که مشاهده می کنید این تبریک های پیام صوتی هرچه بیشتر اطلاعات را در اختیار مشتریان قرار می دهد. این سلام و احوالپرسی همچنین اطمینان حاصل می کند که مشتریان می دانند چگونه با استفاده از روش های تماس جایگزین در تعطیلات، سریعتر پاسخ دهند.

 متن خوش آمد گویی به مشتری برای روزهای شلوغ

اگر سرتان شلوغ است و یا در شرکت حضور ندارید و نمی توانید سریعاً به تماس های مشتری پاسخ دهید، می توانید از این سلام و احوالپرسی ها به عنوان مثال استفاده کنید.

سلام، شما به [نام تجاری] تماس گرفتید، ما در حال حاضر قادر به برقراری تماس شما نیستیم اما ما دوست داریم دوباره با شما تماس بگیریم. لطفا بعد از بوق، نام و شماره خود را برای ما بگذارید.

 

سلام، ما در حال حاضر دورکار هستیم. اگر پیغام شما فوری است، می توانید از طریق (آدرس ایمیل) برای ما ایمیل بزنید. در غیر این صورت لطفا بعد از بوق نام و شماره خود را بگذارید و ما با شما تماس خواهیم گرفت.

تنظیم پیام خوش آمدگویی برای مشترکین دفترشما

بعد از خرید سرویس تلفن گویا دفتر شما و هنگام شخصی سازی تنظیمات، اول از همه باید سراغ تنظیمات پیغام خوش آمدگویی بروید، شما این امکان را دارید که با صدای کامیوتر و یا با صدای خودتان این متن را ضبط کنید:

در بخش تنظیمات تلفن گویا با انتخاب گزینه «متن خوان کامپیوتری »میتوانید در کادر مستطیلی متن دلخواه خود را بنویسید تا با تماس با شماره شما این متن در ابتدا شنیده شود.

با کلیک بر روی «خواندن متن» آنچه که تایپ کردید را بشنویدبا استفاده از ویرگول بین کلمات میتوانید کمی مکث در خواندن ایجاد کنید. همینطور می‌توانید روی کلمات اعراب بگذارید تا متن شما را صحیح بخواند و این امکان را دارید که صدای مرد(آرمین) و یا صدای زن(آرمیتا) را انتخاب کنید.

همانطور که گفته شد شما امکان آپلود فایل صوتی را دارید و می‌توانید با صدای خودتان پیام آغازین ایجاد کنید.

اگر مشترک دفترشما هستید برای ما بنویسید که به چه شیوه ای پیام آغازین خود را تلفن گویا ایجاد کرده اید؟