تفاوت‌های فکس اینترنتی و فکس سنتی چیست؟ کدامیک بهتر است؟

مقایسه‌ی بین فکس سنتی و فکس اینترنتی چیزی است که کسب و کارها باید زمانی که به دنبال راهی امن برای ارسال و دریافت اسناد هستند در نظر داشته باشند. هنوز هم موسسات مالی، حقوقی و پزشکی فکس سنتی را ترجیح می‌دهند. اما برای اکثر کسب و کارها فکس اینترنتی انتخاب بهتری است.

هر دو مزایا و معایبی دارند ولی لازم است بررسی کرد که کدام یک بهترین گزینه برای هر کسب و کار است. اما چگونه باید متوجه شد کدامیک برای کسب و کار شما بهتر است؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ می‌دهیم و تفاوت‌های میان فکس اینترنتی و فکس سنتی را بررسی خواهیم کرد. پس تا انتهای مقاله با من همراه باشید.

فکس اینترنتی چیست؟

در دنیای دیجیتال امروزه، این بسیار حائز اهمیت است که در حین مسیر رشد استارتاپ خود با تکنولوژی‌های جدید همراه شوید. با فکس اینترنتی، که با عنوان FoIP (fax over internet protocol) هم شناخته می‌شود، کاربران می‌توانند اسناد را از هر موقعیت مکانی با اتصال به اینترنت ارسال و دریافت کنند. این برای کسانی که از روش فکس سنتی بهره می‌برند تحول آفرین است زیرا ظرفیت ارتباطات را افزایش می‌دهد.

فکس اینترنتی، نیاز به کاغذ، دستگاه فکس و خط تلفن را برطرف کرده است و تمامی اسناد می‌توانند به فایل‌های دیجیتال تبدیل شوند و از طریق اینترنت به روشی امن و قابل اعتماد انتقال یابند. همچنین با عناوینی مثل فکس دیجیتال و فکس آنلاین هم شناخته می‌شود.

در همین رابطه بخوانید: فکس اینترنتی چه ویژگی‌هایی دارد؟

تفاوت‌های فکس اینترنتی و فکس سنتی کدامند؟

از آن جایی که می‌دانید فکس اینترنتی، دیجیتال، الکترونیک و مجازی در اصل یکی هستند، پس با عنوان مقایسه‌ی فکس اینترنتی با فکس سنتی مقاله را پیش خواهیم برد.

عوامل مختلفی هستند که در زمان تصمیم راجع به اینکه کدام یک برای کسب و کارتان استفاده خواهد شد باید در نظر گرفته شوند. در ادامه به تفاوت‌های کلیدی میان فکس اینترنتی و فکس سنتی خواهیم پرداخت.

قیمت انعطاف پذیر

اگر به دنبال قیمتی انعطاف پذیر بر اساس میزان استفاده‌ی خود هستید ممکن است فکس دیجیتال برای شما بهتر باشد. دستگاه‌های فکس هزینه‌های زیادی دارند که هر سال به هزینه‌های آن‌ها اضافه می‌شود. هزینه قطعی قیمتی است که برای ارسال فکس می‌پردازید. این قیمت معمولا بر اساس تعداد فکس‌هایی که ارسال می‌کنید محاسبه می‌شود.

به عبارت دیگر، از آن جایی که در فکس آنلاین فقط باید برای سرویس آنلاین پول بپردازید مقرون به صرفه‌تر است. هزینه‌ی خرید دستگاه فکس را با تعرفه‌ی اکثر سرویس‌ دهنده‌های فکس اینترنتی مقایسه کنید تا به جواب سوالتان در رابطه با قیمت برسید و متوجه شوید فکس اینترنتی انتخاب مقرون به صرفه‌تری است.

انتقال امن اسناد

امنیت عامل مهمی است که باید در زمان انتخاب روش ارسال فکس در نظر گرفته شود. فکس الکترونیک امکاناتی مثل رمزگذاری داده، محافظت به وسیله‌ی رمزعبور و اعتبارسنجی را ارائه می‌دهد ولی از سوی دیگر فکس سنتی فاقد این ویژگی‌ها است.

اگرچه، دست یابی به اسناد کاغذی برای هکرها سخت است. فکس اینترنتی ممکن است مزایایی برای معیارهای امنیتی داشته باشد اما فکس‌های کاغذی فقط در صورتی می‌توانند امن باشند که شما سیاست‌ها و ضوابط درستی در شرکت خود داشته باشید. اگر امنیت دغدغه‌ی مهمی برای شما است نیاز خواهید داشت که مزایا و معایب هر کدام را برای اینکه تصمیم بگیرید کدام بهترین گزینه برای نیازهای شما است در نظر بگیرید.

در همین رابطه بخوانید: آیا سرویس فکس اینترنتی ایمن و قابل اعتماد است؟

یکپارچگی و انسجام

فکس اینترنتی مزایای دیگری هم به همراه دارد. ارائه خدمات مختلف مثل اسکن کردن، ارسال و دریافت اسناد دیجیتال در یک پلتفرم می‌تواند بسیار مفید باشد. همچنین ارتقا یا اضافه کردن ویژگی‌های جدید بدون خرید نرم افزار، سخت افزار و تجهیزات جدید ساده است.

از سوی دیگر، فکس سنتی این یکپارچگی و انسجام را ندارد و در اکثر موارد هر خدمت باید به صورت جداگانه کنترل شود. پس در نتیجه، شما نیاز خواهید داشت منابع بیشتری برای ارتقا سیستم فکس و اطمینان از اینکه به درستی در دستگاه فکس کار می‌کنند صرف کنید.

مدیریت اسناد

بسیاری از کسب و کارها برای رصد تمامی اسنادی که از طریق فکس دریافت می‌کنند به کمک نیاز دارند. ممکن است آن‌ها فکس‌های متعددی در لحظه دریافت کنند و به اسناد مختلف را با یکدیگر اشتباه بگیرند. یک راه برای جلوگیری از این اتفاق این است که برای اسناد خاص دستگاه فکس جداگانه تعیین کرد که بسیار گران تمام می‌شود.

گزینه‌ی دیگر فکس اینترنتی است. با فکس اینترنتی تمام اسناد ورودی و خروجی به شکل الکترونیک هستند. به این معنی است که شما و هر شخصی در دفترکار می‌تواند به آرشیو دیجیتال همه‌ی اسناد دسترسی داشته باشد. به طور خلاصه، فکس دیجیتال در این بخش برنده است.

در همین رابطه بخوانید: ارسال فکس از طریق اینترنت چگونه است؟

چابکی و مقیاس پذیری

کسب و کارها برای موفق شدن باید بتوانند چشم اندازی برای ایجاد تغییرات همیشگی داشته باشند. به این معنی است که اجایل (چابک) باشند یا بتوانند به سرعت و به طرز موثری به تغییرات واکنش نشان دهند. یک راه برای اینکه کسب و کارها چابک‌تر شوند جایگزینی دستگاه فکس با فکس اینترنتی است.

فکس آنلاین مقیاس پذیر است، یعنی می‌تواند به راحتی برای رفع نیازهای استارتاپ‌های در حال رشد سازگار شود. همچنین انطباق پذیر است و می‌تواند تغییرات نیازمندی‌های ارتباطی مدل کسب و کارهای جدید را رفع کند. از طرف دیگر، فکس سنتی در گستردگی و انعطاف پذیر بودن چالش برانگیز است.

پشتیبانی

زمانی که پای انتخاب روش‌های ارسال فکس در میان است داشتن دسترسی به پشتیبانی مشتری با کیفیت می‌تواند تمایز بزرگی ایجاد کند. سرویس‌های فکس اینترنتی معمولا نمایندگانی را برای خدمات مشتری ارائه می‌کنند که می‌توانند شما را برای هر سوال یا مشکلی در هر زمان از روز یاری کنند.

از سوی دیگر، فکس سنتی معمولا پشتیبانی ضعیف‌تری دارد. در اکثر موارد شما مجبور هستید برای خدمات مشتریان به کارخانه سازنده دستگاه فکس متکی شوید. در این صورت، اگر مشکلی پیش بیاید پیدا کردن راه حل زمان‌بر خواهد بود. بنابراین فکس اینترنتی انتخاب بهتری برای داشتن پشتیبانی بهتر است.

اثرات زیست محیطی

در نهایت زمانی که در حال تصمیم گیری بین فکس سنتی و فکس اینترنتی برای کسب و کارتان هستید این موضوع دارای اهمیت است که راجع به اثرات زیست محیطی هر کدام فکر کنید. فکس سنتی از کاغذ، جوهر و دستگاه فکس برای فعالیت استفاده می‌کند.

از سوی دیگر، فکس دیجیتال روشی است که به کاغذ یا مواد فیزیکی دیگری نیازی ندارد. به همین دلیل آن را دوست دار محیط زیست ساخته است و می‌تواند به کسب و کارتان کمک کند میزان انتشار کربن را کاهش دهد. بنابراین، اگر به دنبال راه حلی سازگار با محیط زیست هستید فکس اینترنتی را انتخاب کنید.

با مقایسه‌ی ویژگی‌های فکس سنتی و فکس اینترنتی متوجه شدیم فکس دیجیتال مزایای زیادی دارد که آن را تبدیل به بهترین روش ارسال فکس کرده است. حال وقت این رسیده است که بررسی کنیم چگونه فکس اینترنتی کسب و کار خود را راه اندازی کنیم؟

در همین رابطه بخوانید: خرید دستگاه فکس یا فکس اینترنتی؟ کدام مناسب شما است؟

راه اندازی فکس اینترنتی با دفترشما

اگر به دنبال خرید فکس اینترنتی هستید می‌توانید از سرویس فکس آنلاین دفترشما استفاده کنید.

در این سرویس شما به وسیله‌ی شماره مجازی ثابت اختصاصی خودتان با پیش شماره‌ی تهران فکس می‌فرستید و فکس دریافت می‌کنید. هیچ محدودیتی در تعداد فکس‌ها وجود ندارد و با خرید اشتراک ماهیانه می‌توانید به صورت نامحدود فکس ارسال کنید. همچنین به جز هزینه‌ای که بابت خرید سرویس می‌پردازید هیچ هزینه‌ی مازادی نخواهید پرداخت.

لازم به ذکر است ارسال فکس از طریق پرتال آنلاین دفترشما انجام می‌شود بنابراین از هر دستگاهی که قابلیت اتصال به اینترنت داشته باشد انتقال اسناد امکان پذیر است. فکس‌ها در فرمت PDF منتقل می‌شود و در پنل کاربری خود به آرشیو تمامی آن‌ها دسترسی خواهید داشت. علاوه بر این امکان جستجو میان فکس‌ها بر اساس تاریخ، شماره فرستنده و … وجود دارد و در صورت نیاز می‌توانید فکس‌ها را در ایمیل خود یا همکاران دریافت کنید.

در همین رابطه بخوانید: آموزش راه اندازی مرحله به مرحله فکس اینترنتی دفترشما

شما ترجیح می‌دهید از دستگاه فکس استفاده کنید یا فکس اینترنتی؟