در رقابت فشرده بازار، ارتباط مستقیم، هدفمند و مؤثر با مشتریان به یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت هر کسب‌وکاری تبدیل شده است. با وجود گسترش روش‌های ارتباطی، تماس تلفنی همچنان یکی از قابل اعتمادترین و انسانی‌ترین روش‌های تعامل با مخاطب به شمار می‌رود، به‌خصوص در مواردی که انتقال حس اعتماد، پیگیری و پشتیبانی مطرح است.
در راستای این نیاز کسب و کارها است که دفتر شما، سال‌ها است که سرویس تماس خروجی را برای مشترکین خود و حتی غیرمشترکین ارائه می‌دهد. «تماس خروجی» برقراری ارتباط تلفنی انبوه را حرفه‌ای می‌سازد و آن را به تجربه‌ای دلنشین و اعتمادساز برای مخاطب کسب و کارها ساخته است.
تا پیش از این، مشترکین تلفن ابری (تلفن گویا)، می‌توانستند از طریق پرتال یا اپلیکیشن دفترشما، به‌صورت نامحدود تماس خروجی برقرار کنند؛ از این پس این امکان برای مشترکین منشی مجازی دفترشما نیز فراهم شده است. یعنی سرویس منشی مجازی، امکانی جدید و حرفه‌ای برای شرکت‌ها و استارتاپ‌ها فراهم آورده تا بتوانند بدون استخدام نیروی انسانی یا راه‌اندازی مرکز تماس، تعاملات تلفنی خود را به شیوه‌ای کاملاً حرفه‌ای مدیریت کنند و تماس‌های خروجی را نیز به منشی دورکار بسپارند.
تماس خروجی در کسب‌وکارها چه کاربرد و اهمیتی دارد؟
تماس خروجی به هر نوع تماس تلفنی که از سوی کسب‌وکار با مخاطب یا مشتری برقرار می‌شود اطلاق می‌گردد. این تماس‌ها با اهداف مختلفی برقرار می‌شوند، از جمله می‌توان به بازاریابی مستقیم، نظرسنجی، پیگیری فروش، یادآوری قرارها و جلسات و ارائه خدمات پس از فروش اشاره کرد. تماس خروجی با مخاطبان فعلی و بالقوه، به افزایش نرخ تبدیل، وفاداری مشتریان و در نهایت افزایش درآمد کسب‌وکار منجر می‌شود.
تماس خروجی، سرویسی است که دفتر شما به مشترکین و غیر مشترکین خود ارائه می‌دهد و جزئیات هزینه و نحوه سفارش تماس خروجی را در لینک بخوانید.
برخی از کاربردهای مهم تماس خروجی، به‌ویژه در کسب و کارهای کوچک و متوسط، عبارت است از:
- پیگیری ثبت‌نام‌ها و سفارش‌ها؛
- اجرای کمپین‌های فروش و معرفی محصولات جدید؛
- انجام تماس‌های هپی کال پس از خرید؛
- بررسی رضایت مشتریان و دریافت بازخورد؛
- یادآوری پرداخت‌ها یا تمدید اشتراک‌ها.
پیشنهاد مطالعه: تماس خروجی چیست و چه کاربردی در کسب و کارها دارد؟
تماس خروجی با منشی مجازی دفترشما
در زمستان 1403، دفترشما قابلیت تماس خروجی را به سرویس منشی مجازی خود اضافه کرد. این قابلیت تحولی بزرگ در خدمات منشی دورکار محسوب می‌شود. اکنون مشترکین می‌توانند با همان شماره‌ی ثابت اختصاصی خود، تماس‌هایی را با مشتریان و مخاطبان خود برقرار کنند، بدون آنکه نیاز به تهیه سفارش جداگانه تماس خروجی داشته باشند.
نکته مهم این است که تماس‌ها توسط منشی‌های آموزش‌دیده و حرفه‌ای دفترشما انجام می‌شود و شما می‌توانید از طریق پرتال اختصاصی، به طور دقیق مشخص کنید که تماس در چه زمینه‌ای باشد، چه پیامی منتقل شود و حتی چه سوالاتی از طرف مخاطب پاسخ داده شود.
حتی می‌توانید در دستورالعمل، یک شرایط کلی برای برقراری تماس خروجی تعیین کنید. به عنوان مثال: از منشی بخواهید، در صورت انتقال تماس به شما یا همکارتان و عدم پاسخ‌گویی شما، در زمان مشخصی با مخاطب تماس بگیرد و تماس را به شما انتقال دهد. یعنی بدون اینکه هزینه استخدام منشی و مسائل جانبی آن شما را درگیر کند، یک منشی حرفه‌ای تماس‌های ورودی و خروجی شما را مدیریت می‌کند.
مزایای برقراری تماس خروجی با منشی مجازی
قابلیت تماس خروجی در سرویس منشی مجازی دفترشما دارای ویژگی‌های متمایزی است که آن را از سایر روش‌های تماس متمایز می‌کند:
استفاده از شماره ثابت اختصاصی
تماس‌های تلفنی از طریق شماره ثابت اختصاصی که شما برای سرویس منشی در اختیار دارید، انجام می‌شود. این موضوع باعث ایجاد حس اعتماد در مشتریان و تصویری حرفه‌ای می‌شود و اگر مشتری تمایل به تماس مجدد داشته باشد، می‌تواند همان شماره را شماره‌گیری کند.
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با اپلیکیشن تماس خروجی دفتر شما
رعایت دقیق دستورالعمل‌ها
دستورالعمل هر تماس را به صورت دقیق در پرتال دفتر شما تعریف می‌کنید. منشی‌ها بر اساس این دستورالعمل تماس می‌گیرند و محتوای تماس کاملاً با هدف شما همسو خواهد بود. همچنین این مکالمات به صورت کامل ضبط می‌شود و در بخش «گزارش تماس‌ها» در اختیار شما قرار می‌گیرد.
گزارش‌دهی کامل و دقیق
تمام تماس‌های خروجی انجام شده در بخش «گزارش منشی» و «گزارش تماس‌ها» در پرتال شما ثبت می‌شوند. این گزارش‌ها شامل جزئیات زمان تماس، وضعیت تماس (پاسخ داده شده یا بی‌پاسخ)، فایل ضبط‌شده مکالمه و سایر اطلاعات کاربردی که موردنیاز شما بوده است، هستند.
ضبط تماس‌های خروجی منشی
تماس‌های خروجی نیز همانند تماس‌های ورودی ضبط می‌شوند و شما می‌توانید فایل ضبط شده تماس‌ها را در پرتال بشنوید، بررسی کنید و نکاتی را به دستورالعمل اضافه کنید.
نحوه استفاده و فعالسازی تماس خروجی در سرویس منشی مجازی
فعالسازی قابلیت تماس خروجی در سرویس منشی مجازی بسیار ساده و تنها با چند کلیک انجام می‌شود:
- وارد پرتال دفتر شما شوید و به بخش «سرویس منشی مجازی» بروید.
- در بخش «تنظیمات خط» وارد قسمت «منشی» شوید.
- گزینه «تماس خروجی» را فعال و سبزرنگ کنید.
- حالا به بخش «دستورالعمل منشی» بروید. دستورالعمل تماس را وارد کرده و فایل یا متن سناریوی تماس را آپلود کنید.
- لیست مخاطبان (شماره تماس‌ها) را وارد کرده یا ارسال نمایید.
- پس از انجام تماس‌ها، گزارش‌ها به‌صورت لحظه‌ای در پرتال قابل مشاهده خواهد بود.
برای اطلاع از قیمت این سرویس و همچنین هماهنگی بیشتر، توصیه می‌کنیم با کارشناسان دفترشما تماس بگیرید و سپس اطلاعات لازم را در بخش دستورالعمل ثبت کنید.
نکاتی برای بهره‌برداری بهتر از سرویس تماس خروجی
- سعی کنید دستورالعمل‌های تماس را به‌صورت دقیق، شفاف و شخصی‌سازی‌شده برای هر مخاطب یا گروه مخاطب تنظیم کنید.
- در صورت داشتن کمپین خاص، سناریوی تماس را بر اساس اهداف فروش یا بازاریابی طراحی کنید.
- از فیلترهای گزارش تماس استفاده کنید تا تماس‌های موفق، ناموفق یا لازم به پیگیری را دسته‌بندی نمایید.
- از قابلیت ضبط تماس برای ارزیابی کیفیت مکالمات و آموزش استفاده کنید.
قابلیت تماس خروجی در سرویس منشی مجازی دفترشما، راهکاری هوشمند و مقرون‌به‌صرفه برای ارتباط تلفنی انبوه اما هدفمند با مشتریان است. بدون نیاز به استخدام نیروی انسانی یا صرف هزینه‌های بالا، می‌توانید تماس‌های خروجی مهم و تأثیرگذار کسب‌وکارتان را به منشی‌های حرفه‌ای دفترشما بسپارید.
این سرویس به شما امکان می‌دهد تا از طریق شماره ثابت اختصاصی کسب و کارتان، با مشتریان در ارتباط باشید، گزارش‌های کامل دریافت کنید و بر اساس بازخوردها، تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشید.
پیشنهاد می‌کنیم، همین حالا وارد پرتال دفتر شما شوید و قابلیت تماس خروجی را فعال کنید تا ارتباط حرفه‌ای و مستمر با مشتریان‌تان را آغاز کنید. در صورت نیاز به مشاوره، با کارشناسان دفترشما تماس بگیرید.
