مراکز درمانی اعم از بیمارستان‌ها، کلینیک، مطب و مرکز مشاوره روان‌شناسی نیازمند یک راه ارتباطی قوی با بیماران هستند. از فرآیند نوبت‌دهی پزشکان گرفته تا بررسی وضعیت بیمار و ارائه مشاوره تلفنی، همه این مراحل نیازمند مدیریت صحیح برقراری ارتباط با بیمار است. به همین دلیل بیمارستان‌ها و کلینیک‌های درمانی تمایل به راه‌اندازی مرکز تلفن برای مجموعه خود و استفاده از مزایای مرکز تماس دارند؛ اخیرا راهکار مدیریت تماسها توسط مرکز تلفن ابری مورد توجه کسب و کارهای مختلف و همچنین پزشکان قرار گرفته است.
در این مقاله نشان می‌دهیم که چگونه می‌توان با راه اندازی یک مرکز تلفن ابری به فرآیند درمان و پذیرش بیماران کمک کرد و مزایای مرکز تلفن ابری برای پزشکان شامل چه مواردی است.
یک: منشی دورکار مجرب برای نوبت دهی دارید
پزشکان، بعد از مدتی که مطب خود را راه اندازی می‌کنند، تعداد مراجعه‌کنندگان و تماسهایشان برای گرفتن وقت نیز افزایش می‌یابد. به طوری که منشی مطب دیگر قادر نیست تماسهای بیماران را به بهترین شیوه پاسخ دهد. اصولا بیمارستان‌ها و کلینیک‌ها جزو آن دسته از مراکزی هستند که روزانه تماسهای ورودی و خروجی زیادی دارند. در این شرایط طبیعی است اولین گزینه‌ای که به ذهن هر کسی می‌رسد استخدام منشی‌های بیشتر است.
اما کیست که نداند پیدا کردن و استخدام منشی دورکار کاربلد و مسئولیت پذیر چه کار دشوار و پردردسری است. به جای استخدام منشی، ما راهکار مدرن تر، بسیار ساده‌تر و کم‌هزینه‌تری برای پزشکان داریم: سرویس منشی مجازی که در واقع از خدمات اصلی یک مرکز تلفن ابری است.
سرویس منشی مجازی شامل یک یا چند منشی باتجربه و حرفه‌ای است که بدون حضور در مطب شما و دورکار تماسهای بیماران شما را پاسخ می‌دهند، اطلاعات مورد نیازشان را به آنها می‌دهند و نوبتشان را در سامانه نوبت دهی آنلاین برای شما ثبت می‌کنند.
بنابراین خرید سرویس منشی مجازی مانند این است که یک تیم از منشی های حرفه‌ای و باتجربه دارید، اما نیاز نیست با هیچ فرد جدیدی سر و کله بزنید. شما به طبابت خود مشغولید و منشی‌هایتان در مرکز تلفن ابری «دفترشما» به پاسخگویی به تماسهای بیماران شما مشغولند!
پیشنهاد مطالعه: راهکار دفتر شما برای مطب و کلینیک‌ها
دو: مطبی آرام و به دور از سروصدای تلفن
زنگ خوردن پشت سر هم تلفن مطب می‌تواند هم برای بیماران آزاردهنده باشد و آنها را کلافه کند و هم مانع از تمرکز منشی و دستیار داخل مطب باشد. با سرویس منشی مجازی، تمامی تماسهای مطب شما در مکان دیگری پاسخ داده می‌شوند و منشی داخل مطب نیز می‌تواند با آرامش و تمرکز بیشتری به امور داخل مطب رسیدگی کند.
سه: نوبت دهی پزشکان در هر ساعت از شبانه روز
منشی‌های دورکار دفترشما از ساعت 8:15 الی 21 پاسخگوی تماسهای بیماران هستند. در واقع بدون وقفه نزدیک به 15 ساعت به تماسها پاسخ می‌دهند. اما در روزهای تعطیل و شب‌ها هم می‌توانید تلفن ابری خود را به صورتی تنظیم کنید که تماس به شماره همراه شما یا یکی از همکارانتان وصل شود و یا اینکه تماس گیرنده به صندوق صوتی هدایت شود و بتواند پیامش ضبط شود.
ساعات کار طولانی منشی دورکار و امکان پاسخگویی تلفنی در هر زمان از مزایای مهم استفاده از مرکز تلفن ابری برای پزشکان است.
چهار:بیمار پشت خط نمی‌ماند
در سرویس‌های عادی منشی مجازی همواره تا دو تماس همزمان توسط منشی‌ها پاسخ داده خواهند شد. اما شما این امکان را دارید که درخواست بدهید تا 5 منشی همزمان پاسخگوی تماس باشند و به این شیوه بیماران پشت خط نماند. حتی در صورتی که حجم بسیار بالایی از تماس همزمان دارید می‌تواند مشخص کنید که در صورتی که تمام منشی‌ها مشغول پاسخگویی هستند تماس به شماره‌های دیگری که شما مشخص می‌کنید، انتقال پیدا کند. همچنین امکان تعریف صف تماس با اعلام موقعیت در صف به تماس‌گیرنده هم وجود دارد، تا هیچ تماسی از دست نرود.
پنج: تلفن گویا برای نوبت دهی بیماران
شما می‌توانید با استفاده از تلفن گویا و تنظیم منو و تعریف داخلی‌های متعدد برای همکاران یا واحدهای مختلف کلینیک، تماس گیرنده را به بخش موردنظرش هدایت کنید تا در رابطه با موارد مختلف مثل اطلاعات پزشکی، ساعات کار و … برای بیمار پیغام ضبط شده پخش شود و در صورت نیاز به همکار واحد مربوطه، تماس انتقال یابد.
همچنین می‌توانید در مواردی او را به صندوق صوتی هدایت کنید تا پیغام خود را بگذارد و در زمان مناسب، منشی با بیمار تماس بگیرد. در واقع امکانات تلفن گویا که یک سانترال مجازی است و نیازی به داشتن سخت افزار، نرم افزار و سیم کشی ندارد می‌تواند برای پاسخگویی به تماسهای بیمار کارآمد باشد.
تلفن ابری و منشی دورکار چطور به مدیریت نوبت دهی پزشکان کمک می‌کند؟
با توجه به مزایایی که ذکر شد، احتمالا پرسشهایی در رابطه با شیوه‌ی مدیریت تماسها برایتان پیش آمده است در اینجا به تعدادی از پرسشهای متداول پزشکان درباره این سرویس پاسخ می‌دهیم:
منشی اطلاعات مورد نیاز برای پاسخگویی به پرسشهای بیماران را چگونه کسب می‌کند؟
پس از خرید سرویس منشی مجازی، که تنها ۵ دقیقه زمان می‌برد، شما وارد پنل کاربری آنلاین خود می‌شوید و دستورالعمل منشی خود را برای او تعریف می‌کنید. این دستورالعمل از بخشهای مختلفی تشکیل شده: از جمله اینکه منشی تماس را با چه جملاتی پاسخ دهد، اطلاعاتی که منشی باید از تماس گیرندگان بپرسد، پرسشهای متداول تماس گیرندگان به همراه پاسخشان، چه زمانی تماس را به چه شماره‌ای انتقال داده شود (دایورت تماس).
منشی نوبت دهی پزشکان را چگونه تعیین می‌کند؟
منشی‌ها نوبتهای بیماران را در سامانه آنلاین نوبت دهی اینترنتی ثبت می‌کنند و شما یا منشی مطبتان با مراجعه به سامانه می‌توانید از نوبتها مطلع شوید.
اگر چند نفر همزمان با هم تماس بگیرند، چه اتفاقی می‌افتد؟
نکته جالب اینکه اگر چند نفر همزمان با شماره شما تماس بگیرند، با بوق اشغال روبه‌رو نمی‌شوند، بلکه تماسها میان اپراتورهای مرکز تماس «دفترشما» تقسیم می‌شود.
نمونه تنظیمات پرتال آنلاین سرویس منشی مجازی «دفترشما»
شماره و پیام خوش آمدگویی پرتال دفترشما
شخصی‌سازی پیام خوش آمدگویی تلفن گویا
پیام خوش آمدگویی جملاتی است که پزشک می‌خواهد منشی‌ها تماسها را با آن پاسخ دهند. همان گونه که در تصویر بالا می‌بینید، پزشک موردنظر پیامد خوشامدگویی خود را مطابق با متن دلخواهش تعریف کرده است.
تکمیل بخش نکته به منشی
در این قسمت، هر اطلاعاتی که پزشک فکر کند منشی‌ها نیاز دارند بدانند را تایپ می‌کند. در این مورد، پزشک درباره تخصص خود، حق ویزیت و غیره اطلاعاتی را برای منشی شرح داده است.
تکمیل بخش پاسخ و پرسش در دستورالعمل منشی
در این قسمت پزشک پرسشهای متداول تماس گیرندگان، و یا پرسشهایی را که منشی باید بپرسد و مطابق با پاسخ تماس گیرنده اقدام متناسب انجام دهد را تایپ می‌کند.
گرفتن اطلاعات پرتال دفترشما
در این قسمت از پرتال آنلاین، این پزشک پرسش دیگری را با جواب‌های محتمل آن و اقدامات متناسب با هر جواب را برای منشی تعریف کرده است.
دریافت و ارسال فکس
علاوه بر سرویس منشی مجازی و تلفن گویا، با خرید خط تلفن ثابت از دفترشما، می‌توانید فکس آنلاین (فکس اینترنتی) روی خط خود فعال کنید و پرونده بیماران یا نتایج آزمایش‌ها را به صورت فایل از طریق فکس دریافت یا ارسال کنید.
نتیجه گیری
پزشکانی که حجم بالایی از تماس دارند برای کیفیت بهتر پاسخگویی می‌توانند از مرکز تلفن ابری استفاده کنند. از طرفی پزشکانی هم که تعداد تماسهایشان در طول روز زیاد است، نیازی نیست برای پاسخگویی به تماسهای بیمارانشان و نوبت دهی به آنها متحمل دردسر و هزینه استخدام منشی شوند. تنها کافی است با تخمین تعداد تماسها، یکی از بسته‌های سرویس منشی مجازی «دفترشما» را انتخاب کنند. ضمن اینکه سرویس تلفن گویا هم امکانات گسترده ای در اختیارتان قرار می‌دهد.
مرکز تلفن ابری دفتر شما یا دفتر کار مجازی مجموعه‌ای از خدمات مثل شماره مجازی ایران با تلفن گویا، منشی مجازی و فکس اینترنتی است که جایگزین یا مکمل مطب سنتی است و ارتباط شما با بیماران را به خصوص در فرایند نوبت دهی تسهیل می‌کند.
برای همین پیشنهاد می‌کنیم از این پس از مرکز تلفن ابری برای مدیریت تماسهای بیماران استفاده کنید. شما می‌توانید در ابتدا دو هفته به صورت رایگان این سرویس‌ها را امتحان کنید و پس از آن در صورت پسند به جمع مشترکین تلفن ابری بپیوندید.
