به لطف وجود ابزارهای آنلاین این روزها راه اندازی کسب و کار آسان‌تر شده است، کاربران انتظار دارند به هر چیزی دسترسی آسان داشته باشند. مثلا اگر قصد داشته باشید کسی را در کسب و کارتان استخدام کنید، برای این کار وبسایت خودتان یا پلتفرم‌های استخدامی را در اختیار دارید. تکنولوژی امروزه به شما اجازه می‌دهد اکثر کارها را در کسری از ثانیه انجام دهید.
از طرفی، تکنولوژی به سرعت در جریان است و از طرفی دیگر، نیازهای کسب و کارها در حال تغییر است.
کسب و کارهای مختلف نیازهای مختلفی هم دارند. اما همه‌ی این نیازها یک نقطه تلاقی دارند که آن رشد و بهترین پشتیبانی از مشتری است. در واقع همه‌ی تلاش‌ها و کمپین‌های بازاریابی برای مشتری است.
توجه کردن به مشتری به این معنی است که شما باید در 24 ساعت روز در دسترس باشید، که انجام این کار چه در سازمان‌های کوچک و چه بزرگ کمی دشوار است. سیستم تلفن ابری به شرکت‌های کوچک کمک می‌کند با این مشکل مقابله کنند.
تلفن کلود چیست؟
سیستم تلفن کلود یک سرویس تلفن است که با استفاده از اینترنت کار می‌کند. همچنین با عنوان‌هایی مثل سیستم تلفن اینترنتی مخابرات، خط تلفن مجازی، سانترال ابری و ویپ هم شناخته می‌شود.
به زبان ساده‌تر، یعنی مجموعه‌ای از ویژگی‌های تلفن ترکیب شود که در قالب اینترنت استفاده شود و بدون نیاز به تلفن قابلیت برقراری تماس وجود داشته باشد. هدف اصلی استفاده از سیستم تلفن کلود به عنوان جایگزین سیستم سنتی خط ثابت تلفن، تاثیرگذاری آن است. اطلاعات در سروری امن نگهداری می‌شوند که از طریق اینترنت به راحتی قابل دسترس هستند.
تلفن ابری ارزان‌تر است و اطلاعات را به صورت دیجیتالی ذخیره می‌کند. همچنین می‌توانید شماره تلفن‌های کسب و کارتان را به سرعت در سیستم تلفن کلود ادغام کنید. این ویژگی‌ها کنترل تماس‌ها را راحت‌تر و استفاده را حرفه‌ای‌تر می‌کند. دیگر مجبور نیستید برای داشتن صندوق صوتی از دستگاه پیام‌گیر استفاده کنید، قبض‌های گران تلفن را پرداخت کنید یا با سیم‌های تلفن سر و کله بزنید. این به تدریج عملکرد کسب و کار را نیز بهبود می‌دهد.
چرا کسب و کارها باید تلفن کلود را جایگزین تلفن ثابت سنتی کنند؟
دلایل و مزایای محتلفی وجود دارد که چرا بهتر است از تلفن ابری استفاده کنیم.
مقرون به صرفه
سرویس تلفن ابری هزینه‌ی کمتری نسبت به تلفن ثابت و خرید دستگاه سانترال دارد. در واقع با قیمتی کم صاحب یک خط تلفن اینترنتی خواهید شد.
راه اندازی آسان
این سیستم بر خلاف دستگاه سانترال که برای نصب نیاز به فردی متخصص و سیم کشی‌های پیچیده دارد در عرض 5 دقیقه راه اندازی می‌شود. در ضمن استفاده از آن بسیار سریع و راحت است.
ذخیره‌ی زمان
اگر کارکنان خود را به جای استفاده از خط تلفن ثابت سنتی با تلفن کلود مدیریت کنید، بر خلاف شماره تلفن‌های سنتی نیاز به نگهداری و مراقبت ندارند و بدون سیم کشی مقداری از فضا ذخیره می‌شود. استفاده از این ساز و کار می‌تواند زمان زیادی از شما ذخیره کند و دیگر دردسرهای سیم کشی و نصب تلفن ثابت را ندارید.
به هر جایی که می‌خواهید نقل مکان کنید
سیستم تلفن کلود قابلیت دورکاری با اعضای تیم را دارد. با تلفن ثابت اگر قصد جابجایی دفتر شرکت را داشتید باید خط تلفن را هم عوض می‌کردید ولی با تلفن اینترنتی دفترتان هر جای ایران که باشد خط مجازی شما قابل استفاده است. لازم به ذکر است می‌توانید شماره تلفن مجازی را بر روی تلفن همراهتان دایورت کنید و حتی اگر در دفترکار حضور ندارید پاسخگوی مشتریان باشید.
پیشرفته‌تر از سیستم تلفن ثابت سنتی
امروزه همه چیز راجع به امکانات است و سانترال مجازی ویژگی‌هایی که یک شرکت به آن نیاز دارد را دارا است. با سرویس تلفن ابری، می‌توانید از امکاناتی مثل تماس ورودی و خروجی، صندوق صوتی، ایجاد صف انتظار، فکس اینترنتی، گزارش تماس‌های لحظه‌ای، تعریف نامحدود داخلی و تلفن گویا برای شرکت استفاده کنید. پس از فرصت استفاده کنید و 15 روز به صورت آزمایشی از تلفن کلود دفترشما استفاده کنید.
تلفن ابری چه ویژگی‌هایی دارد؟
همزمان مدیریت و تقسیم تماس‌ها بین اعضای تیم فقط با چند کلیک در پرتال امکان پذیر است. تماس‌ها را به کارمند یا بخش مربوطه منتقل می‌کنید که این کار باعث می‌شود مدیریت تماس‌ها تاثیرگذارتر و با سرعت بیشتری صورت بگیرد.
ایجاد کنفرانس تلفنی با تماس‌های در جریان
با استفاده از تلفن کلود، به راحتی می‌توانید 32 تماس همزمان داشته باشید. با داشتن اتصال بهتر هیچ چیز نمی‌تواند مانع پاسخگویی شما شود.
صف تماس مشتریان
تصور کنید فقط به خاطر اینکه مشغول پاسخگویی به تماس مشتری دیگری هستید تماس مهم دیگری را از دست بدهید. با ویژگی صف انتظار می‌توان تماس‌های بعدی را در صف پاسخگویی قرار داد و حتی تماس‌های مهم‌تر را زودتر پاسخ دهید. پیشنهاد می‌کنم برای انتظار نکشیدن مشتری در صف، تماس‌ها را به کارکنان مربوطه دایورت کنید.
مدیریت تماس‌ها
نیازی به نگرانی برای آنالیز و نظارت بر تماس‌ها نیست چون می‌توانید گزارش لحظه‌ای را از طریق پرتال دفترشما یا به صورت پیامک در اختیار داشته باشید.
با یک خط تلفن کسب و کارتان را رشد دهید
نمی‌توانیم اهمیت داشتن خط تلفن با پیش شماره‌ی تهران برای اعتبار بخشی به کسب و کار و جذب مشتریان موجود در پایتخت را منکر شویم. با خط تلفن مجازی دفترشما می‌توانید با پیش شماره‌های 2،7 و 9 شماره‌ی تهران تهیه کنید. این به شما کمک می‌کند که به بازار تهران ورود کنید و مشتریان هم راحت‌تر به شما اعتماد کنند.
دایورت تماس‌ها
می‌توانید تماس‌ها را در کسری از ثانیه به صورت اتوماتیک به کارمند مربوطه در شرکت دایورت کنید که این سرعت پاسخگویی به تماس‌ها را بالا می‌برد.
همیشه پاسخگو باشید
با ویژگی صندوق صوتی در زمان‌هایی که قادر به پاسخگویی نیستید می‌توانید پیام‌‌های صوتی ضبط شده‌ی مشتریان را بعدا گوش دهید و در صورت نیاز با آن‌ها تماس بگیرید. برای دریافت انتقادات و پیشنهادات راجع به کسب و کارتان هم صندوق صوتی یکی از بهترین گزینه‌ها است.
سرگرم کردن مشتری هنگام انتظار
زمانی که یک مشتری مهم سوالی چالش برانگیز از شما بپرسید چه واکنشی نشان می‌دهید؟
حال فرض کنید پاسخ سوالش را نمی‌دانید و باید از همکاران سوال کنید و از او درخواست می‌کنید چند دقیقه پشت خط منتظر بماند. برای اینکه انتظار کشیدن برای مشتری راحت‌تر شود یک آوای انتظار برای او پخش کنید. البته سعی کنید موسیقی‌هایی را انتخاب کنید که تکراری نباشند و برای مشتریان شما لذت بخش باشد. هنگام انتخاب موسیقی پرسونای مشتریان خود را در نظر داشته باشید.
در پرتال دفترشما می‌توانید فایل موسیقی مورد نظرتان را آپلود کنید و با چند کلیک ساده آوای انتظار خط تلفن را تغییر دهید.
چگونه سیستم تلفن کلود برای کسب و کارها کاربردی است؟
برخی افراد فکر می‌کنند راه اندازی تلفن کلود فقط برای کسب و کارهای بزرگ سودمند است. اما به باور من این گونه نیست. اینکه شما 5 میلیون مشتری داشته باشید یا 500 تا اهمیتی ندارد، هر مشتری به نوبه‌ی خود دارای اهمیت است. باید سعی کنید به نیازهای تمام مشتریان توجه داشته باشید.
در ادامه دلایلی که چرا تلفن ابری می‌تواند برای کسب و کارتان سودمند باشد آورده‌ام:
با امکانات زیادی نظیر فکس آنلاین، تلفن گویا و … که با خرید یک خط مجازی فراهم شده است پس به دیده شدن کسب و کارتان کمک می‌کند و مفید است.
تلفن کلود به شما استقلال و آزادی عمل می‌دهد و بهترین راه حل است، که راه اندازی بسیار سریعی دارد و به دستگاه سانترال، تلفن ثابت و سیم کشی هم نیازی ندارد. پس اگر بودجه و زمان کمی دارید تلفن ابری می‌تواند بهترین گزینه باشد. بودجه‌ای که قرار است برای خرید دستگاه سانترال صرف کنید در امور بازاریابی آنلاین یا آفلاین شرکت هزینه کنید و درآمدتان را افزایش دهید.
تلفن کلود ترکیبی از بهترین ویژگی‌ها را ایجاد کرده که در کنار انعطاف پذیری و کارآمد بودن به موقعیت مکانی وابستگی ندارد و این‌ها از الزامات راه اندازی یک کسب و کار موفق است. به طور خلاصه سیستم تلفن ابری برای کسب و کارهای کوچک کارایی بالایی دارد.
برای انتخاب تلفن ابری چه معیارهایی را باید در نظر بگیریم؟
مزایای مختلفی در سیستم تلفن ابری وجود دارد، اما چگونه می‌توانیم تصمیم بگیریم به کدام نیاز داریم و کدام در کسب و کارمان کارایی دارد.
قبل از خرید تلفن ابری مناسب، باید جنبه‌های مختلفی را در نظر بگیرید. این جنبه‌ها شامل اندازه‌ی شرکت، نیازهای دقیق و مقدار بودجه‌ای که تمایل دارید بپردازید می‌شود. توصیه می‌شود در ابتدا در بازار تحقیق کنید و سپس بهترین سرویس دهنده‌ی خوشنام را انتخاب کنید. انتخاب‌های مختلفی وجود دارد که دفترشما با فعالیت از سال 92 یکی از اولین‌ها در خدمات دفترکار مجازی است.
تلفن ابری می‌تواند برای کسب و کار شما چه کاربردی داشته باشد؟
