با وجود فراگیر شدن تکنولوژی و فضای مجازی، این روزها راه اندازی کسب و کار نسبت به گذشته آسان‌تر شده است. اما تکنولوژی چگونه می‌تواند به کمک کسب و کارمان بیاید؟ دفتر کار مجازی چیست و چه کاربردی برای مشاغل دارد ؟
بارزترین مثال استفاده از اینستاگرام توسط کسب و کارها برای برندینگ و فروش محصولات است که به هزینه‌ی بالایی نیاز ندارد و هر کس که محتوای بهتری تولید کند درآمد بیشتری خواهد داشت. مثال دیگر ابزارهای شرکت گوگل است که از موتور جستجو گرفته تا گوگل آنالیتیکس و گوگل ادز که برای آنالیز کسب و کار و معرفی استفاده می‌شوند. دفترشما از سال 1392 به عنوان شرکتی دانش بنیان با هدف کمک به کسب و کارها و کاهش هزینه‌های آن‌ها برای اجاره‌ی دفترکار، استخدام نیروی پشتیبانی و خرید تجهیزات اداری نظیر دستگاه سانترال فعالیت خود را آغاز کرد.
در واقع سعی کردیم ابزارهایی برای که برای ارتباط کسب و کار با مشتری لازم است ایجاد کنیم از همین رو با تلفن گویا و منشی مجازی کارمان را شروع کردیم و پس از مدتی فکس اینترنتی، مرکز تماس، تلفن ابری و سانترال مجازی را راه اندازی کردیم.
برای راحت‌تر کردن استفاده از سرویس و شخصی سازی کردن سرویس‌ها نرم افزار آنلاین اختصاصی خودمان را طراحی کردیم.
در زمان شیوع کرونا فقدان ابزارهای آنلاین برای پیش رفتن کارها به صورت دورکار بیشتر احساس می‌شد. تیم ما از اسفند 98 به صورت دورکار فعالیت خود را ادامه داد که تا به امروز اعضای تیم در سراسر کشور با ما همکاری می‌کنند. ابزارهای ما علاوه بر رفع نیاز ارتباط با مشتری برای ارتباط داخلی با اعضای تیم هم کارآمد است. در این 8 سال کسب و کارهای بزرگی اعم از یکتانت، ایرانیکارت، آژانس دیجیتال مارکتینگ راتین و جشنواره‌ی وب و موبایل ایران از خدمات ما استفاده کردند و به بیش از 15000 مشتری سرویس ارائه کردیم.
دفترشما چگونه می‌تواند در مسیر پر چالش کارآفرینی و اداره‌ی کسب و کار شما را همراهی کند؟ آیا استفاده از این ابزارها در کاهش هزینه‌های کسب و کار موثر است؟
برای پاسخ به این سوالات اول یک چای برای خود بریزید سپس تا انتهای مقاله من را همراهی کنید.
تلفن گویا
قطعا در هنگام تماس با شرکت‌های مختلف با صدای ضبط شده‌ای که بخش‌های مختلف شرکت را برای ارتباط معرفی می‌کند مواجه شده اید. تلفن گویا سرویسی است که ما فقط با استفاده از شماره ثابت اختصاصی مجازی برای شما راه اندازی می‌کنیم. در این خطوط امکان دایورت بر روی شماره تلفن ثابت دیگر یا تلفن همراه هم وجود دارد. در ساعاتی که سیستم پاسخگویی به مشتریان کسب و کارتان فعالیت ندارد با فعال کردن صندوق صوتی مشتریان می‌توانند پیغام صوتی خود را قرار دهند و سپس به آن‌ها گوش کنید.
سانترال مجازی
با توجه به اینکه هزینه‌ی خرید دستگاه سانترال بالا است و راه اندازی و نگهداری آن هم نیاز به فردی متخصص دارد تیم دفترشما سرویس سانترال ابری را ایجاد کرده که امکانات دستگاه سانترال را به صورت آنلاین و با قیمتی مقرون به صرفه در اختیارتان قرار می‌دهد. با سانترال می‌توان منوی دلخواه با پیام خوش آمدگویی و داخلی ایجاد کرد. برای تعریف داخلی برخلاف دستگاه‌های سانترال هیچ محدودیتی وجود ندارد و به تعداد کارکنان کسب و کار می‌توانید ایجاد کنید. حتی می‌توان نسبت به ساعات فعالیت شرکت منوهای مختلفی را ایجاد کرد. بر فرض مثال در ساعات اداری داخلی‌های ارتباط با همه‌ی کارکنان در دسترس باشد ولی بعد از ساعات اداری فقط امکان ارتباط با پشتیبانی میسر باشد.
وصل شدن به داخلی‌ها از طریق دایورت خط انجام می‌شود. برای سرگرم کردن مشتری در زمان انتظار می‌توانید از آواهای انتظار موجود استفاده کنید و یا فایل موسیقی مورد نظر خود را در پنل بارگذاری کنید. برای راهنمای تلفن گویا می‌توانید از صدای پیش فرض موجود استفاده کنید و یا صدای مورد نظرتان را در پرتال بارگذاری کنید. هر تغییراتی که بر روی منوی شما ایجاد شود راهنمای صوتی به صورت اتوماتیک آپدیت می‌شود. لازم به ذکر است همه‌ی این امکانات و ویژگی‌ها از طریق نرم افزار آنلاین دفترشما و در عرض چند دقیقه قابل انجام است.
فکس اینترنتی
شاید امروزه فکس توسط برخی شرکت‌ها استفاده نشود ولی هنوز بعضی از سازمان‌های دولتی و خصوصی برای تبادل اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای ارسال و دریافت فکس نیاز است یک دستگاه فکس خریداری شود و سپس به خط تلفن ثابت وصل شود. ولی آیا بدون نیاز به دستگاه این کار شدنی است؟
سامانه‌ی آنلاین فکس اینترنتی راهکاری جایگزین برای کاهش هزینه و بالا بردن سرعت در ارسال فکس است. تنها با خرید یک خط تلفن مجازی قادر خواهید بود فکس را به صورت فایل PDF در پرتال دفترشما بارگذاری کنید. این گونه با مصرف نکردن کاغذ به محیط زیست هم کمک کرده‌اید. در تعداد فکس‌های ارسالی هیچ گونه محدودیتی وجود ندارد و با یک بار خرید سرویس به هر میزان که دوست داشتید فکس ارسال می‌کنید. در پنلی که ما ایجاد کردیم به تمام فکس‌های ارسالی و دریافتی دسترسی خواهید داشت و حتی امکان دریافت فکس‌ها در ایمیل خود و همکارانتان هم وجود دارد.
مرکز تماس
راه اندازی مرکز تماس علاوه بر فضا و تجهیزات به نیروی متخصص هم نیاز دارد. با خرید سرویس مرکز تماس تماس‌های ورودی و خروجی را مدیریت می‌کنید و با آنالیز تماس‌های کارکنان کیفیت کال سنتر خود را بهبود می‌بخشید. به صورت همزمان قادر خواهید بود به 32 تماس همزمان پاسخ دهید که با این وجود هیچ تماسی از دست نخواهد رفت و به تمام مشتریان پاسخ می‌دهید.
منشی مجازی
پاسخگویی درست و پشتیبانی قوی یکی از عوامل تاثیرگذار برای انتخاب شما توسط مشتری در میان رقبا است. شکل دادن تصویری جذاب از برندتان برای مشتری ساده نیست و نیاز به کارشناسان پشتیبانی مشتری با تجربه‌ی بالا و توانایی جذب مشتری دارد. استخدام نیرو نه تنها برای شرکت‌ها آسان نیست بلکه انرژی و هزینه‌ی زیادی هم می‌گیرد. پس به ی یک اپراتور دورکار حرفه‌ای که در کمترین زمان تماس‌ها را پاسخ می‌دهد و اعتماد مشتری را نسبت به برند شما جلب می‌کند نیاز خواهید داشت. از همین رو با استفاده از سرویس منشی مجازی دفترشما ما اپراتورهای متخصص‌مان را در اختیار شما قرار خواهیم داد که به میزان دقایق مصرفی مورد نیازتان هزینه پرداخت کنید.
منشی‌ها علاوه بر پاسخگویی تماس‌ها، امور دفتری نظیر ارسال فکس، نظرسنجی از مشتری و … را برای شما انجام می‌دهند. فقط کافی است اطلاعات مورد نیاز را در پرتال برای برای پاسخگویی اپراتورها تعریف کنید و آن‌ها طبق دستورالعمل پشتیبانی را به بهترین نحو انجام می‌دهند.
تلفن ابری
فرض کنید برای ارتباط مشتریان با شما کلی هزینه و تبلیغات کرده‌اید و شماره تلفن خود را بر روی کارت‌های ویزیت و بروشورهای مختلف چاپ کرده‌اید. موعد تحویل دفتر شرکت به پایان می‌رسد و صاحب ملک به هر دلیلی حاضر به تمدید قرار داد اجاره نیست. تکلیف چیست؟ پس آن همه هزینه برای معرفی شماره تلفن چه می‌شود؟
به دلیل وجود دردسرهای مختلف خط تلفن ثابت اعم از سیم کشی، جابجایی و … به نظر می‌رسد تلفن ابری گزینه‌ی بهتری باشد. ما در دفترشما امکان خرید شماره‌های ثابت تهران مجازی از سراسر کشور با سر شماره‌های 2، 7 و 9 را برای شما عزیزان فراهم کردیم که مالکیت قطعی خط تا زمان استفاده از سرویس متعلق به خودتان است و با خیال راحت می‌توانید این شماره را به مشتریان معرفی کنید. امکان برقراری تماس خروجی هم از طریق این خطوط وجود دارد و به صورت همزمان هم می‌توان تماس ورودی و خروجی داشت.
کسب و کارهایی که از خطوط تلفن خود به عنوان راه اصلی ارتباطی با مشتری استفاده می‌کنند به جای خرید خطوط 8 رقمی می‌توانند خطوط 6 رقمی رند موجود با سرشماره‌ی 2 را خرید کنند.
کدام سرویس برای کسب و کار من مناسب است؟
با معرفی این ابزارها شاید به این فکر کنید که کدام سرویس دفتر کار مجازی تهران برای شما کاربردی است و کدام اصلا به کارتان نمی‌آید. خب این موضوع با توجه به اندازه‌ی کسب و کار، نوع کسب و کار و استراتژی سیستم ارتباط با مشتریان متفاوت است و نمی‌توان از یک مصداق برای همه‌ی کسب و کارها استفاده کرد.
من به شما پیشنهاد می‌کنم برای اینکه خیالتان راحت شود 15 روز به صورت رایگان از سرویس‌های ما استفاده کنید و بعد از اطمینان از اینکه سرویس‌ها برای کسب و کارتان کارایی دارد سرویس مناسب را انتخاب کنید.
با توجه به کسب و کارتان کدام سرویس برای شما کاربری است؟
