ارتباط با مشتریان یکی از پایه‌های اساسی هر کسب و کاری است و راه اندازی مرکز تماس ابری همان تکنولوژی است که به مدیریت حرفه‌ای تماس‌های تلفنی کمک می‌کند. با نظم بخشیدن به پاسخگویی تلفنی به مشتریان، رضایت آنها را جلب می‌کنید و همچنین هزینه‌های جاری شرکت را کاهش می‌دهد.
با وجود پیشرفت و رشدی که در روشهای ارتباطی به وجود آمده است؛ اما بر اساس یک نظرسنجی انجام شده 88 درصد از افراد در خدمات مشتریان پشتیبانی تلفنی را ترجیح می‌دهند. کسب و کارهای کوچک و متوسط می‌توانند راه اندازی مرکز تلفن ابری خود را به شرکت‌‌های فعال در حوزه خدمات تلفنی کسب و کارها بسپارند.
مرکز تماس ابری چیست؟
مرکز تماس ابری پلتفرم مرکز تماس است که در فضای ابری میزبانی می‌شود. در واقع به جای خرید و نگهداری تجهیزات می‌توانید از سخت افزار و نرم افزار دیگران برای میزبانی سیستم خود استفاده کنید.
مرکز تماس ابری بر این مبنا کار می‌کند که همه در راه اندازی کسب و کار به ویژگی‌ها و عملکردهای مشابه برای مرکز تماس خود نیاز دارند. این شامل مواردی مثل تماس خروجی و ورودی، ضبط تماس، مسیریابی تماس و گزارش تماس‌ها می‌شود. انعطاف پذیری تکنولوژی ابری به شرکت‌ها اجازه می‌دهد این ویژگی‌ها را برای نیازهای خاص خودشان شخصی سازی کنند.
مراکز تماس ابری برای شرکت‌هایی که می‌خواهند سریع رشد کنند اما نمی‌توانند هزینه‌های استخدام و آموزش کارشناسان ارتباط با مشتری را بپردازند مزیت بزرگی محسوب می‌شود.
در همین رابطه بخوانید: برون سپاری مرکز تماس چگونه باعث افزایش فروش اینترنتی می‌شود؟
مزایای مرکز تماس ابری برای کسب و کارها
امروزه، کسب و کارهای زیادی به سمت استفاده از مرکز تماس ابری رفته‌اند و به نوعی ضرورت برای آنها تبدیل شده است و شاید کمتر کارآفرین یا تاجری به مزایای آن فکر کند و جانماندن از رقبا احتمالا برای آنها اولویت بیشتری دارد. اما بهتر است پیش از انتخاب، مزایای مرکز تماس ابری را با هم بررسی کنیم:
مقیاس پذیری و انعطاف پذیری مرکز تماس ابری
مراکز تماس سنتی تعداد اپراتورهای موجود را به دلیل محدودیت‌‌هایی مثل اینکه چه تعداد کارمند می‌تواند در دفترکار حضور داشته باشد یا منابع موجود محدود می‌کند. اما مرکز تماس ابری این قبیل مشکلات را ندارد. یکی از مزایای اصلی مرکز تماس ابری این است که مقیاس آن می‌تواند بر اساس میزان فعالیت بزرگ یا کوچک شود.
زمانی که تقاضای مشتریان به سرعت بیشتر می‌شود شما می‌توانید با اضافه کردن اپراتورهای مجازی بیشتر تماس‌ها را مدیریت کنید. از سوی دیگر می‌توان زمانی که فعالیت کم است تعداد آنها را کمتر کرد. این موضوع مدیریت هزینه‌ها و کاهش هزینه‌های غیرضروری را آسان‌تر می‌کند.
در همین رابطه بخوانید: برون سپاری مرکز تماس چگونه است و آیا برای من مناسب است؟
کاهش هزینه‌های کسب و کار با مرکز تماس ابری
یک مرکز تماس ابری مقرون به صرفه‌تر از مرکز تماس سنتی است. مرکز تماس سنتی نیاز به صرف هزینه در خرید سخت افزار، نرم افزار و استخدام نیرو دارد.
یک مرکز تلفن ابری می‌تواند در عرض چند دقیقه بدون هیچ هزینه‌ی اضافی راه اندازی شود. علاوه بر این، تنها هزینه‌ای که خواهید پرداخت هزینه‌ی اشتراک سرویس است در حالی که در مرکز تماس سنتی باید برای نگهداری تجهیزات هزینه‌ی دیگری صرف کنید، همچنین مدیریت مرکز تماس، هزینه زیادی ندارد و اغلب توسط یک فرد با تجربه در پاسخگویی مشتریان و بدون دانش فنی قابل مدیریت است.
بهبود تجربه مشتریان
یک مرکز تلفن ابری وظایف را خودکار و ساده می‌کند و با کاهش زمان انتظار تجربه مشتریان را بهبود می‌دهد. همچنین پشتیبانی 24 ساعته در 7 روز هفته که برخی از مراکز تماس ابری دارند یک مزیت برای مرکز تماس محسوب می‌شود. یک اپراتور مجازی می‌تواند پاسخ‌های سریع‌تری را نسبت به اپراتورهای دفترکار به مشتریان حتی در زمان آخر هفته و تعطیلات به مشتریان ارائه دهد.
همچنین اپراتورهای که به صورت زنده با مشتریان صحبت می‌کنند نسبت به ربات‌های چت پشتیبانی و پیام‌های صوتی ضبط شده حس صمیمیت بیشتری با مشتریان ایجاد می‌کنند.
پیشنهاد مطالعه: اهمیت استفاده از مرکز تماس در پشتیبانی مشتریان
راه اندازی مرکز تماس ابری چگونه است؟
حال که با مفهوم مرکز تماس ابری و مزایای آن آشنا شدیم وقت آن رسیده چگونگی راه اندازی مرکز تلفن ویپ را با یکدیگر پیش ببریم. دفترشما یکی از کسب و کارهایی است که خدمات برون سپاری مرکز تماس ارائه می‌دهد. در واقع دفتر شما از منشی‌های با تجربه و حرفه‌ای خود برای پاسخگویی به تماس‌های مشتریان شما استفاده می‌کند.
با امکانات مرکز تماس دیگر لازم نیست هزینه‌های هنگفتی را جهت تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس و استخدام اپراتور صرف کنید. در مرکز تماس ابری شما پاسخگویی به تماس‌ها از طریق شماره ثابت مجازی اختصاصی خودتان صورت خواهد گرفت.
همچنین اپراتورهای ما (منشی دورکار) بر اساس دستورالعملی که شما تعیین خواهید کرد به تماس‌ها پاسخ خواهند داد که می‌توان این دستورالعمل‌ها را به صورت آنلاین در پرتال قرار داد. اطلاعات دیگری نظیر گزارش صفهای تماس تلفنی نیز در پنل کاربری شما قرار خواهد گرفت.
به لطف اپراتورهای حرفه‌ای دفتر شما می‌توانید تماسی لذت بخش را برای مشتریان خود رقم زده و رضایت آنها را جلب کنید که این موضوع باعث می‌شود در آینده به مشتریان وفادارتان تبدیل شوند.
