درباره دفتر کار مجازی

دفتر کار مجازی چیست و چه خدمتی به کسب و کارها می‌کند؟

«دفتر شما» آموزش, دفتر کار مجازی 5 دیدگاه ها

دفتر کار مجازی چیست و چه خدمتی به کسب و کارها می‌کند؟

 درباره دفتر کار مجازی تعریف های گوناگونی وجود دارد. اما تعریف Investopedia شاید یکی از مختصرترین و مفیدترین تعریفها از این پدیده باشد:

«دفتر کار مجازی مجموعه‌ای از خدمات به کسب و کارهاست، مانند آدرس فیزیکی و خدمات مرتبط با دفتر کار (شماره تلفن، تلفن گویا و منشی)، بدون هزینه های بالاسری اجاره و استخدام نیرو.»

با دفتر کار مجازی، کارکنان می‌توانند از هر جایی بدون محدودیت زمانی و مکانی وظایف کاری خود را انجام دهند و همچنان از یک آدرس پستی، خدمات اداری، پاسخگویی تلفنی و ارسال و دریافت پیام، اتاق جلسات، ویدیو کنفرانس و خدمات دیگر با هزینه‌ای پایین تر و انعطاف بیشتر استفاده کنند، و حتی منشی داشته باشند.

درباره دفتر کار مجازی

با دفتر کار مجازی دیگر نیازی به استخدام منشی ندارید. بلکه می توانید با کسری از هزینه استخدام منشی، سرویس منشی مجازی خریداری کنید.

دفترهای کار مجازی به خصوص میان استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک و خانگی محبوبیت زیادی داری. با پیدایش و پیشرفت نرم افزارهایی مانند ویدیو کنفرانس، اکنون استفاده از دفتر کار مجازی عملیاتی تر شده است. دفتر کار مجازی می‌تواند باعث افزایش بهره وری شود، زیرا خدمات آن، کارکنان را از انجام وظایف اداری و نیز رفت و آمدهای روزانه نجات می‌دهد. تک تک کارکنان می‌توانند از هر مکانی که برایشان راحت تر است کار کنند، و کسب و کارها نیز هنگام بکارگیری استعدادها و نیروها به نزدیکی محل زندگی آنها به شرکت محدود نمی‌شود.

اما هسته اصلی دفتر کار مجازی چیست؟

خط تلفن مجازی: هسته اصلی دفتر کار مجازی

هسته اصلی و اولیه دفتر کار مجازی، خط تلفن ویپ (VoIP) است که با نامهای گوناگونی شناخته می‌شود، مانند خط تلفن اینترنتی، خط تلفن ابری و پرکاربردتر از همه، خط تلفن مجازی.

در سال ۲۰۰۵، به گزارش Harvard Business Review، ده درصد از ترافیک بین المللی تلفن بر بستر اینترنت صورت گرفته است، که همان سیستم تلفن مجازی یا VoIP است. به نقل از همین منبع، در سال ۲۰۰۵ تعداد شرکتهای آمریکایی که خط تلفن اینترنتی خریداری کردند از تعداد شرکتهایی که خط تلفن ثابت خریداری کرده‌اند بیشتر شد.

دفتر کار مجازیسیستم خط تلفن مجازی یا VoIP تنها یک فناوری جدید نیست که هزینه تماسها به روش قدیمی را کاهش می‌دهد. آنچه فناوری تلفن اینترنتی را تا این اندازه قدرتمند ساخته این است که گفتار را به packetهای دیتای دیجیتال تبدیل می‌کند.

این پَکِت ها قابل ذخیره، جستجو، تغییر، کپی، ترکیب با دیگر داده ها و توزیع به هر دستگاهی است که به اینترنت وصل می‌شود.

خط تلفن مجازی چگونه عمل می‌کند؟

سیستم تلفن مجازی همچون پلتفرمی برای پشتیبانی از ارتباطات صوتی است که اکنون بیش از هر زمانی شخصی‌سازی، هوشمند و راهبردی شده است. فناوری خطوط تلفن مجازی این امکان را برای صاحبان کسب و کارها فراهم آورده تا کسب و کار خود را به شکلی متفاوت نسبت به قبل راه اندازی و مدیریت کنند.

وقتی شما از دفتر کارتان با استفاده از خط تلفن ثابت بر بستر مدار مخابراتی به دفتر کار دوستتان زنگ می‌زنید، آن تماس از سخت افزار روی میز شما که همان دستگاه تلفن است شکل می‌گیرد، بر روی یکی از مسیرهای محدود شبکه های تلفن انحصاری حرکت می‌کند و به مکانی خاص (دستگاه تلفن روی میز کار دوستتان) می‌رسد.

مقایسه سیستم تلفن معمولی با سیستم تلفن ابری
دفتر کار مجازی

مسیر طی شده توسط سیستم تلفن معمولی از دستگاه تلفن تماس گیرنده تا دستگاه تلفن مخاطب

دفتر کار مجازی

مسیر طی شده توسط سیستم تلفن ویپ یا ابری یا مجازی از دستگاه (تلفن یا کامپیوتر) تماس گیرنده تا دستگاه (تلفن یا کامپیوتر) مخاطب

تماس با خط تلفن مجازی، برخلاف خط تلفن ثابت، در واقع داده های کوچکی بر روی اینترنت هستند. به همین دلیل، به هیچ مکان فیزیکی ای (مانند دفتر کار) یا هیچ ابزاری (مثل دستگاه تلفن) وابسته نیست. و از آنجا که در سیستم تلفن مجازی از استانداردهای یکسانی استفاده می‌شود، تماس می‌تواند به هر وسیله ای که از پروتکل اینترنت استفاده می‌کند وصل شود. برای مثال تماس به همان سادگی که به دستگاه تلفن دوستتان در دفتر کارش وصل می‌شود، به اینباکس ایمیل بر روی لپ تاپی متصل به شبکه وایرلس در کافه‌ای در تهران یا اصفهان نیز وصل می‌شود.

چگونه می‌توان از خط تلفن مجازی تماس گرفت؟

برای استفاده از خط تلفن مجازی، کاربران ۴ راه پیش روی خود دارند:

۱. تماس گیرنده می‌تواند از یک دستگاه تلفن معمولی متصل به جعبه مبدل ویپ که به اینترنت وصل است استفاده کند.

۲. یا از یک تلفن IP استفاده کند که ظاهرش درست مانند دستگاههای تلفن معمولی است، اما مستقیم به اینترنت وصل می‌شود.

۳. روش سوم نیز نصب نرم افزار softphone بر روی کامپیوتر و تماس از طریق کامپیوتر است.

۴. البته ساده ترین روش این است که این قابلیت را از یکی از عرضه کنندگان خدمات دفتر کار مجازی در قالب سرویس خریداری کرد. به این ترتیب، تنها چیزی که کاربر نیاز دارد، یک گوشی تلفن همراه و اتصال به اینترنت است.

درباره دفتر کار مجازی

در دنیای ابری، سیستم تلفن سیستمی ثابت نیست؛ بلکه محیطی برای پیشرفت و مدیریت تمامی قابلیتهایی است که از صدا یا دیگر ارتباطات IP بهره می‌برند. افزودن قابلیتهای دیگر مانند ویدیو کنفرانس به یک سیستم تلفن مجازی نیز نیازمند تغییرات عمده ای در تجهیزات نیست، بلکه درست مانند نصب نرم افزار بر روی کامپیوتر است. این بدان معناست که سیستم تلفن مجازی می‌تواند در آینده از قابلیتهای ارتباطی جدید که اکنون هنوز وجود ندارند پشتیبانی کند.

مزایای خط تلفن مجازی

۱. قابلیت جابجایی

با سرویس ویپ، برای مثال صاحب کسب و کاری در اصفهان می‌تواند در تهران یا هر نقطه از کشور که باشد، تماسهای دفتر کارش را پاسخ دهد، درست انگار در دفتر کارش در اصفهان نشسته است.

۲. مقیاس پذیری و افزونگی

همان قابلیتی که امکان جابجایی را برای شماره تلفن فرد و خدمات روی شماره تلفن فراهم می‌کند، این امکان را به کاربر می‌دهد که هر زمان و از هر مکان، هر تعداد شماره تلفن مجازی که نیاز داشت تهیه کند. برای مثال، هر زمان نیروی جدیدی به یک شرکت اضافه می‌شود، به راحتی می‌توان شماره تلفنی را با پیش شماره یکسان برای آن فرد تهیه کرد.

یکی از بانکهای وال استریت، پس از حملات به مرکز تجارت جهانی دریافت که برای مواقع بحرانی، از نظر اجرایی به انعطاف بیشتری نیاز دارد. به همین منظور یک موقعیت بک آپ خارج از نیویورک راه اندازی کرد و از طریق ویپ آن را به مقر اصلی متصل کرد. بنابراین در شرایط بحرانی، می‌توانند تمامی تماسها را در عرض چند دقیقه به موقعیت جدید تغییر مسیر دهند. بدون ویپ، این تغییر مسیر به اقدامات سخت افزاری اساسی نیاز داشت که جدا از هزینه های گزافش، هفته ها زمان می‌برد.

۳. انعطاف پذیری

اکنون بسیاری از کسب و کارها از همان اول کار، کل ارتباطات خود را بر اساس ویپ پایه گذاری می‌کنند. با این روش می‌توانند با انعطاف بالا به نوسان در تعداد تماسهایشان واکنش نشان دهند.

LiveOps، یک استارت آپ موفق در زمینه مرکز تماس در سیلیکون ولی است که سیستم آن براساس فناوری ویپ است. از آنجا که تعداد تماسهای کسب و کارها، با پخش تبلیغات ناگهان افزایش چندبرابری پیدا می‌کند و مدتی پس از پخش کاهش می‌یابد، استخدام این تعداد کاربر به صورت تمام وقت اقدامی ناکارآمد است. بنابراین این استارت آپ ۵۰۰۰  اپراتور پاره وقت دارد که از خانه به تماسهای مشتریان پاسخ می‌دهند که با تغییر در میزان تقاضا، به سیستم پاسخگویی وارد و یا از آن خارج می‌شوند.

منشی مجازی و خط تلفن مجازی، دو بالِ دفتر کار مجازی

درباره دفتر کار مجازی

کارآفرینان و صاحبان کسب و کارها با وجود انگیزه‌های قوی و طرحهای بزرگی که دارند، ممکن است خیلی راحت در تله وظایف روزمره گیر بیفتند. انجام شدن تمامی کارهای ریز و درشت چالشی است که بیشتر کارآفرینان در آن گیر می‌افتند. نقطه عطف کسب و کارهای نوپا وقتی است که کارآفرین باید تصمیم بگیرد آیا وظایف روزمره و پراهمیت کسب و کارش را به فردی خبره بسپارد و یا همه کارها را خودش به تنهایی انجام دهد و فرسودگی شغلی، پایان کارش باشد؟

از آنجا که استخدام منشی یا دستیار هزینه زیادی برای کارآفرینان دارد، اینجاست که سرویس منشی مجازی از مجموعه خدمات دفتر کار مجازی به کمک کسب و کارهای نوین می‌آید. به دلیل مزایای متعدد این سرویس، روز به روز کسب و کارهای بیشتری به برونسپاری وظایف خود به منشی مجازی روی می آورند. وظایف منشی مجازی می‌تواند بسته به توافق دو طرف هر سرویسی را شامل شود، از جواب دادن به ایمیلها تا طراحی راهکار بازاریابی، از پیگیری امور مشتریان تا رزرو بلیت و هتل.

مزایای منشی مجازی

۱. نیاز به دفتر کار ندارد

از جمله مزایای منشی مجازی این است که او به صورت دورکاری با شما کار می‌کند بنابراین نیازی به اجاره دفتر کار نیست. البته این مزیت برای بسیاری از صاحبان کسب و کارها باعث نگرانی است. برخی از افراد نگرانند که دورکاری باعث افت کیفیت کارهای منشی شود و یا قادر به نظارت بر عملکرد او نباشند.

۲. هزینه سرویس منشی مجازی دارای انعطاف است

هزینه استخدام منشی دورکار و یا خریداری سرویس منشی مجازی بسته به تعداد وظایف و ساعات کاری منشی متغیر است. بنابراین اگر نمی‌توانید دستکم ماهی ۱ میلیون تومان برای استخدام منشی هزینه کنید، می‌توانید منشی ای را استخدام کنید که در ازای مبلغی که برای شما مناسب است، وظایف اصلی کسب و کارتان مانند پاسخگویی به تماسها را انجام دهد. اگر از یک عرضه کننده خدمات دفتر کار مجازی سرویس منشی مجازی خریداری می‌کنید  نیز می‌توانید دستکم برای شروع بسته ای سبک تر و ارزان تر را انتخاب کنید.

۳. با دستیار مجازی با مشتریان در تماس هستید

برخلاف استخدام منشی، از دستیار مجازی می‌توانید به صورت ۲۴ ساعته استفاده کنید. برخی عرضه کنندگان خدمات دفتر کار مجازی در ایران مانند دیگر کشورها اپراتورهایی برای شیفت شب دارند که می‌توانند تماسهای مشتریان کسب و کارها را بصورت شبانه روزی مدیریت کنند. مطمئناً حضور فردی که تمامی تماسهای مشتریان را حتی بعد از ساعات اداری پاسخ دهد تاثیر شگفت انگیزی بر آنها می‌گذارد.

۴. برخی از دستیاران مجازی تخصص های ویژه تری نیز دارند

مانند بازاریابی، نویسندگی، مدیریت شبکه های اجتماعی، حسابداری. هنگام استخدام یک دستیار مجازی، باید نیازهای کسب و کارتان را اولویت بندی و بر آن اساس فردی را انتخاب کنید. هر چند، هر چه دستیار مجازی تخصص های بیشتری داشته باشد، احتمالاً دستمزد بیشتری نیز می‌گیرد.

خدمات دفتر کار مجازی در خدمت دورکاری و فریلنسینگ

درباره دفتر کار مجازیدورکاری بار دیگر محبوبیت زیادی پیدا کرده است. شاهد این ادعا، افزایش تعداد کارکنانی است که در آمریکا از خانه کار می‌کنند، که از سال ۲۰۰۵ تا ۲۰۱۵ حدود ۱۱۵ درصد افزایش یافته است. دلیل این افزایشِ اقبالِ کسب و کارها به دورکاری، دسترسی بیشتر و کاهش هزینه امکانات دفتر کار مجازی است.

به گزارش FlexJobs، بیش از ۹ میلیون آمریکایی دستکم نیمی از زمان کاری خود را از خانه کار می‌کنند و حدود ۵۶ درصد از آمریکایی در مشاغلی فعالند که می‌توانند به سادگی به سیستم دورکاری منتقل شوند.

درک جذابیت دورکاری بسیار ساده است. به نقل از FlexJobs، افرادی که به صورت تمام وقت دورکاری می‌کنند، تنها با حذف رفت و آمد، سالیانه بیش از ۴ هزار دلار در هزینه هایشان صرفه جویی می‌شود.

دفتر کار مجازی

کارفرمایان نیز از دورکاری کارمندانشان سود زیادی می‌برند، چیزی حدود سالیانه ۱۱ هزار دلار در ازای هر کارمندی که نیمی از زمانش را دورکاری می‌کند. با اقداماتی که در زمینه آنلاین شدن بازاریابی و خدمات مشتریان صورت گرفته، راه اندازی دفتر کار مجازی می‌تواند ابزار بسیار خوبی برای مدیریت روابط مشتریان (CRM) باشد.

به گزارش Time، مدیران اجرایی در هفته حدود ۵۸ ساعت کار می‌کنند و این جدا از ساعاتی است که در طول تعطیلات آخر هفته به کار اختصاص می‌دهند. نیمی از این زمان صرف ارتباط با کارکنان و برگزاری جلسات می‌شود که اتلاف وقت بسیاری است و تنها نیمی از زمان کاری خود را به «کار واقعی» اختصاص می‌دهند.

کریس داکر، یکی از مدیران پیشتاز در مدیریت مجازی کارکنان، می‌گوید که پس از استفاده از خدمات دفتر کار مجازی، تعداد ایمیلهایش از صدها ایمیل به تنها ۳ ایمیل کاهش یافته است، در حالی است بیش از ۲۰۰ پرسنل دارد. او به Huffington Post می‌گوید:

از وقتی کارآفرین دیجیتالی شده ام کل زندگی ام تغییر کرده است. من دستیاران مجازی ای دارم که تمامی کارهای زمان بر و وظایف ناخوشایندی را که قبلاً باعث می‌شدند از کارم متنفر شوم برایم انجام می‌دهند… برونسپاری این وظایف باعث شده من صاحب کسب و کارم باشم، و نه کسب و کارم صاحب من!

به گزارش فوربز، کارکنانی که دورکاری می‌کنند رضایت شغلی بیشتری دارند. علاوه بر رضایت شغلی، افراد دورکار احساس ارزشمندی بیشتری می‌کنند و معتقدند بهره وری بیشتر و ارتباط موثرتری با مدیرانشان دارند.

دفتر کار مجازی

اگر در نظر دارید Home office (هوم آفیس) یا دفتر کار مجازی را جایگزین دفتر کار سنتی خود بکنید، تصمیم خوبی گرفته اید. پیشرفت فناوری این تغییر را ساده‌تر از همیشه ساخته است. اما اگر نمی‌توانید تصور دیگری به جز یک اتاقک اجاره ای از دفتر کسب و کار کوچکتان داشته باشید، شاید هنوز این تغییر برای شما زود باشد.

تجربه Marks Group PC از دفتر کار مجازی

جین مارکس، مدیر گروه Marks Group PC، شرکتش را نخست در یک دفتر کار سنتی راه اندازی کرد و در سال ۲۰۰۵ به دفتر کار مجازی منتقل کرد. اکنون مارکس و دیگر کارکنانش همگی از خانه کار خود را انجام می‌دهند.

او معتقد است که کسب و کارش پس از انتقال به دفتر کار مجازی، هزینه هایش کاهش یافته، انعطاف پذیری اش افزایش یافته و استقلال بیشتری پیدا کرده است. به علاوه، او و کارکنانش اکنون می‌توانند خودشان ساعات کاری خود را انتخاب کنند، از رفت و آمدهای روزانه خلاص شده اند، زمان بیشتری را با خانواده می‌گذرانند و در فضای راحت خانه به دور از عوامل مخل تمرکز کار خود را انجام می‌دهند.

البته آن چه برای یک نفر مزیت حساب می‌شود، ممکن است برای یک نفر دیگر عیب به حساب آید. بعضی از کارکنان به نظارت روز به روز مدیرانشان نیاز دارند تا وظایفشان را انجام دهند. برای بعضی از افراد، تمرکز در فضای خانه با وجود جذابیتها و خوراکیهایش به مراتب دشوارتر از تمرکز با وجود همکاران پرحرف و صدای زنگ تلفنهاست.

ایرادی که مارکس در انتقال کارش به دفتر کار مجازی با آن مواجه شد، از دست دادن فرصت طوفان فکری و رسیدن به ایده هایی است که در نتیجه همفکری در کنار یکدیگر خلق می‌شوند.

مزایا و معایب دفتر کار مجازی

مزایای دفتر کار مجازی

هزینه کمتر

نخست، هزینه ماهیانه دفتر کار مجازی بسیار کمتر از دفتر کار سنتی است. زیرا هیچ یکی از هزینه‌های نگهداری و امکانات ساختمانی و نیز هزینه استخدام نیروی اداری را ندارد. دفتر کار مجازی را می‌توان به صورت ماهیانه خریداری کرد، بنابراین صاحبان کسب و کارها می‌توانند با دست باز و با توجه به نیاز ماهیانه شان در سرویسشان تغییر دهند.

حرفه ای

وجه دوم جذابیت دفتر کار مجازی خدمات ارتباطی آن است، مانند آدرس پستی، پاسخگویی تلفنی و ویدیو کنفرانس. بنابراین کسب و کارهای کوچک می‌توانند وجهه حرفه‌ای تری داشته باشند و از آنچه هستند بزرگتر جلوه کنند. آدرس پستی مربوط به محله ای باپرستیژ و پاسخگویی حرفه‌ای به تماسهای تلفنی تأثیر بسیار زیادی بر بهبود وجهه کسب و کارها دارد.

افزایش بهره وری

با حذف زمان و انرژی ای که برای رفت و آمد صرف می‌شود، کسب وکارها ساعتهای بیشتری را می‌توانند به وظایف شغلی خود و تکمیل پروژه‌هایشان اختصاص دهند. در شهرهای پرجمعیت مانند تهران، اصفهان، شیراز و تبریز، صاحبان کسب و کارها در عرض هفته بیش از ۱۰ ساعت را به رفت و آمد به سر کار اختصاص می‌دهند. با دورکاری می‌توان این زمان از دست رفته را ذخیره کرد و ایجاد توازن بیشتر میان زندگی کاری و شخصی به کار برد.

کارکنانی که از نسلهای جدیدتر هستند (نسل X و نسل Y) به دورکاری از طریق دفتر کار مجازی تمایل بسیار زیادی دارند. مقید نبودن به قوانین رایج در محیطهای کاری، مانند نوع پوشش و ورود و خروج سر ساعت معین، یکی از جذابیتهای دفتر کار مجازی برای این دسته از افراد شاغل است.

دورکاری از این جهت که عوامل مخل تمرکز مانند حضور همکاران و صحبتهای وقت و بی وقت را حذف می‌کند می تواند بهره وری کارکنان را افزایش دهد.

معایب دفتر کار مجازی

مدیر منابع انسانی انجمن مدیریت منابع انسانی آمریکا در مصاحبه‌ای در سال ۲۰۰۸ به دو مشکل دفتر کار مجازی اشاره کرد. نخست، اگر فرد دورکار تعهد کافی برای کار از منزل نداشته باشد کیفیت کار افت می‌کند. برخی از کارکنان از انضباط ، استقلال و تعهد کافی برای دورکاری برخوردار نیستند. مدیریت کارکنان از طریق دفتر کار مجازی نیز می‌تواند بسیار دشوار باشد. و دیگر این که اگر مدیر با این سبک کار کردن و مدیریت راحت نباشد، نتیجه مطلوبی از آن نمی‌گیرند. علاوه بر این دلایل فردی، بسیار از مشاغل نیز با دورکاری و ارتباط از طریق دفتر کار مجازی هماهنگی ندارند.

برخی از خدمات دفتر کار مجازی نیاز به برنامه ریزی قبلی برای استفاده دارد. برای مثال، برای استفاده از اتاق کنفرانس و یا اتاق جلسات، باید از یک تا چند روز قبل اتاق را رزرو کنید که برای کسب وکارها ایجاد محدودیت می‌کند. همچنین تمرکز در اتاق کنفرانس یا اتاق جلسات اجاره ای برای بعضی از صاحبان کسب و کارها دشوار است.

پدیده دفتر کار مجازی همچون قطاری مدرن و سریع السیر، با سرعت بالا در حرکت است. این شماست که باید ببینید آیا این قطار کسب و کارتان را به مقصدی که می خواهید می رساند یا خیر. روز به روز کسب و کارهای بیشتر سوار این قطار می‌شوند و از خدمات مدرنش بهترین استفاده را می‌برند. اگر تصمیم خود را گرفته‌اید، سریعتر سوار شوید. مبادا که جا بمانید!

اگر نظر یا پرسشی درباره دفتر کار مجازی دارید، در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره خدمات دفتر کار مجازی، به وبسایت Daftareshoma.com سربزنید و یا با کارشناسان ما به شماره ۲۸۴۲۰۱-۰۲۱ تماس بگیرید.

Related Post

Comments 5

    1. Post
      Author
  1. بازخورد با خدمات دفتر مجازی دفترشما تماسهایمان ۳ برابر شد | دفترشما

  2. بازخورد دفتر کار مجازی لازمه توسعه اقتصادی | دفترشما

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.