آیا کسب و کار من به مرکز تلفن ابری نیاز دارد؟
چه دلیلی وجود دارد که سبب شده است در سال‌های اخیر حتی کسب و کارهای کوچک و متوسط هم از دستگاه تلفن سانترال استفاده نکنند و به سمت راه اندازی مرکز تلفن ابری بروند؟
در این مقاله ببیان می‌کنیم چگونه مرکز تلفن ابری می‌تواند فرصت‌های بیشتر، درآمدهای بالاتر و مشتریانی شادتر و وفادارتر برای کسب‌وکار شما فراهم کند.
در چند سال گذشته، کسب‌وکارها با مفهوم «مهاجرت ابری» بمباران شده‌اند. زیرساخت‌های ابری به روشی راحت، ایمن و کارآمد برای انتقال کسب و کارها به عصر دیجیتال محور و بهبود عملکرد در حوزه های مختلف تبدیل شده‌اند.
زمانی که مدیریت موثر تمامی عناصر کسب و کار مطرح است، انتقال ضروری ترین فرآیندهای شما به فضای ابری دیگر سوالی نیست که نیاز به فکر کردن داشته باشد و البته سیستم تلفن شما نیز از این قاعده مستثنی نیست.
در این مطلب در مورد اهمیت داشتن مرکز تلفن ابری توضیح می دهیم و به شما خواهیم گفت که زمان انتخاب آن باید به چه مواردی توجه کنید.
مرکز تلفن ابری چیست؟
سیستم های تلفن ابری کسب و کارها را قادر می سازند که با تلفن های آنالوگ قدیمی خداحافظی کنند و در عوض، به راحتی از طریق اینترنت با دستگاه‌های شخصی خود تماس بگیرند. با استفاده از ویپ یا تماس اینترنتی، تماس ها می توانند مستقیما به موبایل صاحبان کسب و کار یا سایر وسایل دیجیتالی آن ها منتقل شوند.
این تلفن‌های تجاری مجازی مدرن را می‌توان در وسایل مختلفی از جمله تلفن‌های سنتی، با کمک یک آداپتور مناسب به کار برد. البته اغلب از مرکز تلفن ابری در رایانه‌ها و گوشی‌های هوشمند استفاده می شود و به کارآفرینان و صاحبان کسب و کار این امکان را می دهد که دفتر کار مجازی کسب و کار خود را در جیب یا کیف خود بگذارند و همه جا همراه خود ببرند.
سیستم های تلفن ابری در مقابل سیستم های تلفن سنتی
چه تفاوتی بین تلفن سنتی و تلفن ابری وجود دارد؟
سیستم های تلفن سنتی از شبکه های عمومی برای اتصال به سیستم های تلفن استفاده می کنند. این شبکه های عمومی شامل شبکه دیجیتال خدمات یکپارچه (ISDN) است که از اواخر دهه 1980 خط تلفن استاندارد برای مشاغل بوده است و از انتقال دیجیتال برای اتصال تماس ها از طریق مدارهای شبکه عمومی تلفن سوئیچ شده (PSTN) استفاده می کند.
زمانی که تلفن ویپ رایج شد، این خطوط تلفن سنتی از طریق اتصالات اینترنتی کار می کردند. اما سیستم های تلفن ابری، گامی فراتر برداشته اند.
سیستم های تلفن ابری از طریق هیچ شبکه سنتی هدایت نمی شوند. در عوض، تماس‌ها، تماس‌های ویدیویی و سایر انتقال داده‌ها از طریق یک سیستم اینترنت میزبان هدایت می‌شوند. این اجازه می دهد تا هر رایانه، تلفن هوشمند یا دستگاه دیگری به عنوان یک ابزار تلفن ابری برای ارتباط صوتی استفاده شود. بنابراین می توانید تلفن رومیزی را کاملا کنار بگذارید و جای بیشتری برای وسایل ضروری‌تر و تکنولوژی‌های جدید داشته باشید.
ارتباطات ابری معمولا نسبت به خطوط تلفن سنتی یا ویپ هزینه کمتری دارد چون می توان آن را با سایر ابزارها و ویژگی های اتوماسیون صوتی همراه کرد.
سیستم تلفن تجاری ابری چگونه کار می کنند؟
تماس اینترنتی از طریق یک مرکز تلفن ابری چگونه کار می کند؟
به زبان ساده، یک تلفن ابری با تقسیم صدای شما به بسته‌های دیجیتالی کوچکی کار می‌کند که به صورت داده پنهان شده و از طریق اینترنت برای شخصی که با او تماس می‌گیرید ارسال می‌شود. این داده ها با استفاده از آنچه PBX ابر-محور نامیده می شود، که یک شبکه تلفن خصوصی است، هدایت می شود.
همانطور که در بالا ذکر کردیم، صاحبان مشاغل می توانند از طریق روش‌ها و دستگاه‌های مختلفی ازجمله تلفن سنتی، نرم افزار کامپیوتر، گوشی هوشمند و تلفن اختصاصی ویپ تماس تلفنی ابری برقرار کنند.
11 مزیت تغییر به مرکز تلفن ابری
تغییر مرکز تماس آنالوگ به مرکز تلفن ابری مزایای فراوانی برای کسب و کارهای مختلف مخصوصا کسب و کارهای کوچک دارد، نکته مهم در این فرایند تغییر، انتخاب بهترین تلفن ابری برای کسب و کار شما است. در ادامه 11 مزیت این تغییر را ارائه خواهیم کرد:
1. با اتوماسیون صوتی در زمان صرفه جویی کنید
شروع و رشد یک کسب و کار کوچک به زمان زیادی نیاز دارد و زمان با ارزشترین دارایی شما و تیم شماست. سیستم های تلفن ابری برای کسب و کار کوچک مجهز به هوش مصنوعی برای بازاریابی و سایر ویژگی‌های اتوماسیون صوتی هستند که می‌توانند به شما کمک کنند تا برخی از مشغله‌هایی را که وقت ارزشمند شما را می‌گیرند حذف کنید.
اتوماسیون زمان شما را بهینه‌سازی می‌کند و خدمات مشتریان را بهبود می‌بخشد و در حفظ فرصت‌های بالقوه به شما کمک می‌کند.
2. بهبود تجربه مشتری با مرکز تلفن ابری
طبق گزارش زندسک، بیش از 50 درصد از مصرف‌کنندگان در تمام گروه‌های سنی ترجیح می‌دهند از تلفن برای ارتباط با خدمات مشتری استفاده کنند و این محبوبترین کانال ارتباط با خدمات مشتریان است. با مرکز تلفن ابری، امکان این نوع ارتباط برای مشتریان فراهم است و آن ها می توانند از طریق کانال ارتباطی مورد علاقه خود با شما تماس بگیرند.
3. فرآیند پاسخگویی کارآمدتر
وقتی مشتری درخواستی دارد و با شما تماس می گیرد چه قبل و چه بعد از خرید، خواهان پاسخگویی فوری شماست. عدم پاسخگویی مناسب به مشتری از سمت شما، یکی از علل انتخاب رقبای شما توسط مشتری است. با این حال، زمانی که درگیر جنبه‌های دیگر کسب‌وکار خود هستید، پاسخگویی به هر تماس و توجه محض به هر مشتری تقریبا غیرممکن است. یا حداقل، قبلا غیرممکن بود.
با مرکز تلفن ابری تماس ها خودکار به اپراتور مربوطه وصل می شود و ارسال پیامک تجاری به مشتریان شما این امکان را می دهد که به روشی راحت تر با شما ارتباط برقرار کنند. مرکز تلفن ابری می‌تواند به شما کمک کند سریعتر پاسخ دهید، تعامل بهتری داشته باشید و روابط قوی‌تری با مشتریان خود برقرار کنید.
4. برای جدا کردن کسب و کار از زندگی شخصی شماره تلفن دوم داشته باشید
با یک مرکز تلفن ابری برای کارآفرینان، می توانید امور تجاری و شخصی را از هم جدا نگه دارید. تلفن‌های کسب و کار مجازی به شما امکان می‌دهند شماره تلفن دیگری را انتخاب کنید، بنابراین می‌توانید بدون اشتراک‌گذاری شماره شخصی خود، با دستگاه تلفن همراه خود تماس بگیرید.
5. هر کجا که هستید، تماس‌های تلفنی را مدیریت کنید
دورکاری در دنیای امروز امری عادی و بدیهی است که البته نقش مهمی در بهبود کیفیت زندگی داشته است. با مرکز تماس ابری می توانید کسب و کار خود را همه جا همراه داشته باشید و علاوه بر ارتباط موثر با مشتریان و بازاریابی خودکار، با تیم خود در هر زمان و هر مکان در ارتباط باشید.
6. از پیامک تجاری استفاده کنید
یکی دیگر از مزیت‌ها و ویژگی‌های حیاتی که بسیاری از سیستم تلفن مجازی ارائه می‌دهند، خودکارسازی پیامک است. ارسال پیامک به سرعت تبدیل به یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط با مشتریان شده است و محتوای بازاریابی مؤثر را به‌صورت آنی و مستقیم به دستگاه‌های تلفن همراه مشتریانتان ارائه می‌کند.
با ایجاد امکان ارسال و دریافت پیامک برای مشتری، می‌توانید با برطرف کردن فوری نیازهای مشتریان، آن ها را تبدیل به مشتریان دائمی و وفادار کنید.
7. به راحتی با رشد خود هماهنگ شوید
همانطور که کسب و کار شما تکامل می‌یابد، نیازهای شما نیز تغییر می‌کند. ممکن است به نقطه‌ای برسید که در آن نیاز به استخدام کارمندان جدید یا نقل مکان به یک دفتر بزرگتر داشته باشید. با یک سیستم تلفن ابری، می‌توانید به راحتی مقیاس خود را افزایش یا کاهش دهید تا با رشد خود هماهنگ باشید.
8. ارتباط مطمئن با مشتریان داشته باشید
هنگامی که برای ارتباطات خود به یک خط تلفن سنتی تکیه می‌کنید، به سایت های میزبانی فیزیکی متکی هستید که می تواند تحت تأثیر بلایای طبیعی، قطع برق یا سایر حوادثی باشد که می تواند کارمندان را از رفتن به محل کار منع کند. این بدان معنی است که در صورت وقوع فاجعه، کسب و کار خود را در معرض خطر از دست دادن ارتباط قرار می‌دهید.
یک سیستم تلفن مجازی به طور کامل وابسته به فضای ابری به این معنی است که کمتر با مشکلاتی مواجه می‌شوید که می تواند باعث اختلال در اتصال شما شود. این امر به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا حضوری ثابت و ارتباطی بدون وقفه با مشتریان خود داشته باشند.
9. با یک گزینه مقرون به صرفه تر، در پول خود صرفه جویی کنید
انتقال سیستم تلفن خود از یک خط سنتی به ابری اغلب یک جایگزین مقرون به صرفه است. بسیاری از ارائه دهندگان خدمات تلفن ابری بر اساس مدل قیمت گذاری خدمات ماهانه کار می کنند و ممکن است برای برخی از ویژگی ها یا برای هر کاربری اضافی هزینه جدا دریافت کنند.
سایر ارائه دهندگان تلفن ابری بسته هایی را برای تماس انبوه یا پیامک انبوه ارائه می دهند. به عبارت دیگر، به ازای هر تماس ورودی، خروجی یا پیام متنی ارسالی، نرخ ثابتی از شما دریافت می‌شود.
10. اجرای ساده و کارآمد مرکز تلفن ابری
برخلاف راه‌اندازی مرکز تلفن سنتی که زمانبر است، مرکز تلفن ابری ظرف چند دقیقه قابل راه‌اندازی است. یک تلفن ابری به شما امکان می‌دهد به سرعت یک حساب کاربری ایجاد کنید، یک برنامه دانلود کنید و بلافاصله با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید. تنها پروسه زمانبر پیداکردن ارائه دهنده مناسب است.
11. با بودجه کم، بزرگ جلوه کنید
همانطور که اشاره کردیم یک مرکز تلفن ابری، فراتر از مسیری برای برقراری و دریافت تماس است. با استفاده از قابلیت‌های متنوع از اتوماسیون صوتی گرفته تا بازاریابی پیامکی، می‌توانید با استفاده از یک سیستم تلفنی تجاری کوچک، حداکثر بهره‌وری را داشته باشید.
راه اندازی مرکز تلفن ابری را می‌توان اولین و مهم‌ترین گام برای توسعه کسب و کار دانست. تلفن ابری به کسب و کار شما انعطاف می‌دهد؛ یعنی از هر کجا که هستید، شما و همکاران‌تان امکان پاسخگویی به تماس‌ها را دارید. همچنین رشد کسب و کار و بزرگ شدن تیم، سریعتر رخ می‌دهد چون نیاز به تغییرات دکوراسیون، اتصال خط تلفن، ایجاد داخلی در تلفن سانترال سنتی و … نیست. در تلفن ابری دفتر شما، با چند کلیک همکار به تیم اضافه‌می‌شود و اگر زمانی هم اعضای تیم کاهش یافت یا کسب و کار شما نیاز به صرفه‌جویی در هزینه داشت، این امکان در دسترس شماست.
به همین دلیل، اگر خواهان مدیریت تماس‌ها به صورت حرفه‌ای هستید، اما در عین حال بودجه فراوانی ندارید؛ تلفن ابری دفتر شما مناسب شماست، زیرا تنها به میزان مصرف، هزینه پرداخت می‌کنید.
