از برونسپاری چه می‌دانید؟ اگر به تازگی کسب و کار خود را آغاز کرده اید، احتمالا همه کارها را خودتان انجام می دهید، از رزرو کردن قرارهای ملاقات گرفته تا تهیه گزارش های مالی و چیزهای دیگری در این میان. ممکن است در انجام این وظایف بسیار توانمند باشید تا زمانی که متوجه می شود چقدر وقت و انرژی شما را مصرف می کنند.

ارایه دادن محصولات و خدمات با کیفیت به اندازه کافی وقت گیر هست که لازم نباشد وظایف دیگری از قبیل تحقیق در بازار، برنامه ریزی برای مراسم یا مدیریت صندوق پستی را به آن اضافه کرد. درنهایت از نظر فیزیکی و ذهنی خسته می شوید که این بر روی کار و روابط حرفه ای تان تاثیر خواهد گذاشت.

برونسپاریقبل از اینکه اوضاع بالا بگیرد و تصمیم تان برای اینکه یک کارآفرین شوید را به زیر سوال ببرید بدانید که روش کارامدتری برای مهار شرایط وجود دارد » یک دستیار مجازی استخدام کنید تا  در انجام وظایف اداری به شما کمک کند. انجام این کار زمان شما را آزاد می کند و می توانید وظایف مهمتری نظیر مفهوم سازی محصولات جدید یا افزایش دسترسی تان به سراسر  جهان را  انجام دهید. با اینکه نباید تمام کارها را برونسپاری کنید ، برخی وظایف اداری وجود دارند که بهتر است به آنها محول کنید.

 چه وظایف اداری را می توان برونسپاری کرد؟

تحقیق در بازار

با انجام تحقیقات روشمند در باب فعالیتهای رقیبان تان و همچنین محصولات فعلی آنها در بازار مزیت رقابتی به دست آورید. با برونسپاری آن فریلنسر یا دستیار مجازی می تواند گزارشی سازمان یافته در باره کارهایی که می توانید به جهت همگام  شدن با ترندهای در حال تغییر انجام دهید، تهیه کند.

ثبت داده ها

این شامل جمع آوری اطلاعات و تکمیل کردن صفحات اکسل است که تا مطمئن شوید که پایگاه های داده شما همیشه به روز بوده و می توانید اطلاعات را به شکل کارامدتری تنظیم کنید.

تهیه پروپوزال به صورت برونسپاری

اگر لازم است برای شرکای تجاری بالقوه یا مشتریان یک گزارش تهیه کنید، دستیار مجازی از راه دور می توانید گزارشی بر اساس مشخصات شما و در زمان مشخص شده تهیه کند. می توانید مطمئن باشید که آنها تمامی داده های به روز شده و مرتبط را درون پروپوزال قرار می دهند.

تحقیق آنلاین

به جز تحقیق در بازار، دستیار مجازی می تواند همچنین تمامی اشکال تحقیقات آنلاین وقت گیر را انجام دهد تا شما اطلاعات دقیق و به موقعی را در مورد حوادث خاص، محصولات و موضوعات مرتبط با کسب و کارتان را بدست آورید. تمام این موارد را می‌توان با برونسپاری به صورت دورکاری انجام داد.

بازاریابی دیجیتالی

این شامل مشتریان احتمالی ممتاز، ایجاد ارتباط کردن با آنها و تبدیل کردن آنها به مشتریان سودآور است. می تواند همچنین شامل پرورش  پایگاه مشتریان وفادار برای آینده باشد تا بتوانید لیست مشتریان تان را افزایش دهید

جواب دادن به تماس های تلفنی

خطوط تماس خود را باز نگه دارید تا مشتریان شما از نقاط دیگر جهان بتوانند با شما در ارتباط باشند. این کار همچنین تضمین می کند که کسب و کار شما حتی در ساعتهای نامتعارف نیز آنلاین است. سپس می توان به تفصیل گزارشی در مورد نگرانی های متداول مشتریان و وضعیت انتظارات آنها تهیه خواهد شد.

سرویس منشی مجازی دفتر شما این کار را برای شما انجام می‌دهد.

مدیریت ایمیل

زمان با ارزشی را از گشتن در میان صدها ایمیل و پاسخ دادن به آنهایی که نیازمند توجه فوری هستند یا از طرف افراد بسیار مهم تان هستند، ذخیره کنید. خدمات دستیار مجازی به صورت دورکاری همچنین فایلهای اسپم شما را خالی کرده و ایمیلهای تبلیغاتی را نظم دهی می کند تا بتوانید در زمانهای دیگر آنها را چک کنید.

مدیریت شبکه های اجتماعی

اطمینان حاصل کنید که صفحات شبکه های اجتماعی تان در فیسبوک، اینستاگرام، توییتر، لینکدین و سایر مکانها به روز شده و فعال هستند. این کار به نوبه خود باعث افزایش میزان دیده شدن برند شما و افزایش فروشتان می شود، بخصوص در نزد نسل جوانتری که برای کسب اطلاعات به شبکه های اجتماعی مراجعه می کنند. این روزها خیلی از کسب و کاها با برونسپاری مدیریت شبکه های اجتماعی آن را به یک ادمین خبره می‌سپارند.

مدیریت تقویم

دیگر لازم نیست نگران از دست دادن جلسه یا یک شریک احتمالی یا حتی وقت معاینه دندان پزشکتان باشید زیرا به طور مرتب یادآورهایی در مورد برنامه هایتان دریافت می کنید. همچنین قرارهای ملاقات متداخل نخواهید داشت زیرا دستیار مجازی پاره وقتی دارید که جدول زمان بندی روزانه تان را بازبینی می کند.

برنامه های سفر

چه برای تعطیلات به فیلیپین می روید یا برای مجمع صنعتی به کامبوج، اقامت، بلیط هواپیما و برنامه پرواز شما از قبل آماده خواهد شد. چک کردن پاسپورت و ویزای شما نیز در حیطه مسئولیت دستیار ادمین شماست.

ارسال دعوت نامه

با کمک دستیار مجازی از راه دور، خاطر جمع هستید که تمامی اشخاص مهم دعوت نامه مراسمی را که در حال برنامه ریزی آن میباشید دریافت خواهند کرد. این می تواند شامل شرکت های وابسته، مشتریان و رسانه برای پوشش دهی مراسم و منتشر کردن آن باشد.

تنظیم کردن ذخیره سازی کلود

اگر از خدمات کلود نظیر دراپ باکس یا گوگل درایو استفاده می کنید، به دستیاری نیاز دارید تا بررسی کند آیا فضای ذخیره کافی برای داده های اضافی دارید و اینکه فایلهای موجود در مکان درستی قرار گرفته اند یا خیر. حق اشتراک ها  نیز به موقع پرداخت می شود بنابراین اختلال سرویسی وجود نخواهد داشت.

مدیریت فایلها

یک دستیار اداری مجازی در تبدیل کردن، جدا کردن و ادغام کردن فایلهای پی دی اف  به شما کمک می کند. آنها به  فایلهایی که دسترسی به آنها یا بازکردنشان سخت است رسیدگی کرده و توزیع آنها را کنترل می کنند

نسخه برداری صوتی و تصویری

فرض کنیم به تازگی مهمان پادکستی بوده اید و می خواهید آن را به همراه رونوشتی در وبسایت تان منتشر کنید. یک دستیار مجازی از فایل صوتی رونوشت تهیه می کند یا آن را به فرد مناسبی می سپارد تا بتواند به موقع منتشر شود.

دقیقه برداری

بدان معنا که دستیار مجازی شما می تواند از مباحثی که در جلسه مطرح شده یادداشت برداری کرده و موضوعاتی که نیاز به حل و فصل دارند را پیگیری کند. این کار شما را قادر می سازد تا به سرعت و به آسانی به مطالب مورد بحث نگاهی دوباره داشته باشید و ببینید آیا مشکلات حل نشده دیگری وجود دارند که باید به آنها اشاره کنید.

انتشار وبلاگ

چه خودتان مطالب وبلاگ تهیه می کنید یا آن را به یک نویسنده مطالب تبلیغاتی می سپارید دستیار مجازی شما می تواند کار انتشاراتی شما را برایتان انجام دهد. پس به راحتی می‌توان این کار را برونسپاری کرد. آنها می توانند زمان بندی کنند که چه زمانی وبسایت شما شلوغ است یا چه زمانی محتوا بیشتر از سایر مواقع مرتبط است و در جهت بدست آوردن بیشترین بازدیدها اقدام کنند.

گردانندگی نظرات

آیا وبلاگ شما نظرات زیادی می گیرد، چه اسپم باشد یا نظرات واقعی؟ یک دستیار مجازی از راه دور می تواند نظراتی که بی ارتباط به لینک یا موضوعات هستند را حذف کرده، نظراتی که سوالات با ارزشی در رابطه با پست های شما هستند را پاسخ داده و حتی اطمینان حاصل کنند که ساختار نظرات همانگونه که میبایست عمل می کند

تگ کردن و اضافه کردن تصویر

به جای اینکه خودتان به دنبال تگ ها و تصاویر مرتبط و بهینه سازی شده برای پستهای وبلاگ تان بگردید، می توانید این وظیفه را به دستیار مجازی تان بسپارید. آنها می دانند که تصاویر با کیفیت را از کجا پیدا کنند بدون اینکه شما نگران کپی رایت باشید – و تگ های مناسب به آن اضافه می کنند.

ساخت قالب

اگر می خواهید گزارشات و اسناد کارمندان تان را استاندارد کنید، می توانید به دستیار از راه دورتان تکیه کنید تا قالبی بسازد تا همه از آن تبعیت کنند. دستیار مجازی شما به سوالاتی که سایر کارمندان  ممکن است درباره استفاده از سند داشته باشند پاسخ می دهد.

مدیریت تیم

نظارت کردن بر تیمی از نویسندگان، توسعه دهندگان یا سایر دستیاران مجازی بهتر است به یک دستیار اداریِ مجازی  سپرده شود. آنها به جای شما می توانند بررسی کنند که ایا ضرب الاجلها در موعد مقرر انجام خواهند شد و وظایف به افراد درستی سپرده شده است یا خیر.

تهیه صورت حساب مشتری

آیا می خواهید مشتریان شما برای خدمات یا محصولات تان از پیش پرداخت کنند یا ترجیح می دهید بعد از تحویل پرداخت کنند؟ در هر صورت، دیگر لازم نیست خودتان برایشان صورت حساب بفرستید، دستیار مجازی تان این کار را برای شما انجام می دهد. به علاوه، لازم نیست پرداخت های معوقه را پیگیری کنید مگر اینکه موضوع بالا بگیرد.

دفترداری ساده

با اینکه می توانید دستیار مجازی ای انتخاب کنید که متخصص در حسابداری و لیست حقوقی باشد، یک دستیار ادمین می تواند در وظایف ساده انجام شده در محیط های QuickBooks, Xero and MYOB کمک کند. آنها می توانند برای سرعت بخشیدن به کار و سلسله مراتب  برای تهیه سیاهه پرداخت دستیار بگیرند.

مدیریت پروژه

اگر پروژه ای دارید که به مدت محدودی اجرا می شود ( مثلا کاری که در طول کریسمس و سال نو باید انجام شود) می توانید به جای اینکه یک مدیر پروژه مجزا استخدام کنید از دستیار از راه دورتان بخواهید تا بر کارمندان نظارت کرده و اقلام قابل تحویل را پیگیری کند.

آماده سازی محتوای آموزشی

فرایند آموزش یک کارمند معمولا شبیه سایر کارمندان است. به جای اینکه برای هر شخص محتوای آموزشی تهیه کنید، بهتر است یک دستورالعمل توجیهی برای آنها داشته باشید که به آن ارجاع دهید، بخصوص برای مواردی چون استفاده از دستگاه ثبت ورود و خروج و پر کردن فرم درخواست مرخصی

امورات شخصی

یک دستیار ادمین شبیه به یک منشی می تواند در انجام کارهای شخصی از قبیل خرید آنلاین هدایا یا تماس با وکیل تان به شما کمک کند. یادتان باشد از حد و مرز خود فراتر نروید، و روزهای تعطیل مزاحم آنها نشوید.

نتیجه گیری

در اکثر اوقات، به دستیار اداری مجازی وظایف منشی گری محول می شود از قبیل مواردی که در بالا مطرح شد. توجه داشته باشید که نقشهای تخصصی تری وجود دارند که نیازمند به داشتن تجربه در حوزه ها و صنایع بخصوصی می باشند، چه مدیریت املاک باشد،یا  نسخه برداری پزشکی، یا دستورالعملهای قانونی. صرف نظر از اینکه یک دستیار مجازی عمومی استخدام می کنید یا حرفه ای شکی نیست که با برونسپاری در واقع شما وقت آزاد زیادی پیدا می‌کنید و  آنها می توانند از خستگی فیزیکی، ذهنی یا حتی احساسی شما بکاهند.

منبع: remoteworkmat