چندین سال است که کسب و کارها از مزایا و فواید به کارگیری تلفن ویپ در مقایسه با تلفن ثابت قدیمی مخابرات آگاه شدند. در نتیجه، ویپ به اصلی بنیادین در سیستم تلفن اکثر کسب و کارهای مدرن تبدیل شده است و در حال حاضر بهترین راه حل برای بازارهای مختلف است.
در واقع، امروزه پرسیدن سوال خط ویپ مخابرات بهتر است یا شبکه‌ی عمومی تلفن ثابت (PSTN) جایز نیست و بهتر است این سوال که چه موقع ویپ کاملا جایگزین تلفن ثابت قدیمی خواهد شد پرسیده شود.
ویپ چیست؟
ویپ تکنولوژی است که ارتباط صوتی را از طریق اینترنت منتقل می‌کند. کاری که انجام می‌دهد این است که اطلاعات صوتی مثل صدای تماس گیرنده را دریافت می‌کند و در بسته‌های کوچک اطلاعاتی فشرده می‌سازد. این بسته‌ها تا زمانی که به مقصد برسند از طریق شبکه‌ی آی پی جابجا می‌شوند و در مقصد به اطلاعات صوتی تبدیل می‌شوند.
آیا نارضایتی از ویپ وجود دارد؟
انتقادی که معمولا راجع به خط ویپ می‌شود این است که ویپ کیفیت صدای پایین‌تری نسبت به PSTN دارد. اگرچه، این موضوع فقط برای سیستم‌های قدیمی مثل ورژن‌های اولیه‌ی ویپ Skype، یاهو مسنجر و Google Voice تصدیق می‌کند.
ارائه کنندگان ویپ برای بهبود چشمگیر کیفیت صدای تماس سخت کار کردند و در برخی موارد از شبکه‌ی تلفن عمومی هم پیشی می‌گیرند. دفترشما کیفیت صدای بالایی را برای مکالمه فراهم کرده است. به طور قطع، ویپ تاثیر مثبتی در کسب و کارها دارد. اما چگونه دقیقا ویپ در کسب و کار استفاده می‌شود؟ چرا از شبکه‌ی عمومی تلفن بهتر است؟ با من همراه باشید که بررسی کنیم آیا ویپ برای کسب و کارتان مناسب است یا خیر.
ویپ چه کاربردی برای کسب و کارم دارد؟
همان طور که در بالا اشاره کردم، راه حل انتخابی بسیاری از کسب و کارها است. افزایش مقبولیت ویپ و رشد پیوسته‌اش در آینده قابل پیش بینی است.
به غیر از اینکه به کسب و کارها اجازه می‌دهد سرویس تلفنی داشته باشند که در هر جایی که اتصال به اینترنت وجود دارد قابلیت دسترسی داشته باشد، این مزیت را به همراه دارد که یک شماره تلفن مجازی یا ویپ در اختیار دارند. این شماره تلفن‌ها به تلفنی خاص وابسته نیستند، پس می‌توانند از دستگاهی که شرکت بخواهد قابلیت اتصال داشته باشند.
سازمان‌ها می‌توانند نوع شماره‌ای که می‌گیرند را بنابر هدفی که دارند انتخاب کنند. مثلا یک شماره‌ی بین المللی پتانسیل داشتن برنامه‌ای برای ورود به بازار بین المللی را دارد و از آن طرف یک شماره‌ی کشوری یا شهری حس صمیمیت بیشتری با مشتریان داخلی ایجاد می‌کند. به کسب و کارها اجازه می‌دهد که در اجتماع حضوری داشته باشند حتی اگر حضور فیزیکی و دفترکار ندارند.
علاوه بر این، ویپ تکنولوژی دارد که از اجتماع‌های بیشتری هم پشتیبانی می‌کند و راه حل‌هایی مثل کنفرانس صوتی و ویدیویی برای تعامل دارد.
در نهایت، در اکثر سیستم‌های ارتباط با مشتری کسب و کارهای مدرن از ویپ به عنوان تلفن استفاده می‌شود.
سیستم تلفن ویپ چیست؟
در گذشته، شرکت‌ها مجبور بودند که سرورها را در دفتر شرکت میزبانی کنند. این نیاز به سرمایه‌ی زیادی داشت. این موضوع با ورود سیستم تلفن ابری تغییر کرد.
تلفن ابری چشم انداز ارتباطی کسب و کارها را تغییر داد. به ارائه کنندگان ویپ اجازه داد که اجزای سیستم PBX را میزبانی کنند و به آن‌ها این اختیار داده شد که سیستم‌های تلفنی کسب و کارها را به صورت مجازی ارائه دهند.
در نتیجه، سیستم تلفنی ویپ مدرن بیشتر به سیستم تلفن ابری متصل است. اما این مهم است که به خاطر داشته باشیم در این روزها سیستم تلفن ویپ به درستی ترکیبی از انتقالی صدا با IP است و امکانات مدیریت تماس را تغییر داد.
اگرچه، منصفانه است که بگوییم سیستم تلفن به صورت پیش فرض در مسیر منسوخ شدن با آمدن تلفن ابری قرار گرفت. به لطف تکنولوژی ابری است که ما به راحتی و بدون داشتن دستگاه سانترال و هزینه‌های اضافی تلفن مجازی در اختیار داریم.
مزایا و معایب ویپ کدامند؟
برای این که کاربرد ویپ در کسب و کارها را متوجه شویم باید مزایا و معایب آن را بررسی کنیم.
مزایای ویپ
ذخیره‌ی منابع
نخستین دلیلی که کسب و کارها استفاده از ویپ را در اولویت خود قرار می‌دهند به دلیل ذخیره‌های مالی و زمانی است که برای شرکت‌شان رقم می‌زند.
در درجه‌ای اول، ویپ معمولا هزینه‌های کمتری در مقایسه با تلفن سنتی دارد.
سیستم‌های ویپ مجازی امکاناتی را در اختیارتان قرار می‌دهد که برای آن‌ها نیاز به پرداخت هیچ گونه پول اضافه‌ای نیست. امکاناتی که برای سیستم تلفن قدیمی ویژگی‌های اضافه محسوب می‌شوند و برای داشتن آن‌ها باید هزینه‌ی اضافه‌تری پرداخت کنید. ویژگی‌هایی مثل امکان تعریف نامحدود داخلی، ضبط تماس، صندوق صوتی.
قابل ارتقا بودن
اضافه کردن شماره تلفن و خط‌های جدید در ویپ بسیار آسان است. بر خلاف تلفن ثابت مخابرات که برای شماره‌ی جدید نیاز به داشتن ظرفیت، نصب سیم کشی و تلفنی جدید است، در ویپ فقط کافی است در پنل آنلاین با چند کلیک خط مجازی جدید را خریداری کنید.
در ویپ برای برقراری ارتباط میان شعبه‌های مختلف به جای نصب سخت افرارهای جدا در هر شعبه، می‌توانید دفاتر را در سراسر کشور با یک خط تلفن بدون هزینه‌ی اضافه‌تر به یکدیگر وصل کنید و داخلی‌های نامحدود تعریف کنید.
دسترسی راحت‌تر
در ویپ انعطاف پذیری وجود دارد و مهم نیست که کارمندان در چه زمان و مکانی باشند. با هر دستگاهی که به اینترنت متصل می‌شود حتی اگر در دفترکار حضور ندارید و ساعات اداری نیست با دایورت کردن روی تلفن خود و همکاران همیشه در دسترس هستید. بر خلاف سیستم تلفن ثابت که برای پاسخگویی به مشتری حتما باید در دفترکار حضور داشت.
با این وجود ویپ برای شرکت‌هایی که کارمندان به صورت دورکار کار می‌کنند بسیار مناسب است.
معایب ویپ
درست است که ویپ انتخابی عالی برای ارتباطات کسب و کارها است اما بهترین نیست و ایراداتی هم دارد. البته معایب ویپ آنقدر زیاد نیستند که نتوان از آن‌ها چشم پوشی کرد.
وابستگی به اینترنت
چه بد یا چه خوب کیفیت و برقراری ویپ به پهنای باند شما وابسته است. اتصال اینترنت کند و ناپایدار منجر به تماس‌های ویپی ناپایدار و قطعی بالا خواهد شد.
راه حل این است که از شرکت ارائه کننده‌ی اینترنتی خرید کنید که اتصالی پایدار داشته باشد. در برخی از موارد، شرکت‌ها خطی به صورت اختصاصی برای اینترنت و خطی دیگر برای سیستم تلفن ویپ دارند. پیشنهاد می‌شود از روترهای دارای Qos (سرویس کیفیت خدمات) استفاده شود که بتوانید انتقال‌های ویپ را در اولویت بالاتری نسبت به IP قرار دهید.
متاسفانه اینترنت کشور ما اوضاع نابسامانی دارد و نمی‌توان روی آن حساب کرد ولی سعی کنید از اینترنت‌های سیمی استفاده نکنید و به جای آن از Td-Lte و یا اینترنت Point-to-Point بهره ببرید.
سخن پایانی
برای راه اندازی ارتباط تلفنی سیستم ارتباط با مشتری شرکت نیاز به خرید تجهیزات سخت افزاری اعم از دستگاه سانترال، تلفن ثابت سانترال و سیم کشی دارید که هزینه‌ی بسیار بالایی دارد و امکانات ویپ مجازی را هم در اختیارتان قرار نمی‌دهد. علاوه بر این نیاز به تعمیرات و نگهداری است که باید توسط فردی متخصص در این حوزه انجام شود. با سانترال اینترنتی دفترشما صاحب ویپ مجازی می‌شوید که بدون خرید سخت افزاری قابل استفاده است و تنظیمات آن در پرتال بدون نیاز به دانش خاصی قابل انجام است. امکاناتی مثل صندوق صوتی، ضبط مکالمه و گزارش تماس لحظه‌ای را هم دارا است. در دستگاه سانترال تنها می‌توان به تعدادی که برای دستگاه تعریف شده داخلی تعیین کرد ولی در سرویس ما این گونه نیست و می‌توان داخلی‌های نامحدودی تعریف کرد.
علاوه بر همه‌ی این امکانات نصب فکس اینترنتی بر روی همان خط به راحتی انجام می‌شود که نیاز به خرید هیچ دستگاه فکسی ندارید و به راحتی ارسال ایمیل می‌شود فکس فرستاد.
لازم به ذکر است سانترال مجازی ما به سرعت و کیفیت اینترنت وابسته نیست و هیچ گونه قطعی در تماس‌های شما رخ نخواهد داد.
