تلفن تجاری چیست و چه کاربردی برای کسب و کارها دارد؟

در عصر دیجیتال که همه چیز هر روز مدرن و مدرنتر می‌شود، کسب‌ و کارها با چالش‌های زیادی روبرو هستند؛ این چالش زمانی که نوبت به ایجاد یک سیستم ارتباطی قابل اعتماد، قوی و مؤثر می‌رسد، جدی‌تر هم می‌شود.

سیستم‌های تلفن سنتی که پر از پیچیدگی‌های سخت‌افزاری هستند، دیگر خواسته‌های کسب‌وکارهای امروزی را برآورده نمی‌کنند. تلفن تجاری یک راه حل تحول آفرین برای کسب و کارهای نوپا است. در این مطلب به معرفی و بررسی مزایای داشتن تلفن تجاری برای کسب و کارهای مختلف خواهیم پرداخت.

تلفن تجاری چیست؟

تلفن تجاری، سیستم مدیریت تماس تجاری است که به طور خاص برای هدایت تماس های مشتریان به بخش مربوطه به طور خودکار استفاده می شود. علاوه بر این، می توانید از آن برای خوش آمدگویی حرفه ای به مشتریان خود نیز استفاده کنید و در واقع در خودکارسازی فرایند پاسخگویی به تماس از آن استفاده کنید. جالب توجه است که این فناوری به دلیل محیط ابری نیازی به هزینه راه اندازی سخت افزاری، کابل کشی و حتی اتصال به اینترنت نداد.

در ادامه با 11 مزیت تلفن تجاری آشنا می‌شوید:

1)راه اندازی و مدیریت آسان

تلفن تجاری به راحتی و ظرف چند ساعت توسط شرکت های ارائه دهنده بدون نیاز به کابل و سخت افزار راه اندازی می شوند.(در شرکت‌هایی مثل دفترشما این راه اندازی گاه در 5 دقیقه هم امکان پذیر است) پس از آن می توانید بدون نصب نرم افزار یا سخت افزار، تغییراتی را بر اساس نیاز خود ایجاد کنید و تنها لازم است وارد پنل خود شوید و بخش‌های متنوع را مطابق با نیازهای تجاری خود اضافه کنید. به همین سادگی!

2)اضافه کردن تماس خودکار به کسب و کار خود

قطعا می دانید که دیگر روزگاری که مسئولین پذیرش با استفاده از روش شماره گیری داخلی، تماس های مشتریان را انتقال می دادند، گذشته است. با اتوماسیون تماس، تماس های مشتری می تواند به طور خودکار به بخش های مناسب هدایت شود. این سه مزیت عمده به همراه خواهد داشت:

• این باعث صرفه جویی در وقت گرانبهای کارکنان و مشتریان شما خواهد شد. به همین دلیل مشتریان می توانند بدون فوت وقف با مسئول مربوطه صحبت کنند.
• مشتریان به جای معطل شدن در صف انتظار بلافاصله به اپراتوری دیگر وصل خواهند شد.
• باعث بهبود تجربه مشتری از تماس با شما و محبوبیت برندتان خواهد شد.

3)تلفن تجاری انتخابی مقرون به صرفه تر

با تلفن تجاری می توانید در زمان و هزینه ها صرفه جویی کنید. در مقایسه با سیستم های تلفن سنتی، تلفن های تجاری به دلیل عدم نیاز به سرمایه گذاری برای سخت افزار و زیرساخت ها و هزینه های ماهانه اندک، انتخابی بسیار مقرون به صرفه هستند.

علاوه بر این، در سیستم سنتی، برای برقراری تماس باید به شرکت مربوطه هزینه پرداخت کنید که در صورت تماس های بین المللی، این هزینه سرسام آور خواهد بود. اما با تلفن تجاری تنها هزینه اشتراک ماهانه را بر اساس میران تماس خود پرداخت می‌کنیدو

4)نگران نگهداری و مدیریت سرور نخواهید بود

تخصیص منابع برای مدیریت و نگهداری سیستم‌های ارتباطی مخصوصا برای استارت آپ ها و کسب و کارهای کوچک بسیار دشوار است. بهترین راهی که کسب و کارهای کوچک می توانند این مشکل را دور بزنند، انتخاب تلفن تجاری است چون دیگر نیازی نیست که برای نگهداری، مدیریت و پشتیبانی سرور زحمت بکشید و تمامی این ها برعهده میزبان است.

5)میزان خطای انتقال را کاهش دهید

تلفن تجاری با ضریب خطای صفر، تماس را به بخش مربوطه وصل می کند و مانند سیستم تماس سنتی، مشتری در صف انتظار طولانی قرار نمی گیرد. تمام این فرآیند بدون هیچ گونه دخالت انسانی یکپارچه کار می کند. از این رو، تجربه تماسی عالی را برای مشتری ایجاد می کند.

6)پیام از پیش ضبط شده تعریف می‌کنید

می توانید برای سوالات اولیه یا رایج مانند «ساعات کاری شما چقدر است؟» و “آدرس شما کجاست؟” در پنل تلفن تجاری خود از پیام از پیش ضبط شده استفاده کنید و اگر سؤال دیگری داشتند آن ها را به منوی اصلی هدایت کنید. مشتریان هم این امکان را دارند که یا به بخش مربوطه وصل شوند و با اپراتور صحبت کنند یا یک پیام صوتی ثبت کنند. این ویژگی های جدید فرآیند پشتیبانی را ساده‌تر می‌کنند و به اپراتورها اجازه می‌دهند وقت خود را برای کمک به تماس‌گیرندگان در امور فوری‌تر صرف کنند.

7)خوشامد گویی با تلفن تجاری

اولین چیزی که مشتریان می شنوند پیغام خوشامدگویی تلفن شما است. از آنجایی که ارتباط مشتری با این پیام آغاز می شود، شما می توانید با طراحی و ضبط پیام خوشامدگویی و تبدیل آن به فایل صوتی، تجربه دلپذیری را در مشتریان ایجاد کنید و احتمال خطای اپراتورها در خوشامدگویی را از بین ببرید.

8)داده های تماس‌ها را ازطریق پنل تلفن تجاری آنالیز کنید

با استفاده از تلفن تجاری این امکان را دارید تا تعداد تماس های از دست رفته یا دریافتی مشتری خود را بلافاصله در داشبورد ببینید و پیگیری کنید. میزبان داده‌های کامل کاربر را در پنل خود دریافت می‌کند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا داده‌های مشتریان را از طریق یکپارچه‌سازی API یا در قالب‌ فایل مشاهده کنند. این پنل همچنین داده هایی را در مورد ضبط تماس ها، مناطق تماس مشتریان و غیره ارائه می دهد.

9)تماس مستقیم با فرد یا بخش مورد نظر

گاهی اوقات، مشتریان شما دقیقا می‌دانند که می‌خواهند با چه کسی تماس بگیرند. تلفن تجاری به تماس گیرندگان اجازه می دهد تا منوهای تلفن گویا را دور بزنند و با بخش داخلی مورد نظر تماس بگیرند و در زمان صرفه جویی کنند.

10)ارتباطات یکپارچه

هدف از ارتباطات یکپارچه فراهم کردن دسترسی راحت به ارتباطات بین کانالی است. تلفن تجاری از طیف وسیعی از وسایل الکترونیکی از جمله رایانه، دستگاه های تلفن همراه، گوشی های تلفن و همچنین فناوری های دیگر پشتیبانی می کند که موجب  بهبود همکاری تیمی، عیب یابی سریعتر و بهره وری بالاتر کارکنان و هم چنین رضایت بیشتر مشتریان می شود.

11)بهره وری بیشتر

ارتباطات یکپارچه در تلفن تجاری، همکاری در داخل و بین دفاتر را ساده می کند. همچنین کارایی را افزایش می دهد و نحوه مدیریت ارتباطات کارکنان را ساده می کند. این سیستم به افزایش بهره وری کمک زیادی می کند.

از این رو، با صرف زمان کمتری برای مدیریت ارتباطات سیستم سانترال، افراد می توانند بر روی کارهایی تمرکز کنند که به اهداف تجاری کمک می کنند.

نتیجه گیری

با مزایای فوق العاده ای که تلفن تجاری به استارت آپ ها و سایر کسب و کارها ارائه می دهد، کسب و کار ها می توانند زیرساخت های ارتباطی مستحکم و کم هزینه ایجاد کنند.  خدمات تلفن تجاری تجربه مشتری موفقتری برای کسب و کارها به ارمغان می آورد و هزینه ها را به شدت کاهش می دهد.

علاوه بر این تلفن تجاری در ارتباطات درون سازمانی نیز موثر تر و کم هزینه تر از سیستم های سنتی است.  تلفن تجاری بدون نیاز به هزینه های سخت افزار یا زیرساخت و نگهداری از سرور گزینه فوق العاده مناسب برای کسب و کارهای کوچک و نوپاست.

در بازار رقابتی امروز، ویژگی های تلفن تجاری همچون ثبت تماس های از دست رفته، صندوق صوتی، آنالیز دیتا و غیره، فرصت بیشتری برای تمرکز بر تجارت برای صاحبان کسب و کار ایجاد می کند.