در اهمیت متن تلفن گویا همین کافی است که تماس گیرنده با شنیدن آن تصمیم می گیرد دستورالعمل را اجرا کند یا گوشی را قطع کند. سیستم تلفن گویای خود را باید همواره تحت نظارت داشته باشید تا بهترین خدمات را به مشتریان همواره متغیرتان عرضه کند.

اولین مسئله هنگام خرید سیستم تلفن گویا و خرید تلفن اینترنتی تهران تنظیم پیغام خوشامدگویی است.

علاوه بر متن تلفن گویا (متن پیغام گیر صوتی)، طراحی منوی تلفن گویا نیز اهمیت زیادی در راهنمایی صحیح و شفاف تماس گیرندگان دارد. حال، در این‌جا چند مورد از سودمندترین اقدامات در زمینه تهیه متن تلفن گویا را برای کارآمد کردن سیستم تلفن گویا کسب و کارتان پیشنهاد می‌دهیم:

نمونه متن سرویس تلفن گویا «دفترشما»:

نمونه متن تلفن گویا دفترشما در ساعات غیراداری:

متن تلفن گویا

متن تلفن گویا

گرم و صمیمی سلام کنید، نه مانند ربات:

درست است که متن تلفن گویا صدایی ضبط شده است، اما این دلیل نمی شود پیامتان سرد و بی روح باشد. هنگام ضبط متن تلفن گویا طوری صحبت کنید که انگار تماس گیرنده در ارتباط مستقیم با شماست.

به تماس‌گیرندگان اطلاع دهید چه انتظاری از سیستم داشته باشند: 

این قانونی ساده است که در مورد هر اقدامی در زمینه مشتریان صدق می‌کند. خوشامدگویی گرمی بکنید و مختصر و مفید توضیح دهید که سیستمتان قادر است چه خدماتی به تماس‌گیرنده بدهد.

گزینه صحبت با یک اپراتور زنده را از تماس‌گیرندگان دریغ نکنید: 

سیستم تلفن گویای شما هر قدر هم که برای مشتریان مفید باشد، همیشه زمان‌هایی هست که مشتریان می‌خواهند و نیاز دارند با یک اپراتور زنده برای حل مشکلشان صحبت کنند.

با خریداری بسته منشی مجازی می توانید یکی از داخلی های سیستم تلفن گویای خود را به صحبت با منشی اختصاص دهید تا تماس گیرنده احساس نکند شما او را مجبور به کار با سیستم تلفن گویا کرده اید.

کاربرد شماره تلفن مجازیمنشی مجازی: راه حلی جدید برای کسب و کار شما! 

زمان انتظار تکمیل درخواست مشتری را اعلام کنید:

 اگر تماس را به اپراتور زنده منتقل می‌کنید، زمان حدودی انتظار و امکان بازگشت به سیستم تلفن گویا را به تماس‌گیرنده اطلاع دهید. با این کار به تماس گیرنده نشان می دهید برای وقت او ارزش قائلید.

متن تلفن گویا

متن تلفن گویا

تماس‌گیرندگان را مجبور به تکرار اطلاعات نکنید:

 اگر می‌خواهید تماس‌گیرندگان ایمان بیاورند که سیستم تلفن گویای شما قادر به حل مشکلشان است و نمی خواهید گوشی را قطع کنند، به زمان آن‌ها احترام بگذارید و وقتی تماس به منشی وصل می شود، پرسشهایی را که پیشتر به سیستم تلفن گویا پاسخ داده اند را تکرار نکنید.

کاربرد شماره تلفن مجازیبا این ترفندها تماس گیرندگان را به مشتری تبدیل کنید.

  • تلفن گویا را برای هر تماس‌گیرنده شخصی‌سازی کنید: وقتی تماس‌گیرنده بداند سیستم قادر به شناسایی هویت وی است، اشتیاق بیش‌تری برای ماندن در سیستم خواهد داشت و کمتر احساس می کند با یک سیستم بی روح طرف است.
  • تماس‌گیرنده را در جریان قرار دهید: به خاطر داشته باشید که گفتگوی تلفن گویا باید به گفتگوی میان دو انسان زنده شبیه باشد. سیستم باید مکث‌های خود را با عباراتی همچون «با سپاس از اطلاعاتتان، اجازه دهید حسابتان را بررسی کنم» یا «در حال پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای رسیدگی به درخواست شما هستم» توضیح دهد تا تماس گیرنده در حالت بلاتکلیفی نماند. چون سریع تلفن را قطع خواهد کرد.

تماشای ویدیوی زیر به شما نشان می‌دهد چگونه در عرض ۵ دقیقه، سیستم تلفن گویا خود را راه اندازی کنید:

 

طراحی حرفه ای منو متن تلفن گویا

گاهی شما نیاز دارید برای داخلیهای خود نیز دوباره منوی جدید تعریف کنید. مثلاً تماس گیرنده پس از انتخاب داخلی پشتیبانی، باید بسته به کاری که دارد دوباره داخلی دیگری را انتخاب کند. با تماشای ویدیوی زیر، چگونگی تنظیمات آنلاین سرویس تلفن گویا را می آموزید:

 

 ما فهرستی از ویژگی‌های اصلی سیستم‌های تلفن گویای مشتری‌پسند را برای شروع کارتان تدارک دیده‌ایم، اما ساده‌ترین راه برای ارزیابی کارآمدی سیستم تلفن گویایتان این است که از تماس‌گیرندگانی که از آن‌ استفاده می‌کنند نظرسنجی به عمل آورید و یک داخلی را به ثبت شکایات آنها اختصاص دهید.

آیا شما هم تجربه ای از کار با سیستم تلفن گویا داشته اید که در خاطرتان مانده باشد؟ با ما در میان بگذارید.