این روزها با فراگیر شدن فضای مجازی و آسان‌تر شدن ارتباط با افراد کمتر کسی از فکس برای تبادل اسناد و اطلاعات استفاده می‌کند. البته در بعضی از سازمان‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی هنوز از فکس استفاده می‌شود. برخی مواقع برای کار اداری سازمان مربوطه به شما می‌گوید مدارک را تنها از طریق فکس ارسال کنید و این جا است که شما نمی‌دانید بدون دستگاه فکس چگونه باید فکس ارسال کرد. از طرفی استفاده از فکس اینترنتی هم در حال متداول شدن است که می‌تواند یک جایگزین عالی برای دستگاه‌های پر هزینه فکس باشد.
برخی شرکت‌ها برای ارسال و دریافت فکس به سراغ خرید دستگاه فکس میروند که استفاده زیادی ندارد و به نوعی هزینه‌ی اضافی است. من در این مقاله نرم افزارهایی را برای ارسال فکس رایگان بدون نیاز به دستگاه فکس و از طریق اینترنت آموزش خواهم داد. ارسال فکس رایگان از دو طریق مودم فکس با وصل کردن خط تلفن به رایانه و ارسال فکس از طریق ایمیل میسر است.
نرم افزار ارسال فکس با مودم
1.نرم افزار ارسال فکس از طریق ویندوز
در بالا اشاره کردم که ارسال فکس در اینترنت یا با استفاده از فکس مودم انجام می‌شود و یا از طریق ایمیل صورت می‌گیرد.
برای ارسال فکس از ویندوز باید مودمی با قابلیت پشتیبانی فکس یا یک فکس مودم اینترنال یا اکسترنال در اختیار داشته باشید.
بعد از متصل کردن خط تلفن به فکس مودم بر روی منوی start ویندوز کلیک کنید.
در بخش Windows Accessories بر روی نرم افزار Windows Fax and Scan کلیک کنید.
زمانی که بر روی New Fax کلیک کنید اگر مودم خود را متصل نکرده باشید با پنجره‌ای برای اتصال مودم به رایانه‌ی خود مواجه می‌شوید ولی اگر فکس مودم متصل باشد در پنجره‌ی باز شده می‌توانید با پر کردن فیلدهای شماره فکس دریافت کننده، موضوع فکس، متن و ضمیمه کردن فایل‌ها فکس خود را ارسال کنید.
2. ارسال فکس با نرم افزار Snappy Fax
با نصب نرم افزار Snappy Fax و داشتن یک فکس مودم تمام کارهایی که یک دستگاه فکس قادر به انجام است به راحتی با رایانه می‌توان انجام داد. بدون مودمی که امکان پشتیبانی از فکس را داشته باشد استفاده از این نرم افزار امکان پذیر نیست. با ویژگی ارسال خودکار فکس در زمان دلخواه افزار دیگر نگران فراموش کردن ارسال فکس‌ها نیستید. لازم به ذکر است امکان دریافت فکس هم در نرم افزار میسر است که ارسالی‌ها و دریافتی‌ها را دسته بندی می‌کند. از نسخه‌های مختلف فایل برای ضمیمه کردن به فکس پشتیبانی می‌کند و ارسال کننده می‌تواند تصاویر را قبل از ارسال ویرایش کند.
نرم افزار ارسال فکس از طریق مودم و ایمیل
1.برنامه ارسال فکس با Active Fax
اگر به دنبال نرم افزاری پیشرفته و قدرتمند برای ارسال فکس هستید ActiveFax گزینه‌ی مناسبی است. این نرم افزار از هر دو طریق ایمیل و مودم فکس ارسال می‌کند. تمام ابزارهای واسطه‌ای که برای ارسال فکس نیاز دارید در اختیارتان قرار می‌دهد. سرعت بسیار بالایی دارد و استفاده از آن راحت است.
از معماری client/server استفاده می‌کند و داده‌ها را بر روی fax server ذخیره می‌کند. از مودم‌های رایج در بازار پشتیبانی می‌کند. قابلیت تعریف خطوط نامحدود فکس وجود دارد. امکان اتوماتیک کردن ارسال فکس و پارامترهای آن (شماره، موضوع و …) است. متن‌های فکس را قالب بندی می‌کند و می‌توانید شماره‌های فکس را در دفترچه تلفن آن ذخیره کنید.
2. ارسال فکس با FaxMail For Windows
اگر اکثر مواقع با فکس سر و کله نمی‌زنید و می‌خواهید ابزاری کوچک و کاربردی برای ارسال فکس در اختیار داشته باشید FaxMail مناسب شما است. ارسال و دریافت فکس با استفاده از مودم یا ایمیل صورت می‌گیرد. فکس‌ها می‌توانند به دو فرمت TIFF یا PDF دریافت شوند.
امکان ارسال سریع فکس تا حداکثر 6 شماره، ارسال دسته‌ای فکس به گروهی از افراد و نمایش اعلان در زمان دریافت فکس جدید وجود دارد.
نرم افزارهای فکس اینترنتی از طریق ایمیل
ساده‌ترین راه برای ارسال فکس که نیاز به نصب هیچ گونه نرم افزاری ندارد و از طریق دسکتاپ و موبایل امکان پذیر است استفاده از پلتفرم‌های آنلاین ارسال فکس است.
در ادامه دو سرویس آنلاین که می‌توان با آن‌ها فکس رایگان ارسال کرد معرفی می‌کنم.
1. سرویس FaxZero
این سرویس هم مثل نرم افزارهای بالا با استفاده از ایمیل فکس ارسال می‌کند. اگر از ویرایش متن و ضمیمه کردن فایل به فکس فراتر نمی‌روید نیازی به نصب نرم افزارهای بالا نیست ولی اگر به صورت روزانه از فکس استفاده می‌کنید پیشنهاد می‌شود یکی از نرم افزارهای بالا را نصب کنید و یک مودم فکس خریداری کنید.
برای ارسال فکس کافی است به سایت FaxZoro مراجعه کنید و با پر کردن فیلدهای ضروری ستاره دار که در بخش ارسال کننده شامل نام، ایمیل و شماره تلفن می‌شود و در بخش دریافت کننده پر کردن نام و شماره فکس کافی است. لازم به ذکر است برای نوشتن شماره تلفن در هر دو بخش نیازی به استفاده از کد ایران نیست و بدون صفر آن‌ها را وارد کنید.
مثلا اگر شماره فکس دریافت کننده 02128420211 است باید به صورت 2128420211 وارد شود.
شماره تلفن ارسال کننده که خودتان باشید حتما نباید شماره‌ی ثابت باشد و با شماره‌ی همراه هم فکس ارسال می‌شود.
بعد از فشردن Send Free Fax Now یک ایمیل برای تایید فکس به آدرسی که در بخش قبلی وارد کردید ارسال می‌شود که با باز کردن لینک ارسال شده فکس ارسال می‌شود.
2. سرویس GotFreeFax
استفاده از این سرویس شباهت زیادی به FaxZero دارد. چون امکانات و اطلاعاتی که برای ارسال فکس از طریق اینترنت نیاز دارد تقریبا یکی است. در این سرویس هم شخصی سازی فکس به ویرایش متن و ضمیمه کردن فایل محدود است ولی با این تفاوت که می‌توان 10 فایل به فکس ضمیمه کرد در صورتی که سرویس بالا تنها امکان ضمیمه کردن 3 فایل را داشت.
در قسمت ارسال کننده باید فیلدهای ستاره دار نام و ایمیل را وارد کرد و برخلاف FaxZero نیازی به وارد کردن شماره تلفن ارسال کننده نیست. در اطلاعات دریافت کننده هم نام و شماره فکس کافی است. برای وارد کردن شماره طبق دستورالعملی که در بالا گفتم عمل کنید. بعد از ارسال یک ایمیل تایید برای ارسال قطعی فکس برایتان ارسال می‌شود و با تایید کردن آن ایمیلی حاوی لینکی که در آن می‌توانید وضعیت فکس ارسال شده را مشاهده کنید فرستاده خواهد شد.
برای استفاده از این سرویس هم کافی است به سایت GotFreeFax سر بزنید.
بهترین راه برای ارسال فکس از طریق اینترنت کدام است؟
نرم افزارها و سرویس‌های رایگان زیادی برای ارسال فکس آنلاین وجود دارد ولی متاسفانه به دلیل تحریم‌ها اکثرشان از شماره تلفن‌های ایران پشتیبانی نمی‌کنند. سعی کردم راه‌های مختلف ارسال فکس بدون نیاز به دستگاه فکس را برایتان توضیح دهم که با توجه به میزان استفاده‌ی شما از فکس و نیازهایی که دارید بهترین راه برای هر شخص یا شرکت متفاوت است.
به هر حال هر روش بدی‌ها و خوبی‌های خودش را دارد. مثلا استفاده از نرم افزارها نیاز به خرید مودم‌هایی با پشتیبانی از فکس دارد یا باید تنظیمات خاصی را برای آن پیاده سازی کرد.
سرویس‌های آنلاین خارجی امکانات زیادی در اختیار قرار نمی‌دهد و حداکثر تا 5 فکس در روز رایگان است. به دلیل وجود تحریم‌ها امکان غیرفعال کردن هر سرویس برای کاربران ایران وجود دارد که این موضوع برای استفاده‌ی مداوم از فکس کمی نگران کننده است.
ارسال و دریافت نامحدود فکس با دفترشما
اگر بخواهیم راحتی استفاده از سرویس‌های آنلاین و امکانات نرم افزارها را تلفیق کنیم به سرویس فکس اینترنتی که توسط تیم دفترشما راه اندازی شده است می‌رسیم. این سرویس ارسال و دریافت فکس از طریق شماره‌ی مجازی را امکان پذیر می‌کند.
در واقع شما با خرید یک خط مجازی امکان رد و بدل فکس بدون نیاز به مودم و دستگاه فکس را دارید. شماره‌ی مجازی خریداری شده خط اختصاصی فکس کسب و کار شما خواهد شد. بدون گرفتن هیچ هزینه‌ی اضافه‌تری ارسال و دریافت فکس نامحدود است. با خرید این سرویس علاوه بر امنیت بالای فکس‌ها هم هزینه‌ها را کاهش داده‌اید و هم با کاهش مصرف کاغذ به محیط زیست کمک کرده‌اید.
امکان تعریف یک تا چندین ایمیل برای دریافت فکس‌های دریافتی وجود دارد. تمام فکس‌های ارسالی و دریافتی در پرتال آنلاین دفترشما قابل مشاهده است که استفاده از آن آسان است و پیچیدگی خاصی ندارد. با خرید شماره مجازی علاوه بر فکس شما می‌توانید تلفن گویا و صندوق صوتی هم بر روی آن نصب کنید و به عنوان یک تلفن اینترنتی از آن بهره ببرید.
کدام روش را برای ارسال فکس از طریق اینترنت انتخاب می‌کنید؟
درباره نرم افزار فروش چی میدونین؟سراغ یار رفتین؟