در زمان همه‌گیری ویروس کرونا بسیاری از کسب و کارها برای اولین بار دورکاری را تجربه کردند و در حال حاضر نیز تبدیل به شرایط جدیدی برای بسیاری از سازمانها شده است پس ضروری است اقداماتی برای آنالیز و افزایش بازدهی نیروهای دورکار در شرایط کاری جدید انجام شود. مطالعات زیادی در طول دوسال اخیر در رابطه با اینکه کار در خانه چه اثری در بهره وری کارمندان دارد صورت گرفته است.
بر فرض مثال، بر اساس یک نظرسنجی که Upwork انجام داده است یک سوم مدیران متوجه شدند به دلیل دورکاری بهره وری کارکنان آن‌ها افزایش یافته است. علاوه بر این، شرکت Owl Labs نشان داده که 90 درصد از کارکنان تمام وقت گزارش دادند افزایش بهره وری را در زمان دورکاری تجربه کردند.
اگرچه که مطالعه‌ی اخیر مجله‌‌ی تعامل انسان و رایانه بر روی اثرات منفی دورکاری در بازدهی کارکنان تمرکز کرده است ولی این مطالعه نتیجه گیری می‌کند که سازمانها در ساخت تجربه‌ی دورکاری مثبت و درک چارچوب فکری کارمند در رابطه با دورکاری نقش به سزایی دارند. بنابراین، چگونه استارتاپ‌ها باید بازدهی نیروهای دورکار خود را افزایش دهند و یک فضای دورکاری مثبتی ایجاد کنند؟
متاسفانه پاسخ مشخصی ندارد اما 5 استراتژی قدرتمند وجود دارد که اگر به کار گرفته شوند می‌توانند تاثیر قابل توجهی در افزایش بهره وری نیروهای دورکار داشته باشند. پس تا انتهای مقاله همراه من باشید.
1. ساده کردن ارتباطات تیمی
ارتباط موثر از ارکان اصلی بهره وری در کار تیمی، طوفان فکری کارآمد و ارتباط تیمی خوب است. به خصوص برای تیم‌های دورکاری که به اشتراک گذاری مداوم اطلاعات متکی هستند جهت سازگار ماندن و همکاری کارآمد است.
اینکه تعادل مناسبی را ایجاد کنید بسیار اهمیت دارد زیرا همه چیز می‌تواند از کنترل خارج شود. با این وجود ارتباط بیش از حد از طریق کانال‌های ارتباطی می‌تواند بالعکس عمل کند و نتیجه‌ی منفی به همراه داشته باشد. اشتراک گذاری بیش از حد اطلاعات در تصمیم گیری و بهره وری تاثیر منفی خواهد داشت.
برخی اوقات، تمام کاری که نیاز است انجام دهید ارسال یک ایموجی لایک ساده برای نشان دادن موافقت خود نسبت به همکارتان است و بیشتر از یک جلسه‌ی طولانی یک ساعته تاثیر خواهد داشت. در واقع، آمار استفاده از ایموجی در ارتباطات داخلی نشان می‌دهد 73 درصد از افراد با این کار منظور را سریع‌تر به همکار خود می‌رسانند. علاوه بر این، 63 درصد از پاسخ دهندگان در نظرسنجی معتقدند ایموجی‌ها در تصمیم گیری تاثیرگذار هستند و فقط 35 درصد مخالف ارسال ایموجی در فضای کاری هستند.
برای ساخت فضای تیمی دورکاری کارآمد مستقیم بودن ارتباطات خود را در نظر داشته باشید. تعداد کانال‌های ارتباطی مورد استفاده توسط تیم را کاهش دهید و به جای استفاده از چندین اپلیکیشن از یک کانال ارتباطی که نیازهای شما را برطرف می‌کند و امکانات مختلفی دارد استفاده کنید.
سیاست‌های خود نسبت به ارتباطات درون تیمی را برای ساختار دورکاری دگرگون کنید و معیارهای کلیدی مثل فراوانی، کانال‌ها، اهداف و اینکه چه زمان‌هایی ارتباط باید بین کارکنان صورت بگیرد را تعیین کنید. همچنین، همه چیز را ثبت کرده و همه‌ی تیم را نسبت به دستورالعمل‌ها آگاه کنید.
در همین رابطه بخوانید: شش توصیه مهم برای مدیریت تیمی موثر
2. فرهنگ شرکت را با دورکاری سازگار کنید
یکی از اصلی‌ترین چالش‌ها در بهره وری دورکاری حفظ تعهد نسبت به فرهنگ شرکت و انجام ماموریت خارج از محیط کار سنتی است. بنابراین، ضروری است که جنبه‌های کلیدی فرهنگی کسب و کار خود را تقویت کنید و اطمینان حاصل کنید تیم دورکارتان با آن‌ها سازگار می‌شود.
بیایید به اتفاق یکدیگر نگاهی به راه‌هایی جهت بازطراحی فرهنگ شرکت برای افزایش بازدهی کارمندان بیندازیم.
ایجاد ساعات کاری منعطف پذیر
برای ایجاد توازن میان زندگی و کار کارمندان که از ارکان اصلی بهره وری است.
تیم را به داشتن سلامت روانی و جسمانی تشویق کنید
جهت حمایت از تندرستی کارمندان و افزایش بهره وری آن‌ها به سلامت روحی و جسمانی آن‌ها اهمیت دهید.
روندها و فعالیت‌هایی را در راستای ارزش‌های اصلی شرکت ایجاد کنید
جهت الهام بخشیدن به تعاملات کارمندان و وفاداری به اهداف مشترک بر اساس ارزش‌های اصلی استارتاپ پیش بروید.
در همین رابطه بخوانید: هک رشد چیست و چگونه به کسب و کار شما کمک می کند؟
3. نیروهای دورکار خود را به داشتن کنترل بر زمان تشویق کنید
برای دورکاری نیاز است که میان زندگی و کارتان توازن برقرار کنید، به خصوص اگر اعضای خانواده و حیوان خانگی اطراف شما حضور دارند. علاوه بر این، کارکنان دورکار به راحتی از زمان غافل می‌شوند که این موضوع مانع تمرکز، بهره وری و مدیریت کلی زمان می‌شود.
سازمانها می‌توانند به تیم‌های دورکار خود در حذف عادت‌های ناکارآمد و حواس پرتی‌ها کمک کنند. برای افزایش بهره وری تیم خود می‌توانید اقدامات زیر را به کار بگیرید:
- منابعی را در رابطه با تکنیک‌های مدیریت زمان با کارکنان به اشتراک بگذارید یا کارگاه‌های آموزشی در این رابطه برگزار کنید.
- به اعضای تیم دورکار خود آموزش دهید چگونه بیشترین بهره وری را از ساعات کاری خود داشته باشند، اگر سازمان شما از برنامه کاری انعطاف پذیر حمایت می‌کند از تیم خودتان بخواهید اوج بهره وری زمان کاری خود در طول روز را ثبت کنند و وظایفشان را بر همان اساس سازمان دهی کنید.
- برای کمک به برنامه تیم‌ها و دست یابی به موقع به خروجی مدنظرتان اولویت‌ها را به وضوح بیان کنید.
- جهت کمک به حفظ انگیزه و متمرکز بودن بر اهداف به تیم دورکار خود آموزش دهید که برنامه‌ی روزانه، هفتگی و ماهانه بسازند و آن را ثبت کنند.
در همین رابطه بخوانید: صفر تا صد بازاریابی دیجیتال و سنتی را یاد بگیرید
4. فرآیندها را اتوماتیک کنید
یکی از موانعی که تاثیر قابل توجهی در بهره وری دارد شکست در بهینه سازی روندهای مداوم مختلف است. برای اختصاص دادن زمان بیشتر به وظایف دارای اولویت بیشتر استارتاپ‌ها نیاز دارند که به وقت تلف کردن‌های بالقوه مثل وظایف تکراری و پیش پا افتاده نگاهی بیندازند و به دنبال راهی برای اتوماتیک کردن آن‌ها باشند.
بر فرض مثال، به جای اینکه زمان گران بهای خود را برای مدیریت دستی روندهای مالی کسب و کار خود قرار دهید از یک نرم افزار مدیریت مالی استفاده کنید و فرآیندهای مالی شرکت را اتوماتیک کنید. همچنین می‌توانید برای کمک به بهبود ارتباطات و بهره وری نیروهای دورکار بر روی ابزارهای مختلفی سرمایه گذاری کنید.
با کاهش زمانی که برای انجام وظایف تکراری صرف می‌کنید خواهید توانست به تیم دورکارتان جهت دست یابی به برنامه‌ی ساختار یافته کمک کنید که این موضوع منجر به داشتن برنامه‌ای مشخص و دارای اولویت می‌شود، بنابراین در کار متمرکزتر خواهید بود و بازدهی را افزایش داده‌اید.
علاوه بر این روند کاری مستقیم به اعضای تیم اجازه می‌دهد هوشمندتر عمل کنند. در نتیجه، پس از کار راحت‌تر استراحت خواهند کرد و میان زندگی و کارشان توازن برقرار می‌شود. در نتیجه، زمانی که کارکنان انرژی بیشتری داشته باشند عملکرد بهتری در ساعات کاری از خود نشان می‌دهند.
در همین رابطه بخوانید: بهترین ابزارهای دیجیتال مارکتینگ برای رشد کسب و کار
5. مشارکت را آسان‌تر کنید
مشارکت در دورکاری یکی از اولویت‌های کلیدی برای استارتاپ‌هایی است که به دنبال افزایش بازدهی تیم دورکار خود هستند. اما، تیم‌های دورکار ممکن است مرتکب اشتباه شوند و به این فکر کنند که به ابزارها و استراتژی‌های بیشتری جهت متصل و بروز نگه داشتن هر یک از کارکنان نیاز دارند. اگرچه واقعیت کاملا با این متفاوت است و تیم‌های دورکار تمایل دارند که بهترین عملکرد را داشته باشند اما برعکس آن اتفاق می‌افتد.
بنابراین به جای اتلاف وقت برای پیگیری کردن اطلاعاتی که از میان پلتفرم‌های مختلف وجود دارد بهتر است تعداد ابزارها را کاهش دهید و اقدامات مورد نیاز جهت دست یابی به مشارکت موثر میان تیم را به کار بگیرید.
به طور ساده یک پلتفرم آنلاین همکاری را انتخاب کنید که همه‌ی روندهای ضروری مثل ارتباط، رصد کردن، تعریف مهلت زمانی برای انجام وظایف و تنظیم اهداف را داشته باشد. ابزارهایی که با پلتفرم‌های ارتباطی مورد استفاده‌ی شما ادغام می‌شوند مثل اسلک و مایکروسافت تیمز می‌توانند روند انتقال را آسان‌تر کنند. این پلتفرم‌های همکاری ابزارهای ادغام مفیدی مثل ابزارهای مدیریت ایمیل را ارائه می‌دهند.
سخن پایانی
اگرچه، برخی از اوقات افزایش بازدهی نیروی دورکار چالش برانگیز است اما ارزش پیگیری دارد و کمک زیادی به روند کاری شما خواهد کرد. کافی است استراتژی‌هایی که در بالا به آن‌ها اشاره کرده‌ام را به کار بگیرید و سعی کنید به بهترین نحو آن‌ها را اجرا کنید.
