منشی شما یک فرد واقعی است که به صورت دورکار پاسخگوی تماسهای کاری شما است. منشی بر اساس دستورالعملی که به او می‌دهید، تماسهای مشتریان را پاسخ می‌دهد، از آن‌ها سوال می‌پرسد و در صورت نیاز تماس را به شما و یا همکارانتان منتقل می‌کند.
مزیت اصلی سرویس منشی مجازی این است که برای داشتن منشی دیگر نیازی به اجاره دفتر کار و داشتن مکانی فیزیکی ندارید.
خیر، شما هیچ نیازی به استخدام منشی ندارید. منشی شما از میان یکی از منشی های حرفه ای و آموزش دیده دفتر شما انتخاب می شود. تنها کاری که شما باید بکنید این است که یکی از بسته‌های منشی مجازی را با توجه به نیازهای کسب و کارتان انتخاب کنید و اطلاعات مربوط به کسب و کارتان را در پورتال آنلاین دفترشما در حساب کاربری خود وارد کنید.
منشی‌های «دفترشما» برای پاسخگویی به تماسهای مشترکین از یک نرم افزار پیشرفته استفاده می‌کنند که توسط تیم برنامه نویسی دفترشما توسعه یافته است. نرم افزار منشی به پنل کاربری مشترکین متصل است. بنابراین هر زمان تماسی وارد سیستم منشی شما می‌شود، پنل کاربری شما حاوی تمامی اطلاعاتی که در دستورالعمل خود وارد کرده‌اید مقابل منشی باز می‌شود و منشی تماسها را طبق اطلاعات دقیق پاسخ می‌دهند.
همچنین، منشی تمامی اطلاعاتی را که شما از او خواسته‌اید از تماس گیرندگان بپرسد در پنل شما تایپ می‌کند و شما تمامی اطلاعات را در گزارش منشی خود مشاهده می‌کنید.
از چه طریق مطلع شوم که منشی چه طور تماس را پاسخ داده است؟
- نخست اینکه بعد از پاسخ هر تماس توسط منشی، یک پیامک حاوی اطلاعات و گزارش تماس برای شما ارسال می‌شود. این گزارش تماس در پورتال شما نیز ثبت می‌شود. بنابراین با مراجعه به گزارش تماس در پنل خود می‌توانید ببینید چه کسی در چه ساعتی از چه شماره‌ای تماس گرفته است، دقیقاً چه کاری داشته و منشی چه پاسخی به او داده است.
- در بعضی موارد خاص، بنا به درخواست مشترک، «دفترشما» فایل صوتی آن تماس را در اختیار مشترک قرار می‌دهد.
- چنانچه می‌خواهید از کیفیت و چگونگی پاسخ به تماسها مطلع شوید نیز پیشنهاد ما به مشترکین این است خود یا یکی از اطرافیان به صورت آزمایشی با شماره‌شان تماس بگیرد و از منشی اطلاعاتی را بخواهد. به این صورت مشترکین می‌توانند کیفیت پاسخگویی را در بسته منشی مجازی محک بزنند.
اگر خط منشی من اشغال باشد چه اتفاقی برای تماس می‌افتد؟
در سرویس منشی مجازی، اگر تماسی به سیستم منشی اختصاصی شما وارد شود و در آن لحظه خط منشی اشغال باشد و یا به هر دلیل منشی پشت سیستمش نباشد، تماس به صورت خودکار بلافاصله و بدون اینکه تماس‌گیرنده متوجه شود به یک منشی دیگر که خطش آزاد است وصل می‌شود.
بنابراین در سرویس منشی مجازی «دفترشما»، هیچ تماسی بی‌پاسخ نمی‌ماند.
آیا فقط یک منشی به تماسهای من پاسخگوست؟
هر یک از مشترکین سرویس منشی مجازی دفترشما یک منشی اختصاصی دارند. این بدان معناست که تماسهای آن مشترک به طور خودکار به سیستم منشی اختصاصی وارد می‌شود. اما اگر در آن لحظه خط منشی اختصاصی شما اشغال باشد و یا منشی حضور نداشته باشد، تماس به طور خودکار به یکی دیگر از منشی‌ها وصل می‌شود تا هیچ یک از تماسهای مشترکین بی پاسخ نماند.
از آنجایی که هنگام وصل شدن تماس، پنل کاربری شما به همراه تمامی اطلاعات و دستورالعمل‌هایتان مقابل منشی باز می‌شود، منشی دوم شما نیز با همان کیفیت و دقت منشی اختصاصی، به تماس شما پاسخ می‌دهد.