برای مشاهده گزارش صف تماسها، در پرتال دفتر شما، گزینه «گزارشها» را انتخاب کنید و از زیر منوی بازشده، «صف» را انتخاب کنید. به صفحه «عملکرد صف» منتقل میشوید.
در این صفحه، گزارش صفها را میتوانید به تفکیک یا به صورت جمعی مشاهده کنید. به این منظور، کافی است صفهای موردنظر را در منوی کشویی (مانند تصویر زیر) انتخاب کنید.
در این صفحه «تماسهای پاسخ دادهشده»، «تماسهای پاسخ دادهنشده»، «تماسهای از دست رفته»، «میانگین زمان انتظار پاسخگویی»، «طولانیترین زمان انتظار پاسخگویی»، «میانگین مدت مکالمه»، «کل مدت انتظار» و «کل مدت مکالمه» برای هر صف به صورت جداگانه و به صورت جمعی قابل مشاهده است.
این موارد به شما کمک میکند، صفها را براساس داده، بهینهسازی کنید تا ترافیک تماسها در ساعات مختلف و در صفهای مختلف، جریان مناسبی داشته باشد و هم همکاران شما و هم مشتری تجربه خوبی داشته باشند.
نکات مهم درباره روش ثبت گزارش تماس در پرتال
به طور کلی هر کدام از تماسهای ورودی در حالت تنظیمات معمولی شامل دو بخش میشود:
🔹 بخش اول زمانی است که مخاطب با خط شما تماس میگیرد و به صورت خودکار تماسش وصل میشود و پیام آغازین را گوش میکند؛ عنوان تماس در این بخش «تلفن گویا» است و نتیجه هم قاعدتا «پاسخ داده شده» ثبت میشود چون به صورت خودکار پاسخ داده میشود تا مخاطب کلید یا داخلی مورد نظرش را شماره گیری نماید.
🔹 بخش دوم زمانی است که مخاطب کلید یا داخلی موردنظر خود را وارد میکند و به اپراتور شما که در کلیدهای داخلی ثبت شده است متصل میشود. عنوان تماس در این بخش «انتقال توسط تلفن گویا» میباشد و نتیجه هم بر این اساس که خط اپراتور شما اشغال باشد یا آزاد و پاسخ بدهد یا خیر متغیر است.
ورود و خروج همکار از صف تماس
به منظور بهبود عملکرد صفها، در این صفحه امکان وارد کردن و حذف همکار از صف وجود دارد.
در باکسهای رنگی، لیستی از همکاران در وضعیتهای در حال پاسخگویی، حاضر در صف و خارج از صف را میتوانید مشاهده کنید. به منظور مشاهده لیست همکاران در هر وضعیت، روی باکس مورد نظر کلیک کنید، تا مانند تصویر زیر یک پنجره باز شود.
در پنجره، مشخصات همکار را میبینید و با یک کلیک میتوانید ایشان را به صف اضافه یا حذف کنید.
نکته: در نظر داشته باشید، علاوه بر این روش، روش خروج یا اضافهشدن به صف توسط شخص همکار وجود دارد. همچنین در تنظیمات صف، میتوانید تعیین کنید پش از چه تعداد عدم پاسخگویی همکار، ایشان به صورت خودکار از صف خارج شود.
ویدئوی راهنمای مشاهده گزارش عملکرد صف در پرتال دفتر شما